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個人事業主・フリーランスの経費に計上できるものは?知っておきたい基礎知識

監修者 : 齋藤一生(税理士)

個人事業主・フリーランスの方は「経費」を計上できます。しかし、経費計上できるものとできないものの判断が難しいと感じる方も多いでしょう。

今回は、経費の仕組みと、経費に計上できるもの、必要な書類などについて具体的に解説します。節税したい個人事業主・フリーランスの方必見です!

経費とは何か?

そもそも「経費とは何を指すのか?」という方も多いのではないでしょうか。

経費とは「事業に必要なコスト」を指します。事業に関する経費を正確に計上することで、売上に対する利益が確認できます。そして、所得が算出できるので、納税する税金を計算ができるのです。

経費を計上すると課税所得を減らせる

個人事業主やフリーランスが支払う所得税は、その年の1月1日~12月31日の所得金額に応じて決まります。最終的には課税所得に対して税率を乗じて税金計算するのですが、経費を計上することで課税所得の減額が可能です。

所得税の確定申告の際に「収入―経費―所得控除=課税所得」で計算します。所得税は、この課税所得をもとに計算するため、課税所得を減らすことで納税金額が軽減できる可能性があります。そのため、売上に対しての経費を正確に計上することは個人事業主やフリーランスにとって、非常に重要なのです。

課税される所得金額 税率 控除額
1,000円~194万9,000円 5% 0円
195万円~329万9,000円 10% 9万7,500円
330万円~694万9,000円 20% 42万7,500円
695万円~899万9,000円 23% 63万6,000円
900万円~1,799万9,000円 33% 153万6,000円
1,800万円~3,999万9,000円 40% 279万6,000円
4,000万円~ 45% 479万6,000円

※国税庁:No.2260 所得税の税率

※課税される所得金額は、1,000円未満の端数金額を切り捨てた後の金額です。

経費計上するときの注意点

ただし経費を計上する際には、以下の2つに留意しましょう。

  1. 経費は事業に直接関係する部分だけ計上する
  2. 開業前の事業に関する出費も開業後に計上できる

経費は何でもかんでも計上しても良いというわけではありません。事業に関係する費用かつ、事業に関係した金額部分のみを計上対象です。例えば、自宅兼事務所の場合には、家賃の全額を経費として計上することはできません。家賃の中で、事業に関係する金額のみを経費として計上することができます。

また開業前に発生したコストも経費として計上できます。開業するためにはさまざまな準備が必要なことが多いですし、それに伴う出費がある場合には、そのレシートや領収書を保存しておき、経費として計上できるようにしましょう。

経費として認められる基準は?

経費を計上することで減税・節税につながることはご理解いただけたでしょう。では、実際に経費として認められる基準について解説していきます。

経費として認められる基準は「事業に関係しているかどうか」です。事業に関係しているかどうかは、客観的に考えて事業の売上に貢献している費用かで判断します。ただし、事業に係る経費だということをご自身で説明できなければいけません。

経費として認められない出費としては、生活のための支出や個人が納める税金、例えば、所得税や住民税などが該当します。

様々な経費に関して、経費として認められるかという疑問は多くありますが、中でも代表的な質問を以下にまとめました。

例1. 理美容費やマッサージ代は経費として認められる?

司会業・モデルなどイメージやビジュアルが重要な仕事であれば、理美容費は経費として認めてもらえる可能性もあるでしょう。リラクゼーションとしてのマッサージなどは、経費として計上できません。

ただし、あん摩マッサージ指圧師・はり師・きゅう師・柔道整復師による治療としての施術を受けた場合、経費にはできませんが、領収書があれば医療費控除の対象です。

例2. 自宅を事務所として使っている場合に家賃は経費として認められる?

家事関連費は必要経費として基本的に認められませんが、合理的な計算根拠に基づいて按分(あんぶん)計算することで、事業での使用分は必要経費にできます。

例3. タクシー代やお祝儀・お香典は経費で計上できる?

タクシー代や電車代などの交通費なども、取引先に訪問するなど事業に必要な支出であれば、全額必要経費に計上可能です。結婚式のご祝儀や会葬のお香典は、あくまで取引先などの仕事関係の相手に渡す場合は、接待交際費として認められるでしょう。

電車賃や冠婚葬祭など収書がもらえない支出は、出金伝票に日付、金額や訪問先を記載しておきます。結婚式の招待状なども一緒に保存しておくとよいでしょう。

例4. 友達との食事は交際費として計上できる?

基本的に友達との飲み代は交際費として計上できません。ただし、友達が仕事関係者である場合や仕事の相談、仕事の紹介を受けた場合など、仕事に関わる支出であれば友人との飲み代も経費として計上可能です。

経費に計上できる項目一覧

事業に関係する費用として、経費を計上する際には、それが何に使われたのかを明確にするために項目ごとに分けて計上しなければいけません。

計上項目は多岐にわたりますが、経費を正しく計上するためにもどんな項目があるのか確認しておきましょう。どの科目を使わなくてはいけないという厳密なルールはないので、ご自身で分かるようにしておくことが重要です。

なお、同じものの費用なのに今回は、消耗品費で計上したけど、前回は事務用品費、先月は雑費にしたなど、毎回バラバラにするのは、何に使われたかが明確にできないのでおすすめできません。

勘定科目名 説明
租税公課 国や地方自治体に納める税金の一部、またはその他の公的な団体で課される負担金。各種税金や印鑑証明書や住民票の発行手数料など。
詳細は以下
【簿記初心者向け】租税公課とは?意味から仕訳までわかりやすく解説
荷造運賃 商品、製品を客先まで届けるための諸費用。運送費用や宅配便代、小包代など。
水道光熱費 電気・ガス・水道料金。自宅兼事務所の場合は、事業での使用分を家事按分して計上が可能。事務所や店舗を自宅以外に借りている場合は、100%計上できる。
旅費交通費 事業で必要な移動に使用した交通費。取引先への訪問、取材や出張費用など。
通信費 インターネット代や切手代、電話代など。自宅兼事務所のインターネットを使用している場合は家事按分が必要。
広告宣伝費 宣伝のための費用。名刺作成費用、チラシの作成費や広告を出すなど宣伝のための費用。
接待交際費 取引先との飲食代、手土産、お歳暮・お中元の費用など。
修繕費 店舗や自動車などにおける修理代。
詳細は以下
その経費、「修繕費」で大丈夫? 勘定科目「修繕費」を徹底解説
消耗品費 短期間に消耗する少額の物品の購入費用。消耗品は繰り返し交換して使うもので、「常備品(電池、電球など)」「固定資産にならない備品(事務用机、椅子など)」「合鍵」「文房具」「パソコン」など。10万円以上のものは備品となり、減価償却をする必要がある。
減価償却費 建物や自動車、備品、機械などの減価償却費。
福利厚生費 従業員の労働環境を整えるためのお金。社会保険料、残業の食事代、忘年会費用など。
給料賃金 従業員に支払われた給料や賞与。
外注工賃 外注したときにかかった費用。
地代家賃 事務所や倉庫、事業のための駐車場など、自宅が事務所の場合は家賃を家事按分する。
利子割引料 事業のために借りたお金(借入金)にかかる利息のこと。
貸倒金 回収ができなくなってしまった売掛金を損失にするための勘定科目。
雑費 ほかの経費に該当しない場合。
専従者給与 配偶者や親族に給料を支払っている場合、一定の条件を満たすと経費計上できる。

経費はいくらまで計上できる?上限はある?

個人事業主が計上できる経費に上限はありません。しかし同業者と比べたときに、特定の費用が明らかに高いと税務署に指摘される可能性があります。

そのため客観的にみて、その経費が事業に必要かしっかりと判断しなければいけません。ただし経費は節税効果を期待できますが、節税を目的としてたくさん経費を使ってしまうと単なる浪費になってしまい、結果的に損をする可能性もあるので注意しましょう。

ちなみに購入価額が10万円以上の物は、購入時に備品として計上し、その後に減価償却費を経費として計上します。青色申告の場合は、少額減価償却資産の特例の適用により、10万円以上30万円未満の少額減価償却資産は購入した年に全額経費計上できます(特例の適用は上限300万円/年)。

経費を計上するために必要な書類

経費を計上するためには領収書やレシートが必要です。この章では経費を計上するための領収書やレシートの保管方法やチェックポイントを紹介します。

領収書・レシートは保管する必要がある

経費を計上するには、確定申告のときに経費を項目ごとに決算書に記載して報告しなければいけません。

報告の際にレシートや領収書の提出は不要ですが、経費が実際に使われていることを裏付けるために、それらの保管が義務付けられています。提示の指示を受けた際には経費が実際に発生した証拠としてすぐに提示できるようにしておきましょう。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、個人事業主の青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年です。

保存が必要なもの 保存期間
帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類 決算関係書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年
現金預金取引等関係書類 領収書、小切手控、預金通帳、借用証など

7年(※)

その他の書類

取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類

(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など)

5年

(※)前々年分の所得が300万円以下の方は5年

【白色申告の場合】

必要なもの 保存期間
帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年
書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 5年

※国税庁:記帳や帳簿等保存・青色申告

近年では簡単かつスピーディーに領収書を保存する方法として、スキャナ保存制度もあります。スマートフォンやデジタルカメラなどで撮影した電子データで保存することができるので、紙よりも保管が簡単にできます。

スキャナ保存制度は、税制改正で2022年から容易になりました。ただし、利用するには様々な要件があるので、まだまだ個人事業主にはハードルが高いのが現状です。

領収書のチェックポイント

次に領収書のチェックポイントを紹介します。領収書には必要な項目が記載されている必要があるため、支払先からもらう領収書に次の項目が記載されているか確認しましょう。

【領収書の記載項目】

  • 宛名
  • 支払った日付
  • 購入金額
  • 購入したモノやサービスの内容
  • 支払先の名称や住所

電車代や慶弔費、自動販売機の飲料費など、領収書がそもそも発行されない場合や、領収書をなくした場合などは出金伝票を作成して保管しましょう。

出金伝票の書き方は以下のとおりです。

経費が高額な場合は、他の証拠も一緒に保管しておくと税務署からの信用性が上がります。交通費であれば、ICカードの履歴などを残しておきましょう。

経費はもれなく計上しよう

確定申告で経費計上できるものについて解説しました。

個人事業主やフリーランスであれば、確定申告は避けて通れない道なので、経費についての理解を深めることは必要不可欠だと言っても過言ではありません。経費として認められる基準や計上する勘定科目、ポイントを理解して、もれなく計上できるようにしたいですね。

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