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電子取引の請求書・領収書は紙保存が廃止に!事業者のための改正電子帳簿保存法

監修者 : 田中卓也(田中卓也税理士事務所)

メールをはじめとするインターネット上のサービスを介して取引先とのやりとりを行っている事業者も多いでしょう。電子的に請求書や領収書といった書類をやりとりしている事業者は、書類の保存方法に注意する必要があります。

ここでは、2022年1月に施行の電子帳簿保存法の改正によって書類の保存方法がどのように変わったのか解説します。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

電子帳簿保存法の改正で、電子取引の書類は電子データ保存が必須に

電子帳簿保存法の改正が施行されたことで、原則2022年1月からは電子でやり取りされた取引情報はすべて電子データのまま保存しなければいけなくなりました。例えば、これまで、メールに添付されていた請求書を紙に印刷をして保存していた事業者は、電子データの保存要件を満たす形で電子的に請求書の保存を行わなければいけません。

電子帳簿保存法の改正は、すべての事業者が対象で義務規定です。つまり、事業規模に関係なく、大企業・中小企業・個人事業主、すべての事業者が対象です。急だという事もあり、対応準備が間に合わない事業者が多いということで、2年の猶予期間が設けられました。

対応には2年間の猶予期間が設けられている

電子帳簿保存法の改正は、2022年1月に施行されました。そのため、本来であれば既に電子取引の書類の紙保存は禁止されているということになります。しかし、やむをえない理由などにより対応が間に合わない事業者に対しては、2023年12月末日まで2年間の猶予が認められています。

現在、十分な対応ができていないという事業者は、猶予期間中にどのように対処していくのかを検討し、変更を進めていきましょう。なお、猶予を受けるための届出などは必要ありません。

電子取引とは?

電子帳簿保存法における電子取引とは、電子的にやりとりを行った取引のことです。「電子的」とは、クラウドサービスやメールのようなインターネットを介した取引のほか、電子データを保存媒体に保存して、対面や郵送でやりとりした場合なども含みます。

どのようなやりとりが電子取引にあたるのか、具体例を見てみましょう。

引用:弥生株式会社 「電子取引の保存要件への対応

【電子取引の例】

  • メールに添付して送信した領収書や請求書
  • インターネット通販などでマイページからダウンロードした領収書
  • 受発注管理を行うクラウドサービスを介してやりとりした請求書
  • USBメモリに保存された状態で受け取った見積書

上記のような取引は、すべて電子取引に該当します。昨今では、領収書をインターネット上で交付する通信会社や電気会社なども増えています。また、請求書を郵送ではなく、メール添付やクラウドサービス上で発行する企業も多くあります。個人事業主や法人のほとんどは、日常的に電子取引を行っているといえるでしょう。

また、民法改正により、2021年9月1日から「商品・サービスの代金を支払った人は、紙の領収書の交付または電子データ形式での領収書の交付を請求できる」ようになり、このことが領収書の電子化交付を促進し、電子帳簿保存への対応に拍車がかかるとみられています。

これまでの電子取引書類の保存方法

個人事業主や法人は、請求書や領収書といった取引に関する書類を一定期間保存しなければいけません。これは、電子取引を行った場合でも同様です。

これまで、電子取引を行った際の書類の保存方法は2種類ありました。2022年1月からの改正電子帳簿保存法によって、電子取引で受け取った書類は、紙での保存ができなくなり、電子保存の要件もより細かくなっています。

紙保存

紙で受け取った請求書や領収書は、そのまま保存、電子的なデータとして受け取った請求書などの書類は印刷して、ファイリングなどで保存するのが紙保存です。2021年まではこの方法で問題ありませんでした。「請求書や領収書を紙で受け取ることも電子的に受け取ることも両方ある」という場合は、保存方法を統一しないと保存場所が分散してしまいます。

そのため、電子取引の書類も紙に印刷し、紙で受け取ったものとまとめてファイリングする方法をとるケースが多くありました。

電子保存

電子保存とは、電子取引によって受け取った書類を電子データのまま保存することです。ただし、「書類が添付されたメールをそのまま削除しないで取っておけばいい」というわけではありません。

電子保存を行うためには、一定の条件で検索できるようにしておくことや、データが改変されていないことを担保できる取り組みを行うといった要件を満たす必要があります。

改正電子帳簿保存法における書類の保存方法

引用:弥生「電子帳簿保存法とは」より

電子帳簿保存法の改正が施行されたことで、取引される書類の保存方法は大きく変わることになりました。

電子帳簿保存法では、書類の保存要件を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分に分けて規定しています。書類の種類ごとに、どの保存要件で保存すべきなのか確認しておきましょう。

自分が電子的に作成した帳簿・書類:電子帳簿等保存

自分が電子的に作成した帳簿や書類は、電子保存、または紙に印刷して保存することができます。総勘定元帳や仕訳帳といった国税関係帳簿のほか、貸借対照表や損益計算書などの国税関係書類がこれに該当します。

また、電子的に作成した見積書や請求書、領収書などを取引先に紙で渡した場合の控えは、紙、または電子データ、どちらか任意の方法で保存できます。たとえば、Excelで請求書を作成し、印刷して取引先に郵送した場合は、控えを紙で保存することも、電子データとして保存することもできます。

なお、自分が電子的に作成した帳簿や書類の電子保存を行う場合は「電子帳簿等保存」の要件を満たす必要があります。

取引先に電子データで送信した書類:電子取引

電子的に作成した見積書や請求書、領収書などを取引先に電子データで送信した場合は、書類の控えを電子的に保存しなければいけません。この場合は、紙に印刷して保存することができないので注意しましょう。

例えば、Excelで作成した請求書をPDFデータに変換し、メールに添付して送信した場合などが該当します。これらの書類は、「電子取引」の保存要件を満たす形で保存しなければいけません。

取引先から電子データで受領した書類:電子取引

取引先から電子データで受領した書類も、電子保存をする必要があります。紙に印刷して保存することはできません。メール、クラウド、マイページ、保存媒体など、受け渡しの方法は問いません。データとして受け取った書類は、すべてデータのまま保存します。保存は、「電子取引」の要件を満たす形で行う必要があります。

取引先から書面(紙)で受領した書類:スキャナ保存

取引先から紙で受け取った書類は、紙のままファイリングするか、スキャンして電子的に保存するか、どちらかを選択できます。

電子的に保存する場合は、「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。

その他の注意

自社では、どんな取引が存在して、どんな手段で行われているかを洗い出して、対応できるように準備を進めていきましょう。例えば、営業交通費を交通系ICカードで行っていたり、経費を従業員個人のカードで決済していたりする場合なども把握しておく必要があるでしょう。

また、電子メール本文に取引情報が記載されている場合には、その電子メールを保存する方法以外に該当するメールをPDFなどに変換して保存することも認められます。申込ページに内容が表示されていてダウンロードができない場合は、画面のスクリーンショットを保存しても良いとされています。

ただし、スクリーンショットの場合、「日付」「取引先名」「金額」で検索できません。たとえば、2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書がPDFで送られてきた場合には「20221031_(株)国税商事_110000」というファイル名をつけ、月ごとのフォルダに保管するといった方法か、あるいはファイル内の「日付」「取引先名」「金額」で検索できる状態にしておくこともポイントです。

一つ一つ該当するものがないかこの機会に洗い出しをして、どのように対応していくのかを決めていきます。

電子帳簿保存法の電子取引の保存要件と改正点

改正電子帳簿保存法では、電子取引に関する書類の電子保存が義務付けられました。「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、「電子取引」は義務規定なので、注意しましょう。電子取引の書類を保存する際に満たさなければいけない2つの保存要件について、電子帳簿保存法の改正内容と併せてご紹介します。

1.真実性の確保

真実性とは、該当の書類が改ざんされていないということです。これを満たすために、下記のいずれかの対策をとる必要があります。電子データをやりとりした後、すみやかにタイムスタンプを付与しなければならない点が改正点となります。

【電子データの真実性を確保するための対策例】

  • タイムスタンプが付与された書類データをやりとりする
  • 書類データをやりとりした後、すみやかにタイムスタンプを付与し、保存者または監督者の情報を確認できるようにする
  • 書類データの訂正や削除を行ったときに確認できるシステムや、訂正や削除ができないシステムを使ってデータのやりとりや保存をする
  • 正当性のない訂正や削除を防止する事務処理規定を定めて、規定に沿ってやりとりを行う

中小規模の事業者や個人事業主は、事務処理規定を定める方法が対応しやすいでしょう。国税庁のWebサイトにテンプレートが用意されていますので、参考にしてください。

2.可視性の確保

可視性とは、電子保存した書類を検索・表示などで確認できるようにしておくということです。今回の改正電子帳簿保存法では、可視性を確保するための検索項目が変更になっています。

具体的には、下記の5点を満たす必要があります。

【電子データの可視性を確保する要件】

  • ディスプレイやプリンターなど、データを表示できる機器を備え付けること
  • システムなどの概要書を備え付けること(インターネット上の取扱説明書などでも可)
  • 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索ができること(※1)
  • 日付や金額の範囲指定で検索ができること(※2)
  • 2つ以上の検索項目を組み合わせて検索できること(※2)

※1 個人事業の場合には前々年の売上高、法人の場合には前々事業年度の売上高が1,000万円以下であれば満たす必要はありません。
※2 税務署職員の求めに応じて書類を提示できるようにしてあれば満たす必要はありません。

罰則の強化

電子取引に関する書類の保存で、隠蔽や仮装といった問題があって申告漏れが生じた場合、重い罰則になります。通常の重加算税に加えてさらに10%が加重されます。

電子帳簿保存法のそのほかの改正点

電子帳簿保存法の改正では、電子取引以外の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の保存要件についても改正が行われています。ここでは、改正点のみ簡単にご説明します。

【電子帳簿等保存に関する改正点】

  • 税務署長の事前承認が不要
  • 電子保存要件の大幅な緩和(65万円の青色申告特別控除を利用する電子帳簿保存の要件を満たすには、別途「優良な電子帳簿の要件」を満たす必要あり。一方、複式簿記・期限内申告等の要件を満たし申告手続きを電子申告で行う場合の青色申告特別控除65万円の適用は継続
  • 優良な電子帳簿の要件を満たし、あらかじめ税務署長に届出を出している事業者は申告漏れに対する過少申告加算税が5%軽減(隠蔽などがあった場合は対象外)

【スキャナ保存に関する改正点】

  • 税務署長の事前承認不要
  • タイムスタンプ付与期間の延長
  • 受領者が書類をスキャナで読み取る際の署名不要
  • 訂正や削除を行ったときに内容を確認できるサービスまたは訂正や削除ができないサービスを利用する場合、タイムスタンプ不要
  • 税務署の職員の求めに応じて書類を提出できるようにしてある場合の検索要件の緩和(範囲指定と項目の組み合わせによる検索ができなくても良い)
  • 相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等といった適正事務処理要件の廃止
  • 不正があった場合に重加算税が10%加重される

電子取引の紙保存廃止に対応しよう

電子取引のデータを紙に印刷して保存していた事業者は、2023年12月末日までに電子保存に対応できる体制を整えておく必要があります。既に施行されている法律ですから、「猶予期間終了までにまだ期間があるから」とのんびり構えるのではなく、早めにどのような方法で保存を行うのか検討し、電子保存への移行を進めましょう。

2023年12月までに、やっておかなければいけないことを確認して、逆算でスケジュールを立てていきましょう。

photo:PIXTA

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