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電子帳簿保存法とは?2022年1月からの変更点と対処法

監修者 : 田中卓也(田中卓也税理士事務所)

法令上、帳簿や書類は原則として紙で保存することとされています。電子帳簿保存法とは、国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを認める法律です。

2022年1月からの電子帳簿保存法の大きな改正のポイントは3つ。電子帳簿保存法とはどのようなものなのか、変更点と対処法を知っておきましょう。

  • 税務署長の事前承認制度が廃止
  • 電子データでやりとりをした取引については、電子データで保存しなければならない(2年の猶予期間あり)
  • 最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能

電子帳簿保存法とは重要書類の電子データ保存を認める法律

電子帳簿保存法とは、国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを認める法律です。

ビジネスを行う上では、多くの書類を扱います。こうした書類の多くは法律で保管が義務付けられていて、税務署から問い合わせがあった際は、すぐに開示しなければいけません。

法令上、帳簿や書類は原則として紙で保存することとされていることでもわかるように、書類は紙で保管するのが当然でした。しかし、紙での保存は整理・ファイリングの手間や保管スペース問題、電子データで提供されている帳票をわざわざ紙に印刷するなど、負担や非効率な面もあります。そのため、1998年に電子データによる保存を認める法律が成立しました。これが、電子帳簿保存法です。

しかし、国税関係書類のペーパーレス化を推進する電子帳簿保存法は、当初はその適用要件が厳しく、中小企業や個人事業主には、導入が難しい面が多々ありました。それでも、施行から何度も改正をしながら、徐々に要件緩和が繰り返され、導入する企業も増えてきています。

そして、コロナ禍でのテレワークの急激な普及と「紙での業務の非効率」が注目されることにもなり、令和3年度の改正(2022年1月施行)では、より一層ペーパーレス化が進めやすくなるさまざまな要件の緩和が盛り込まれたのです。

なお、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間の猶予期間が設けられたのは、電子取引における電子データ保存の義務化に関することであり、それも2つの要件が付されています(2要件については後述)。帳簿保存自体が厳格化の流れにあることはおさえておきましょう。

税務署長の事前承認制度が廃止

帳簿や証票書類を電子的に保存するには、原則的に保存しようとする時期の3カ月前までに税務署に所定の書類を届け出る必要がありました。2022年1月から事前承認制度が廃止されました。事前準備や申請の必要がないので、ハードルが下がり電子帳簿保存を始めやすくなりました。

電子帳簿保存法の対象文書

引用:弥生「電子帳簿保存法とは」より

電子帳簿保存法の対象となるのは、税法によって保存が義務付けられている帳簿や書類です。具体的には、「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類に分類されます。それは、会計ソフトや販売管理ソフトなどのシステムで作成した帳簿、取引先と紙やpdfやダウンロードなど電子データでやり取りした証票など、さまざまな取引記録が管理の対象です。そのため、どれがどの条項に該当するのか、どのような措置が必要なのかを理解して、対応する必要があります。

これらの書類のうち、電子取引の電子保存が義務化されます。

電子取引のデータはこれまでも原則、電子データ保存が必要でしたが、印刷して紙で保存することもできました。しかし、改正により、2022年1月1日以降に行われる電子取引(2年間の猶予規定は後述)では、元々電子データで作成されたものを紙に印刷して保管することはできなくなります。

この改正は、個人事業主、法人問わずすべての事業者が対応しなければいけません。つまり、電子帳簿保存法はこれまで「ペーパーレス化をしたい事業者が申請して導入するもの」でしたが、これからはすべての事業者に関係してくる法になったのです。

一方、最初から紙で交付された領収書は、これまでどおり紙のまま保管できます。また、紙をスキャンして保管することも、一定の要件を満たせば可能です。

2022年1月から義務化予定から2年の猶予が設けられた

ただし、2021年(令和3年)12月27日に財務省令が改正され、2022年(令和4年)1月1日から2年間の電子取引情報については、一定の要件下で、引き続き印刷した紙などの書面保存が認められることになりました。

電子帳簿保存法の改正自体は、2022年1月1日に施行されていますが、「やむをえない事情があり、所轄税務署長が認めている」「電子取引のデータを印刷して提示できる」という2つの要件を満たす場合は猶予が認められるのです。なお、所轄税務署への申請手続きは必要ありません。事実上、「準備が間に合わない」といった理由での猶予も認められると考えていいでしょう。

電子帳簿保存法の改正は、大企業だけでなく、中小企業や個人事業主も対象になる大きな変化です。そのため、準備が間に合わないといった声も多かったことから、猶予が設けられたと考えられます。

電子データの保存方法

電子帳簿保存法では、電子データの保存方法は3種類に分けられます。それぞれ改正内容が異なるため、取り扱う可能性があるデータがどれにあたるのか考えておきましょう。

電子帳簿保存

電子帳簿保存とは、みずからが電子データで作成した帳票や書類をそのままデータとして保管するものです。会計ソフトなどで作成した決算書類や、みずからが取引先に対して作成した電子データの書類などが該当します。

なお、所得税の確定申告書の「収入金額等」を記載する項目には、帳票をどのように作成・保存しているのかを記載する「区分」欄が、2021年分の書式から追加されました。

2021年分までは、「電子帳簿保存法の規定に基づき、税務署長の承認を受けて、総勘定元帳、仕訳帳等について電磁的記録等による備付け及び保存を行っている場合」は「1」を記入しました。区分「1」に該当する青色申告事業者、もしくは区分「2」に該当する者(あるいは区分「3」に該当する者でも)e-Tax による確定申告手続きを行っている青色申告事業者は、65万円の青色申告特別控除を受けられます。ただし、2022年1月以降は、税務署の事前承認制度が廃止されました。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受け取った書類をスキャナで取り込んで保存する方法です。書類をスキャナ保存するためには、スキャナで取り込んだ書類がいつの時点のものなのかを示すタイムスタンプの付与といった要件を満たす必要があります。

電子取引データの保存

電子取引データは、そもそも電子で取引を行い、電子データとして発行された書類などの保存です。Web上で発行された領収書や請求書などが該当します。

電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法を面倒と感じている人もいるかもしれませんが、電子帳簿保存法に則した保管方法に移行することは、コスト削減や業務効率化、ヒューマンエラーの防止といった多くのメリットにもつながります。

電子データで受け取った書類をそのままデータとして保管すれば、紙代やインク代、ファイル代といった事務用品にかかるコストを削減できるでしょう。さらに、保管用のキャビネットや倉庫代などもかからなくなります。

また、データを電子で管理することで、必要な資料を検索して探し出すことが容易になりますし、各種データを連携させて自動入力させるシステムを導入すれば、ヒューマンエラーも防げます。

電子帳簿保存法の改正をきっかけに、経理業務のDX(デジタルトランスフォーメーション)を進め、業務効率化が図れるのです。

電子帳簿保存法に関連する電子取引とは?

電子帳簿保存法の改正が施行されるにあたって、中小零細企業を含めすべての事業者に大きな影響を及ぼすのが「電子取引」に関する書類保存についての改正です。これは、電子メールやオンライン上で受け取った領収書や請求書について、紙で保存することを禁止する制度です。

例えば、これまで「事業で使用している携帯電話料金について、Web上で交付される領収書を印刷して保管していた」という事業者は、領収書の保存方法を電子データに変えなければいけません。この制度は、2024年1月1日から完全義務化されます。電子データの保管には一定の要件もあるため、順次対応を進めていく必要があります。

なお、「電子データとして保存した上で、印刷した紙も保管しておく」ということは可能です。

電子取引に該当する取引

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を指します。電子取引に該当する具体的な取引には、下記のようなものが挙げられます。

  • 取引先からメール添付で請求書のPDFファイルが送られてきた
  • クレジットカードの明細をインターネット上のマイページからダウンロードした
  • 見積もりから請求までの取引管理がクラウド上で行えるサービスを利用して、請求書や領収書をクラウド上でやりとりした
  • インターネットショッピングを利用した際、PDFデータで領収書が交付された
  • ペーパーレスFAXで取引先からの発注書を受け取った
  • DVDなどの記録媒体に保存された請求書や領収書などを受け取った

上記のような、電子データによってやりとりされた書類は、すべて電子取引に該当します。

電子データを保存する際の要件

電子データを保存する際には、下記の要件をすべて満たす必要があります。

電子データを表示・印刷できる機器の設置

PDFデータであれば、PDFを閲覧・印刷できるパソコンやプリンタなどを事務所に設置する必要があります。また、ファイルはきちんと整理し、すみやかに印刷できる状況にしておかなければいけません。

検索要件

年間1,000万円を超える売上がある場合、電子データを取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにしておく必要があります。データのファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含めるか、該当の情報を含めた一覧表などを作成して、該当の書類を検索できるようにしておきましょう。

なお、この場合の1,000万円の判定基準ですが、個人事業者については、電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間の売上高、法人については、電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高が1,000万円を超えるかどうかで判断します。

検索要件には、「日付と金額の範囲指定で検索できるようにする」「2つ以上の任意の組み合わせを検索条件にして検索できる」というものもありますが、税務職員の求めに応じて書類をダウンロードできる状態になっていれば、この検索要件を満たす必要はありません。

改ざん防止措置

電子データが改ざんされないための措置を講じる必要があります。タイムスタンプの付与や、改ざん履歴が残る方法での保存などが該当します。個人事業主の場合、「改ざん防止のための規定を決めてそれに沿った運用を行う」というのが、最も手軽でしょう。

国税庁ウェブサイトの「参考資料(各種規定等のサンプル)」のページから「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業者の例)」がダウンロードできますので、参考にしてください。

電子帳簿保存法改正で具体的に何が変わった?

電子帳簿保存法の改正で、具体的に何がどのように変更されたのでしょうか。「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」それぞれについて要点を見ていきましょう。

電子帳簿保存の変更点

電子帳簿保存については、下記3つの変更点があります。

事前承認制度の廃止

これまで、帳簿を電子データとして保存するためには事前に税務署で承認を受ける必要がありましたが、2022年1月以降は申請が不要になります。

なお、2021年12月まで税務署長の承認を受けていて、総勘定元帳及び仕訳帳等の電子帳簿の対象帳簿を電子保存していた場合、2022年(令和4年)1月1日よりも前に受けた承認の効力自体は有効なままです。

したがって、取りやめの届出書の提出(又は税務当局からの取消処分)がない限り有効なので、その承認が有効とされる間は、引き続き改正前の要件で保存等を行う必要があります。

電子帳簿保存の承認を受けていた事業者が、2022年(令和4年)1月1日以後に備付けを開始する帳簿を改正後の要件に従って電子帳簿保存を行いたい場合には、承認の取りやめの届出書の提出等の承認を取りやめる一定の手続が必要です。

優良な電子帳簿の要件を満たす場合のメリット

優良な電子帳簿の要件を満たし、あらかじめ税務署長に軽減措置を受ける届出を出した事業者に対しては、「青色申告特別控除65万円(個人事業主のみ)」、「過少申告加算税の5%軽減」の適用を受けられることがあります。「過少申告加算税の5%軽減」は、申告内容に漏れがあった場合の過少申告税が5%軽減されます。

この軽減措置を受けるためには、下記表にある優良な電子帳簿の要件をすべて満たしている必要があります。

電子帳簿の要件緩和

電子データで帳簿を保存するためには、これまで厳しい要件を満たす必要がありました。しかし、2022年1月以降は、最低限の要件(下記表の「その他の電子帳簿」にある要件)を満たせば電子データでの保存ができます。

この電子帳簿の要件緩和により「優良な電子帳簿」「その他の電子帳簿」と区別されるようになります。いずれも最低限の要件は満たす必要がありますが、優良な電子帳簿は、下記の検索要件(1)にあるダウンロード要件が満たされていることが条件です。

なお、優良な電子帳簿の要件を満たして対象帳簿の備付けおよび保存を行い、届出書の提出がある場合には、所得税の青色申告特別控除(65万円)が適用できます。この場合、帳簿の電磁的記録による保存機能が搭載されている製品を準備する必要があります。

【電子帳簿の保存要件 概要】

引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」より

弥生の会計製品の場合、デスクトップアプリの「やよいの青色申告」「弥生会計」は優良な帳簿(一部除く)(※)の電磁的記録による保存に対応しています。クラウドアプリの「やよいの白色申告 オンライン」「やよいの青色申告 オンライン」「弥生会計 オンライン」はその他の帳簿の電磁的記録による保存に対応しています。


(※)デスクトップアプリ「やよいの青色申告」「弥生会計」では、固定資産台帳は優良な帳簿の電磁的記録による保存には対応していません。また、過少申告加算税の5%軽減の適用は受けられません。

スキャナ保存の変更点

スキャナ保存の改正点は、主に下記の3つが挙げられます。

事前承認制度の廃止

スキャナ保存をする場合も、2022年1月1日以降は事前の承認を受ける必要がなくなります。

タイムスタンプ・検索要件などの緩和

書類をスキャナ保存する場合、タイムスタンプや検索要件などを満たす必要がありましたが、要件が下記のように緩和されました。

【スキャナ保存要件の緩和事項】

  • タイムスタンプの付与期間が、最長約2か月と概ね7営業日以内に緩和
  • 国税関係書類への自署が不要
  • 定期検査不要
  • 検索要件が日付、金額、取引先のみに
  • ダウンロードが可能な状態になっていれば、範囲指定および2つの検索条件を組み合わせての検索ができなくても可

不正があった場合の重加算税の加重措置

スキャナ保存した電子データに隠蔽、仮装があった場合、申告漏れの税額に対し10%の重加算税が科せられます。

電子取引の変更点

電子取引については、下記3つの改正があります。

タイムスタンプ・検索要件の緩和

タイムスタンプと検索要件については、スキャナ保存と同様の緩和が行われました。また、基準期間の課税売上高が1,000万円以下で税務署からの問い合わせに応じてダウンロードができるようになっている場合、検索要件を満たす必要はありません。

電子記録を出力した書面での保存不可

前述のとおり、電子データを印刷して保存することはできなくなります。

不正があった場合の重加算税の加重措置

不正があった場合、申告漏れの税額に対して10%の重加算税が科せられます。

電子帳簿保存法改正に対応する際のポイント

一切の準備をしていなかったとしても、2024年1月1日からは、すべての事業者が電子帳簿保存法改正に対応しなければいけなくなります。2年の猶予が設けられたことを無駄にしないためにも、対応を進めていきましょう。

ここでは、電子帳簿保存法改正への対応を検討するにあたってのポイントを5つご紹介します。

データの保管方法を決める

現在の取引について、改めて見直してみましょう。電子取引に該当するのがどのデータなのかを把握して、それぞれに適したデータの保管方法を検討します。

「電子データを保存する際の要件」を満たすためにはどのような措置をとればいいのかを考え、準備を進めていくことが必要です。具体的には、プリンタの購入や改ざん防止のための規定の策定、ファイル名の見直しなどが挙げられます。

データの保管場所を決める

電子データは整理して保管し、いつでも必要に応じて内容の参照や印刷ができるようにしておかなければいけません。「◯社の請求書は、ハードディスクかDVDかフラッシュメモリのいずれかに入っている」といった状態では、要件を満たしているとはいえません。

クラウド上に保管するのか、パソコンのハードディスクに保管するのか、あるいは請求書などのやりとりができるクラウドシステムを利用してシステム上に保管するのか、保管場所を決める必要があります。また、一度決めた保管場所は安易に変えたり例外を作ったりせず、データの分散を防ぐことも大切です。

システムの入れ替えやパソコンの故障などの際に、データが損失してしまうことも予想されるので、データのバックアップ体制も構築しましょう。

業務フローを見直す

保存要件に沿った電子データの作成や保存を確実に行うためには、電子帳簿保存法に対応した会計システムの導入が便利です。

これまで紙で作成していた帳簿や書類を電子化することで、業務の効率化が図れる可能性もあります。電子帳簿保存法をきっかけに、これまでの業務フローについても見直してみましょう。

紙での一元管理ができなくなる

電子帳簿保存法の注意点として、紙での一元管理ができなくなるという点が挙げられます。しかし、紙で保管する書類と電子データで保管する書類が混在すると保存形式が統一できず、管理が煩雑になります。

将来的には電子データでの保存に統一していけるよう、紙のやりとりを減らしていくことを検討してみてください。

青色申告の承認取り消しの可能性について

電子帳簿保存法の施行に関して、中小零細企業や個人事業主にとって、最も懸念されるのが「青色申告の承認取り消し」ではないでしょうか。

電子帳簿保存法に対応できなかったがために、青色申告の承認が取り消されると、青色申告特別控除の活用のほか、青色事業専従者給与の活用、少額減価償却資産の適用、純損失の繰越や繰戻し、更正の制限や理由附記といった数々の特典が受けられなくなります。

しかし、改正電子帳簿保存法の要件違反が生じた段階で直ちに「青色申告の承認取り消し」とはなるわけではありません。国税庁から発表されている「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」においても、「青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断」し「その申告内容の適正性については、税務調査において、納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認すること」とされています。

電子帳簿保存法改正への対応準備を始めよう

改正電子帳簿保存法が完全義務化される2024年1月1日までに、改正法に対応できる書類の作成方法や保管方法についての準備を進めていきましょう。

これまでのやり方をいきなり切り替えるのは困難ですから、今から検討を始め、少しずつ進めていくことが大切です。まずは、現在利用しているソフトが電子帳簿保存法に対応しているかどうかや、今後のサポート体制についてチェックするところから始めてみてはいかがでしょうか。

photo:PIXTA

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