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クラウド会計ソフトとは?クラウド会計ソフトを導入する6つのメリット

個人事業主や企業にとって、会計は事業をするうえで、経営に関わる重要な業務です。しかし、大企業などが行う管理会計と違い。個人事業主や中小企業にとっては、経理業務は、利益の発生しないノンコア業務ととらえられているため、優先度は低く思われがち。いまでも手書きやExcelで経理業務や会計処理を行っており、なかなか経営に役立てたり、業務効率を上げることができていない方も多いのではないでしょうか。

そのような方におすすめしたいのが、クラウド会計ソフトです。クラウド会計ソフトを利用することで、個人事業主の所得税・消費税の確定申告にかかる時間や手間、中小企業における会計にかかるコストやリソースを削減することができ、会計業務を効率化することができます。

今回はクラウド会計ソフトの基本的な知識から、クラウド会計ソフトを導入するメリットを中心に解説します。

そもそもクラウド会計ソフトとは?

クラウド会計ソフトとは会計ソフトの利用形態のひとつで、インターネットを通じてクラウド上でサービスを利用使用します。従来は、小売店やECサイトなどでソフトウェアを購入したり、ダウンロードしてから、パソコンにインストールして利用するデスクトップ会計ソフトが一般的でした。(インストール版、パッケージ版とも呼ばれます。)

一方、クラウド会計ソフトの場合は、インターネットを経由してサービスを受けられるため、インターネット環境と使用に対応している端末さえあれば、どこでも利用することができるのです。

クラウド会計ソフトには次のような特徴があります。

  • インターネットを経由してサービスを受ける
  • ブラウザから利用するので、PCやOSに依存せずどこからでも利用できる
  • データはクラウド上にあるので、PC破損などでデータ消失の心配がない
  • 費用は月額もしくは年額課金制

クラウド会計ソフトは、基本的に誰でも使えるように設計されているソフトが多いのも特徴です。そのため、会計や経理どころか簿記の知識や経理経験がない人でも簡単に使用することができます。

一方で、デスクトップ会計ソフトにも導入メリットや特徴があります。クラウド会計ソフトとデスクトップ会計ソフトを比較してわかりやすく表にまとめてみると、以下のようになります。

クラウド会計ソフト デスクトップ会計ソフト
料金体系 定額課金(月額or年額) 買い切り
使用環境 インターネット必須 インターネットが必要なことがある
利用できる端末 制限なし インストールされたPCのみ
OS ブラウザが動けば制限なし Macのみ、Windowsのみなどソフトの対応OSのみで稼働
データ入力 自動入力がメイン手入力できるものもある 手入力・自動入力できる製品もある
データの復元 クラウドデータ管理で不要 自動バックアップがない場合もある
アップデートの費用 契約期間は、無料 有料の場合もある
セキュリティ セキュリティシステムが用意されている 利用者が管理

クラウド会計ソフトを導入するメリット

ここからはクラウド会計ソフトを導入するメリットを解説します。

  1. 簿記や会計の知識がなくても使える
  2. 会計にかかるコストを削減できる
  3. インターネット環境とブラウザが起動すれば、どんな端末でも利用できる
  4. 常に最新のソフトが利用できる
  5. データが消えてしまうという心配が不要
  6. パソコンの買い替えなどの変更に強い

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

メリット1.簿記や会計の知識がなくても使える

クラウド会計ソフトでは、簿記や会計の知識がない人や初心者でも会計ソフトを利用することができるサービスが多いです。

会計ソフトには取引データを自動仕訳できる製品もあり、その場合、入力と仕訳の手間を省くことができます。そのため、自動仕訳機能のある製品は、初心者や簿記の知識がない人でも比較的容易に使用開始できるのです。

また、クラウド会計ソフトとネットバンキングやクレジットカードを連携しておくと、収支や利用データが会計ソフトに自動的に反映されます。領収書やレシートを見ながら、どの項目で計上するのかを考える時間と手間がなくなるため、簿記や会計の知識がない場合でも、簡単に帳簿をつけることができるのです。
弥生会計 シリーズは、クラウド会計ソフトの特徴と言われていたネットバンキングやクレジットカード連携での自動仕訳をクラウド版だけでなく、デスクトップ版でも実現しています。事業規模や利用目的や環境に合わせて選択できますね。

メリット2.会計にかかるコストを削減できる

これは、会計ソフトすべてに言えることですが、入力と仕訳の手間が省けるということは、会計にかかるコストを省くこともできます。会計業務には、莫大な人件費や時間がかかることも多いため、いつのまにかコストがかさんでしまっていることも多いです。

また、会計や経理業務は簿記や会計の知識がある人材を確保することが、課題となっているケースも少なくありません。しかし、自動連携・自動仕訳機能のある会計ソフトを導入することで、会計や経理の入力業務自体を削減することができます。

そのため、会計業務自体にかかる人件費管理にかかる人件費、業務時間などのコストを削減することができるのです。その時間を利益を生み出す業務や経営状態の把握による改善などの時間に充てることで、安定した経営と事業継続ができるようになります。

メリット3.インターネット環境とブラウザが起動すれば、どんな端末でも利用できる

クラウド会計ソフトはインターネットを利用してサービスを利用するため、インターネット環境があればどんな端末でも利用することができます。

  • パソコン
  • タブレット
  • スマートフォン

どの端末からでも利用できることはもちろん、会社が所有しているパソコン以外にあなたが所有しているパソコンでも利用することができます。

そのため、事務所にいない出張中はもとより、営業活動中や移動時間などちょっとした時間であっても取引確認や入力業務を行うことができるのです。移動中や通勤中にスマートフォンから経費入力などをしておけば、入力忘れもないし、スキマ時間を有効活用することもできるでしょう。

クラウド会計ソフトは、会計ソフトをリアルタイムで複数の人と共有することができるサービスもあります。クラウド会計ソフトの場合は、インターネット上を利用するためデータが即時に反映されます。

税理士や会計事務所に帳簿や申告書の作成している際には、税理士とリアルタイムで情報を共有して打ち合わせができるため、スムーズなやり取りが可能です。データを送りあう必要がないと言うことは、情報にずれが発生しないので、相手の連絡を待ってデータ入力ができないなども起こりません。時間コストの削減も望めるでしょう。

メリット4.常に最新のソフトが利用できる

クラウド会計ソフトでは、アップデートが自動で行われるため、常に最新のソフトを利用することができます。クラウド会計ソフトは月額もしくは、年額の定額制が一般的です。

サービスの改善や拡大などのアップデートは自動で行われます。デスクトップ会計ソフトの場合は、自分でアップデート作業が必要になります。保有製品の次の製品が発売されている場合などそもそも古い製品ではアップデートやデータの引継ぎができない場合もあります。そのため、常に最新のソフトが利用できるということは、クラウド会計ソフトの大きなメリットと言えるでしょう。

メリット5.データが消えてしまうという心配が不要

クラウド会計ソフトの場合、データがインターネット上で管理され、サービス提供会社が適切にバックアップしているため、万が一データが消えてしまうという心配が不要です。

データはクラウド上にあるため、作業中にPCが突然フリーズしてしまったり、PCが故障してしまった場合、通信がなんらかの理由で途切れた場合でも、データが破損することはありません。また、インターネット上にデータがあるということに不安を感じる方もいらっしゃいますが、クラウド会計ソフトはセキュリティ面も整備されています。

クラウド会計ソフトのセキュリティは、頑丈なセキュリティシステムを導入しているケースが多いです。そのため、データが流出したり、消失してしまう可能性も限りなく低いのです。
自分が管理の保有しているPCで万が一データが破損や消失したり、バックアップを忘れるなどすることを考えるとはるかに安全と言えるでしょう。

メリット6.  パソコンの買い替えなどの変更に強い

業務に合わせて、OSのサポート終了など、パソコンを買い替えたり、切り替えるきっかけは案外多いものです。パソコンの買い替えや切り替えに強いのもクラウド会計ソフトの特徴と言えるでしょう。
使用するパソコンを切り替える場合、インストールが必要なデスクトップ会計ソフトは、プログラムを新しいパソコンに入れなおしたり、データを移行する必要が発生します。
しかし、クラウド会計ソフトは、インストール不要なので、インターネット環境とブラウザが起動すれば、すぐに使用できます。

クラウド会計ソフトを導入する2つのデメリット

次にクラウド会計ソフトを導入する2つのデメリットを解説します。

  1. インターネット環境がないと利用できない
  2. ランニングコストがかかる場合がある

それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

デメリット1.インターネット環境がないと利用できない

クラウド会計ソフトは、データがクラウド上にあるので、当然インターネット環境がなければ利用することができません。インターネット環境が整備されている社内や自宅であれば、クラウド会計ソフトをすぐに利用することができます。

しかし、外出時はポケットWi-Fiを持ち歩いたり、公共のWi-Fiなどのインターネット環境を確保する必要があるのです。とはいえ、近年ではインターネット環境に対応している場所も多いため、大きなデメリットではないでしょう。

デメリット2.ランニングコストがかかる場合がある

クラウド会計ソフトは、月額もしくは年額の定額制なのでランニングコストがかかります。
月々の金額はさほど高くありませんが、使用している期間中はずっとコストがかかってしまうのです。

対して、デスクトップ会計ソフトだと、買い切りが多いため一度買ってしまえば、基本的にランニングコストはかかりません。
しかし、文書作成や表計算ソフトと違い、法令改正が頻繁に発生したり影響がある会計などの業務ソフトを使用する場合、保守契約に入るなど法令改正対応や最新製品の入手ができる会計ソフトではないと、ずっと使用し続けることは困難でしょう。そういう意味でランニングコストは、クラウド会計ソフト・デスクトップ会計ソフトどちらを選択してもかかると考えるべきではないでしょうか?

そして、前述したようにクラウド会計ソフトの場合は、アップデートが自動で行われるため常に最新のソフトを使用することができます。新しいソフトを購入する手間やインストールする手間もないため、無駄な業務や時間が生まれません。

クラウド会計ソフトはこんな方におすすめ!

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最後にクラウド会計ソフトがどのような方におすすめなのかを解説します。

  1. 開業・起業したての方
  2. データの紛失が心配な方
  3. キャッシュレス決済をよく利用する方

それぞれ詳しく解説します。

1.開業・起業したての方

クラウド会計ソフトをまずおすすめしたいのは、開業・起業したての方です。

開業や起業など独立したての時期は、会計以外の業務が忙しく会計業務にリソースを割くことが難しい場合も多いでしょう。なにより、会計業務をする前に簿記などの専門知識がないと帳簿付けもままなりません。

その点、クラウド会計ソフトは、会計知識が乏しい初心者でも取引を記録できて、資料を作成してくれるものが多いです。
そして、前述したようにすき間時間を効果的に利用できるので、クラウド会計ソフトを導入することで、会計業務の工数やコストを削減することができます。忙しくて会計業務にあてる時間や人材が確保できない開業・企業したての頃こそ、クラウド会計ソフトが活躍するのです。

2.データの紛失が心配な方

クラウド会計ソフトはデータの紛失が心配な方にもおすすめです。

会計だけに限ったことではありませんが、時間と手間をかけて作成したデータが紛失や欠損してしまうことは絶対に避けたいことです。前述したようにクラウド会計ソフトでは、データをインターネット上に保管しています。データの紛失や欠損のリスクを少しでも減らしたい方は、信頼できるサービス会社が提供するクラウド会計ソフトをおすすめします。

3.キャッシュレス決済をよく利用する方

クラウド会計ソフトは、インターネットを経由して銀行口座やクレジットカードと連携できるため、キャッシュレス決済をよく利用する方にもおすすめです。

キャッシュレス決済を利用している場合に、連携設定をしておけば、取引情報がクラウド会計ソフトに決済情報が反映されます。

日本政府がキャッシュレスの決済比率を80%にすることを目標に掲げているため、社会的にも決済のキャッシュレス化は進んでいくと考えられます。(参考:経済産業省「キャッシュレス・ビジョン≪要約版≫」)

なお、一時は、キャッシュレス決済はクラウド会計ソフトの特徴のように言われていましたが、弥生会計のようにデスクトップの会計ソフトでもクラウド会計ソフトでも銀行口座やクレジットカードと連携できる製品もあります。

いずれにしろ、現在はキャッシュレス決済を利用していない方でも、入力作業の効率化と将来を見据えて会計ソフトを導入しておくと、会計業務の効率化を図ることができるでしょう。

クラウド会計ソフトで会計業務を効率化!

クラウド会計ソフトは、コストや工数がかかりがちな会計業務を効率化することができます。
会計業務に時間やリソースを割くことができない場合は、クラウド会計ソフトを導入してみるとよいでしょう。

クラウド会計ソフトを導入したいけど、どのソフトが良いかわからないという方は、まずは、試してみることをおすすめします。

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photo:Getty Images

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