電子帳簿保存法お役立ち情報電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？いつ必要？不要なケースも解説
2023/11/30更新
この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
電子帳簿保存法の施行により、事業者は帳簿や書類などの国税関係書類を紙ではなく電子データで保存できるようになりました。電子化された書類には複製や改ざんが紙よりも容易にできてしまうというリスクがありますが、そこで保管される電子データの信頼性を担保するために導入されたのが「タイムスタンプ」です。
ここでは、電子帳簿保存法のタイムスタンプの仕組みや2022年1月からの電子帳簿保存法の大幅改正に伴う付与要件の緩和などについて解説します。タイムスタンプの発行手順や、利用時の注意点についても確認していきましょう。
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電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは、電子データに付与される日付・時刻です。電子帳簿保存法では、電子データでの保存を認める要件として、その電子データが「改ざんされていない原本書類である」という信頼性を担保する必要があります。タイムスタンプは、このデータの信頼性を証明するための仕組みです。
なお、タイムスタンプを発行するのは、利用者ではなく第三者機関（時刻認証業務認定事業者）です。
時刻認証業務認定事業者がハッシュ値と時刻情報を結合させてタイムスタンプを発行し、作成されたデータの信頼性を担保しています。
タイムスタンプが証明すること
- タイムスタンプを付与したときにデータが存在していたこと
- タイムスタンプが付与されたときからデータが変更されていないこと
電子帳簿保存法は、国税関係（法人税法や所得税法）の帳簿や書類を電子データ（電磁的記録）で保存することを認める法律です。具体的には、会計ソフトなどで作成したデータを国税関係帳簿書類の電磁記録として保存する場合の要件や、請求書や領収書などの国税関係書類のスキャナ保存の要件、電子メールやクラウドサービスなどでやりとりした電子取引データの保存の要件などが定められています。
近年はITが発達したことで、帳簿書類は会計ソフトなどで作成する方法が主流となっています。電子帳簿保存法による電子データでの保存とタイムスタンプによる信頼性の担保は、帳簿保存にかかる業務負担の軽減や、紙の書類の作成・保管にかかるコスト削減などにもつながるのです。
2022年1月の電子帳簿保存法の大幅改正によるタイムスタンプの緩和要件
電子帳簿保存法は、直近では2022年1月1日から大幅に改正されて施行されています。その際、タイムスタンプの要件も緩和されました。
タイムスタンプは長年、その電子データが原本であるという信頼性を担保するために欠かせない要件とされてきました。電子データの改ざん防止のために、タイムスタンプの付与が義務付けられていたのです。
しかし、タイムスタンプの要件は年々緩和されており、以前はタイムスタンプが必要だった書類も2022年1月1日の改正により不要になったケースもあります。
なお、電子帳簿保存法に関しては、令和5年度税制改正によりさらに見直しがなされていますが、タイムスタンプについては特に変更はありません。
まず、2022年1月1日施行の電子帳簿保存法の改正で緩和されたスキャナ保存の要件では、事前申請が不要になりました。そして下記の3つがタイムスタンプに関係する変更点です。こうした要件の緩和によって、スキャナ保存の業務負担は大きく軽減できます。
タイムスタンプの付与期間が最長「2か月と概ね7営業日以内」となった
記録事項の入力期間と同様に、タイムスタンプの付与期間が最長で「2か月と概ね7営業日以内」となりました。2021年12月までは最短のタイムスタンプの付与期間が「概ね3営業日以内」だったため、付与期間が大幅に緩和されたといえるでしょう。
スキャナ保存における自署が不要
従来は、電子書類のスキャナ保存において受領者が請求書や領収書などをスキャンして読み取る際は、自署が必要でした。しかし、改正によりこの自署は不要となりました。
訂正や削除を確認できるシステムを利用する場合、タイムスタンプの付与は不要
スキャナ保存において、電子データの訂正・削除の事実や内容の確認ができるシステムを利用する場合は、タイムスタンプは不要となりました。
電子帳簿保存法のタイムスタンプの取り扱い
まず、電子帳簿保存法には、「①国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）（対応は任意）」「②スキャナ保存（対応は任意）」「③電子取引のデータ保存（対応は義務）」の3つの区分があります。義務のものと任意のものがあります。そして、区分によってタイムスタンプの必要性や取り扱い方が異なるため、それぞれ確認していきましょう。
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）にはタイムスタンプの付与要件はない
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）には、タイムスタンプの付与要件は、ありません。
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）は、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することです。対応は任意でなので、行いたい事業者が対応すればよいものです。
スキャナ保存のタイムスタンプ付与はケースによって異なる
「スキャナ保存」とは、紙で受領した請求書や領収書などや自社が紙で作成・発行した請求書や領収書などの控えを電子化して保存するときの取扱いについて定めたものです。
スキャナやスマホなどで読み取ったデータを一定の要件に従って保存することで、紙の書類は処分できます。この制度を活用することで、紙の保管コスト削減や書類紛失によるトラブル防止、テレワーク対応の促進などの効果が期待できます。
国税関係帳簿書類の電磁的記録（電子帳簿等保存）と同じく、対応は任意なので対応したい事業者が行えばよいものです。
スキャナ保存の場合は、タイムスタンプが不要なケースと必要なケースがあります。電子帳簿保存法に対応したシステムやクラウドサービスを利用する場合は、タイムスタンプは不要です。訂正や削除の履歴を確認できるシステムで電子データを保存する場合は、タイムスタンプの代わりにすることができるためです。
電子帳簿保存法に対応していないシステム、サービスを利用する場合や、再読取りをする場合は、タイムスタンプが必要となります。また、スキャンミスなどをして再度スキャンする場合には状況に応じて、再読取りをする際の要件を満たさなければなりません。
再読取りをする際の要件
- 当初の読取りについて、受領の日からその業務の処理にかかる通常の期間（最長2か月）を経過した後、概ね7営業日以内にタイムスタンプが付与されていること
- 当該スキャンミスを把握してからその業務の処理にかかる通常の期間（最長2か月）を経過した後、概ね7営業日以内に再度タイムスタンプが付与されていること
- 当該スキャンミスした電磁的記録についても、読み取りし直した電磁的記録の訂正削除履歴（バージョン管理）にもとづき保存していること。
電子取引の場合はケースによって異なる
電子取引とは、取引に必要な情報を紙ではなく電子データで授受する取引を指します。例えば、電子メールやクラウドサービスを利用した取引情報のやり取りがあげられます。
2024年1月1日から電子取引のデータ保存は完全義務化となるので、以後に発生する電子取引については、電子データで受け取った請求書などの書類を紙で保存することは認められなくなります。そのため、要件を満たした状態の電子データの保存に加えて、ダウンロードの求めがある場合、応じられるようにする必要があります。
電子取引をした場合、訂正削除履歴が残るシステムを利用した授受および保存や、事務処理規程だけで要件を満たすことができます。そのため、電子取引でのデータ保存にタイムスタンプの付与が義務化されるわけではありません。
電子取引のデータ保存においては、下記のいずれか1つの要件を満たすこととなります。
電子取引のデータ保存の選択要件
- タイムスタンプ付与後の電子データの授受
- 電子データへのすみやかなタイムスタンプの付与
- 訂正削除履歴が残るシステムを利用した授受および保存
- 訂正削除防止の事務処理規程を設ける
電子取引のデータ保存において、タイムスタンプが不要なケースと必要なケースは、下記のように分けられます。
タイムスタンプが不要なケース
電子データの発行者側がタイムスタンプを付与する場合は、受領者側のタイムスタンプは不要です。
また、発行者側のタイムスタンプの付与がなくても、受領者側がデータを自由に訂正削除できないシステムを利用している場合や、訂正削除防止の事務処理規程を設けている場合は、タイムスタンプは不要です。
タイムスタンプが必要なケース
電子データの発行者側でタイムスタンプの付与がなく、受領者側がデータを自由に訂正削除できないシステムを利用していない、かつ訂正削除防止の事務処理規程を設けていない場合は、タイムスタンプの付与が必要となります。
タイムスタンプを利用する場合に必要なもの
電子帳簿保存法では、保存形式によってタイムスタンプが必要なものと不要なものがあります。タイムスタンプを利用するにあたり、必要となるのは下記の3つです。
タイムスタンプの利用に必要なもの
- インターネット環境
- 時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）との契約
- タイムスタンプが付与できるシステム
時刻認証業務認定事業者とは、一般財団法人日本データ通信協会の承認を経て登録されている、認定タイムスタンプの付与を行う法人です。認定タイムスタンプには、電子データの信頼性や原本であることを証明する役割があります。
タイムスタンプを利用するにあたり契約する時刻認証業務認定事業者は、この認定事業者である必要があります。2023年8月現在、総務大臣による認定制度を受けた時刻認証業務認定事業者は下記のとおりです。
時刻認証業務認定事業者
- セイコーソリューションズ株式会社
- 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
- アマノ株式会社
- ※総務省「タイムスタンプについて
」
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、任意のデータからアルゴリズムにもとづいてランダムに生成される「ハッシュ関数」を用いて作成されています。
ハッシュ関数は、下記のような特徴を持っています。
ハッシュ関数の特徴
- 同じデータからは同じ数値（ハッシュ値）が生成される
- 1文字でもデータが変わると、生成されるハッシュ値はまったく違ったものになる
- ハッシュ値から元データを復元するには膨大な計算が必要で、ほぼ不可能
タイムスタンプは、時刻情報とハッシュ値の組み合わせによって、電子データの信頼性を担保しているのです。
タイムスタンプの発行手順
続いては、タイムスタンプの発行を受けるまでの手順をご説明します。紙のデータをスキャナで取り込み、保存する場合を例に見ていきましょう。
1. 書類をスキャンまたは撮影する
まずは、電子保存したい書類をスキャナーでスキャンまたはスマホなどで撮影して電子データ化します。スマートフォンやデジタルカメラなどで読み取ることもできますが、スキャンする際の解像度は25.4mm当たり200ドット以上の要件を満たしている必要があります。A4サイズの紙の解像度は、約387万画素以上必要です。なお、令和5年度税制改正にてスキャナ保存に関する改正事項があります。2024年1月1日以後にスキャナ保存が行われる国税関係書類について適用されます。
解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要とされました。 スキャナで読み取る際に守らなければならない 解像度（200dpi 以上）や階調（原則としてカラー画像）などの要件自体に変更はありません。タイムスタンプには影響ありません。
2. スキャンまたは撮影した画像をシステムにアップロードする
スキャンまたは撮影した画像をタイムスタンプシステムにアップロードし、タイムスタンプの付与を依頼します。タイムスタンプシステムとは、法的効力を持つ書類作成が可能な電子署名サービス・電子契約サービス、電子帳簿保存法対応の会計ソフト、アップロードした文書にタイムスタンプ付与ができるクラウドストレージを指します。
3. 時刻認証業務認定事業者からタイムスタンプが付与される
タイムスタンプを発行するのは、第三者機関である時刻認証業務認定事業者です。まず利用者は、電子書類を作成して保存する際、電子書類のハッシュ値を時刻認証業務認定事業者に送付し、タイムスタンプの発行を要求します。
時刻認証業務認定事業者は受け取ったハッシュ値に時刻情報を結合して、「タイムスタンプトークン」を作成し、利用者に送り返します。このタイムスタンプトークンを受け取った利用者は、それを電子書類の原本と一緒に保存しなければなりません。
タイムスタンプトークンには証明書のような役割があり、利用者と時刻認証業務認定事業者の双方が保管します。しかし、タイムスタンプトークンには鍵がかけられているため、そのままでは開けません。電子データが書類の原本であり、改ざんされていないことを証明したい場合は、利用者は時刻認証業務認定事業者から鍵を受け取ってタイムスタンプトークンを開きます。
タイムスタンプトークンに記録されているハッシュ値と電子データのハッシュ値が同じであれば、その電子データはタイムスタンプトークンに記録されている時刻に存在していた、つまりその時点から改ざんされていないことを証明することが可能です。
なお、ハッシュ値から元データの復元は膨大な計算が必要なため、ほぼ不可能といわれています。
そのため、時刻認証業務認定事業者に電子文書の内容を知られることはなく、セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。
タイムスタンプの付与に関する注意点
タイムスタンプを付与する際は、付与後の原本の取り扱い方法や、付与するタイミングに注意する必要があります。また、利用には費用がかかります。
ここでは、タイムスタンプの付与に関する注意点を確認していきましょう。
紙の書類にタイムスタンプを付与した後の原本の取り扱い
紙の書類にタイムスタンプを付与した後の原本の取り扱いには注意が必要です。2022年に施行された改正法により、スキャナ保存した後はすぐに原本を破棄することが可能となりました。とはいえ、業務フローや内部統制などの都合上、スキャナ保存してすぐに破棄を認めることはできない場合もあります。
そのため、まずはタイムスタンプを付与した後の原本の取り扱い方法について、自社の方針を定めることが重要です。そのうえで、「社内での保管期間を決める」「上長がデータを確認できたら原本を破棄する」「すぐに破棄してもいい原本の条件」などの規則を定めて、従業員が原本の取り扱いについて共通認識を持てるようにしましょう。
タイムスタンプを付与するタイミング
タイムスタンプは付与までの期間は、2か月と概ね7営業日と決められており、期間内にタイムスタンプを付与しなくてはなりません。
法改正によってタイムスタンプの付与期間は以前よりも長くなりましたが、付与期間に制限がなくなったわけではありません。付与を先延ばしにして期限を過ぎてしまったということのないよう、早めに対応する必要がある旨を社内に周知しましょう。
時刻認証業務認定事業者の利用には費用がかかる
タイムスタンプを利用するには、時刻認証業務認定事業者との契約が必要となり、一定の費用がかかります。料金プランは業者によってさまざまですが、必要となる費用は初期費用とランニングコストの2つに大きく分けられます。
初期費用
タイムスタンプシステムの導入時にかかる費用は、時刻認証業務認定事業者によって異なります。初期費用として会員登録時に数千円から1万円程度かかる業者もあれば、システム導入費用として10万～30万円ほど必要となる業者もあります。また、初期費用はかからず、その分ランニングコストが高めという業者もあります。
ランニングコスト
タイムスタンプのランニングコストについては、従量制と定量制の業者に分かれます。従量制の場合、タイムスタンプ1回あたりのコストは10円程度に設定されているケースが多いようです。定量制の場合は、月あたりのタイムスタンプ発行上限回数別にコースが設けられ、選択するコースごとに料金が設定されているケースが一般的です。また、月当たりのタイムスタンプの使用回数などによっても、いずれのタイプを選ぶべきかが変わってきます。
改正された電子帳簿保存法に対応しよう
タイムスタンプは、保存されている電子文書が「改ざんされていない原本書類である」ことを証明する技術です。ただし、電子帳簿保存法の改正によって電子文書の保存要件は緩和され、タイムスタンプを必要としないケースも増えています。
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この記事の監修小林祐士（税理士法人フォース）
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