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単式簿記と複式簿記の違いとは?得をするのはどっち?

「簿記」という言葉を聞いて、苦手意識を感じられる方は少なくありません。

一般的に簿記と言うときは複雑な複式簿記のことを指しますが、実は家計簿やお小遣い帳なども単式簿記と言われる帳簿のひとつです。

今回は単式簿記と複式簿記の違いについて解説します。

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  • すべての個人事業主は、所得税法によって帳簿付けが義務付けられている
  • 単式簿記は、ひとつの項目の動きを記録するシンプルな形式の記帳方法
  • 複式簿記は、借方・貸方で構成される仕訳という簿記のルールに従って記録する、複雑だが正確な記帳方法

単式簿記と複式簿記の違いは「帳簿付けの複雑さ」

「簿記(ぼき)」は英語でbookkeepingといい、文字通り帳簿を記録することを表します。帳簿とは、事業を営むことによる取引やお金の流れを記録するものです。お小遣い帳や売上一覧表など様式を問わず、それが事業に関する記録であれば、広い意味で帳簿といえます。

しかし、帳簿は自分が把握するだけでなく、株主や債権者への状況報告、税金の計算などの基になるものですから、共通のルールに基づいて記録する必要がありますね。その帳簿付けのルールが簿記であり、単式簿記と複式簿記の2つがあります。

この2つの違いは、帳簿付けの複雑さです。ざっくりいうと、単式簿記は文字通り一度に単数のものを追いかけるのに対して、複式簿記は複数のものを追いかける帳簿付けの方法です。「簿記」と言うときは基本的に複式簿記を指し、事業に欠かすことのできないものとなっています。

すべての個人事業主に帳簿付けの義務がある

個人事業主が事業を行う際は、事業に係る収入金額や必要経費に関する一定の帳簿を備え付けて、保存しておくことが所得税法で義務付けられています。

ただしその複雑さから、複式簿記による帳簿付けをすべての事業主が行うことは難しいので、確定申告の種類によって単式簿記による帳簿付けも認めています。

白色申告の場合は簡易な方法(単式簿記)による記録、青色申告の場合は簡易帳簿から複式簿記の帳簿まで、難易度に応じた帳簿付けをします。税制上の特典が増えるほど、求められる帳簿付けの難易度も上がる仕組みとなっているのです。

単式簿記は、シンプルで簡略化されている帳簿付け方法

単式簿記とは、ひとつの勘定科目(項目)について、その増減を記録・集計する方法です。例えば、現金の残高がどのように増減したかを記録する「お小遣い帳」が単式簿記に当てはまりますね。

現金の取引を単式簿記で表すと、次のようになります。

(例)
① 本日開店前の現金残高は50,000円だった
② 商品50,000円を売り上げ、代金は現金で支払いを受けた
「収入」の列に、摘要「売上」で50,000円を記載
③ 商品20,000円を仕入れ、代金は現金で支払った
「支出」の列に、摘要「仕入」で20,000円を記載
④ 電気代5,000円を現金で支払った
「支出」の列に、摘要「水道光熱費」で5,000円を記載
⑤ 預金に15,000円を預け入れた
「支出」の列に、摘要「普通預金」で15,000円を記載

現金の残高がどう動いたかはわかるが、この帳簿から年間の売上などを集計するのは難しい

帳簿づけの結果として、現金の残高が50,000円だったのが60,000円になったことが分かります。現金の残高はしっかりと計算できますね。

しかしながら、一定期間の売上額や経費の集計はできません。この帳簿からそれらを集計するためには、売上なら売上について記帳した項目を一行一行見ながら、個別に拾い上げていかなければならないのです。

複式簿記は、より正確な帳簿付け方法

複式簿記は、「仕訳(しわけ)」という形で記録・集計する方法のことです。仕訳とは、取引の原因と結果という二面性に着目して、二つ以上の勘定科目をセットとして記帳する方法です。原因と結果とは例えば、売り上げた商品の代金を現金で受け取った場合、商品を売ったという原因があり、その結果として現金が増えたという関係のこと。

複式簿記では、この仕訳を記録していく「仕訳帳」と、仕訳で使用した勘定科目の増減を仕訳帳から拾い上げて記録する(転記と言います)「総勘定元帳」の2つの帳簿を使用します。

さらに、複式簿記では勘定科目を資産、負債、純資産、収益、費用の5つのグループに分類し、その集計結果から一定時点での財政状況を表す「貸借対照表(たいしゃくたいしょうひょう)」と、一定期間での儲けを表す「損益計算書(そんえきけいさんしょ)」の2種類の書類を作成することができます。

先ほど単式簿記で挙げた現金の取引の例を複式簿記で表すと、次のようになります。

① 本日開店前の現金残高は50,000円だった
② 商品50,000円を売り上げ、代金は現金で支払いを受けた

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
現金 50,000 売上 50,000

③20,000円を仕入れ、代金は現金で支払った

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
仕入 20,000 現金 20,000

④電気代5,000円を現金で支払った

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
水道光熱費 5,000 現金 5,000

⑤預金に15,000円を預け入れた

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
普通預金 15,000 現金 15,000

まとめるの次のようになります。

仕訳帳は借方・貸方の仕訳のルールに基づいて、すべての取引を記載するデータベースのようなもの
仕訳帳から、ひとつの勘定科目にかかる取引だけを総勘定元帳の各ページに書き写す(転記)。現金の場合は現金出納帳とほぼ同じになる

帳簿づけの結果として、総勘定元帳では、現金の残高が50,000円だったのが60,000円になったことが分かります。それだけでなく、総勘定元帳への転記によって、売上がどのくらいになったか、どのような経費を支払ったのかまで見ることができます。

取引で動いた金額は、仕訳で使われた勘定科目の総勘定元帳のページにそれぞれ転記されるので、勘定科目ごとの発生原因や残高などが分かりやすいです。例えば「商品50,000円を売り上げ、代金は現金で支払いを受けた」場合は「現金」と「売上」の2つの総勘定元帳に記入されます。

総勘定元帳の売上のページでは、売上の累計が集計できるため、年間の売上金額が把握できる

単式簿記のメリット・デメリット

次に、単式簿記のメリットとデメリットそれぞれについて説明します。

メリット:誰でも簡単に帳簿付けできる

単式簿記のメリットは、誰でも簡単に帳簿付けできる点です。基本的にはお小遣い帳感覚で帳簿づけを行いますから、あらためて簿記の勉強をしなくても帳簿付けを始められます。

なお単式簿記は、例えば現金などひとつの勘定科目の増減を記録・集計する方法と説明しましたが、白色申告の帳簿の場合はさらに単純です。売上などの収入金額と、仕入や諸経費などの必要経費についての記帳ができれば、現金の残高すら記録しなくてもよいです。

デメリット①:貸借対照表を作成できない

貸借対照表は一定時点での財政状況を表すもので、経営改善の分析などに役立ちます。しかし貸借対照表を作成するためには、現金や預金などの残高だけでなく、例えば売掛金(掛けで売り上げた代金で未回収のもの)や買掛金(掛けで仕入れた代金で未払のもの)、借入金の残高も帳簿上で集計できている必要があります。

もちろん、すべての勘定科目について記録ができているなら単式簿記でも貸借対照表の作成は可能ですが、正確に作成することはかなり難しいと言えます。

貸借対照表があると、手もとにあるお金や未入金のお金などの資産状況、これに対して仕入代金の未払や返済しなければならない借入などの負債の状況がわかり、財政状況の全体像を把握できます。これがあるのとないのとでは、経営の舵取りにも大きな影響が出てくることでしょう。

デメリット②:控除の特典が少ないため、損

単式簿記のもうひとつのデメリットとして、所得税の確定申告で受けられる控除がない、またはあっても少ないということが挙げられます。もともと個人事業主には帳簿付けが義務付けられていますから、帳簿付けは行っていて当然で、特別な控除は追加されないということです。

ただし単式簿記でも、現金出納帳や売掛帳、経費帳などの簡易帳簿で帳簿づけをする青色申告の場合には、確定申告で事業所得や不動産所得から最大10万円を控除できる「青色申告特別控除」の特典を利用できます(事前に青色申告の承認申請手続きが必要です)。

これは、確定申告をするためにしっかりと帳簿付けを行うことに対しての特典という位置づけになりますが、複式簿記で帳簿付けを行う場合には、さらに多くの控除を受けられます。つまり、単式簿記では帳簿づけの手間がかからないものの、税務上のメリットが少ないのです。

複式簿記のメリット・デメリット

複式簿記で帳簿付けをすることで、損益計算書や貸借対照表の作成が可能となり、事業の状態が把握できることから経営の舵取りに役立つというメリットは先述のとおりです。このほかにも、複式簿記で帳簿付けをすることで税務上でもさまざまなメリットが受けられます。

メリット:多額の青色申告特別控除が受けられるので、お得

所得税の確定申告を青色申告で行う場合に、青色申告特別控除という特典が受けられます。この青色申告特別控除では複式簿記で帳簿付けを行うなど一定の条件を満たすことで、最大10万円の控除から最大55万円もしくは65万円まで控除額を引き上げることができるのです。

最大55万円の青色申告特別控除は以下のすべての条件を満たすことが必要です。

① 不動産所得または事業所得があること
② 上記について正規の簿記の原則(複式簿記)で記帳していること
③ 上記の記帳に基づき作成した貸借対照表、損益計算書(青色申告決算書)を添付し、法定申告期限内に確定申告すること

青色申告特別控除55万円の要件に加えて、以下のどちらかの条件を満たすことで最大65万円の青色申告特別控除に引き上げられます。

④ その年分の事業に係る仕訳帳及び総勘定元帳について、電子帳簿保存を行っていること
⑤ その年分の所得税の確定申告書、青色申告決算書の提出を、確定申告書の提出期限までにe-Taxを使用して行うこと

なお、④は改正により2022年分(令和4年分)以後、信頼性の高い電子帳簿(優良な電子帳簿)について適用されます。

デメリット:簿記の知識が必要

複式簿記の帳簿付けを行うデメリットとして、そもそも複式簿記の知識を身に付ける必要があることが挙げられます。

借方・貸方の両サイドの金額が一致しなければならない仕訳のルールや、資産・負債・純資産・収益・費用の5つの分類、貸借対照表と損益計算書の作成方法など、覚えなければならないことがたくさんあるので、一から勉強するとなるとそれなりの努力が必要になります。

もっとも、個人事業主の経理であれば、日商簿記3級程度を目指せば大丈夫です。そして、一度覚えてしまえば、帳簿付けは事業を行う中でのルーティーンのひとつとして日常的なものとなりますよ。

確定申告ソフトを使えば、簿記知識がなくても簡単に複式簿記の帳簿ができる!

とはいえ、簿記はやはり苦手という方や、経理に時間をかけず事業に集中したい方には個人事業主なら申告ソフト・法人なら会計ソフトがおすすめです。

例えばクラウド型の青色申告ソフト「やよいの青色申告 オンライン」は、簿記の知識が乏しくても、取引のパターンと金額だけで取引を登録すれば、複式簿記の仕訳として記録をしてくれます。ほかにも、銀行明細やクレジットカード明細をインターネットから取り込んで、仕訳を自動化できる「スマート取引取込」など、便利な機能がそろっています。

また、最大65万円の青色申告特別控除についても、必要条件である青色申告決算書(貸借対照表、損益計算書)の作成や、e-Taxを利用するためのデータ書き出しなどの機能が備わっています。

複式簿記のハードルを大きく下げたいなら申告ソフトの利用を強くおすすめします。

photo:Getty Images

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