【ビジネスマナー】いまさら聞けない！ ビジネスマナーの基本【営業・訪問先編】

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POINT

• 5分前には到着して、コートなどは建物に入る前に脱ぐ
• 応接室では、原則的には出入り口に近い下座に座る
• 基本的には訪問側から切り上げて、辞去の挨拶を行う

到着時のマナー

取引先やお客様のところに訪問するときには、どのような点に気をつけるべきなのか。相手に会う前の到着時のポイントから解説します。

まずは、約束の時間の5分前には、到着するようにしましょう。私はおそろしく方向音痴なので、初めて訪問する際には、念のために15分前には到着できる時間に出発するようにしています。

ちなみに、アポイントをとる時間は、早朝や夜遅い時間はもちろんですが、食事時間も避けること。希望を聞かれた場合は、平日の午前10～11時、午後2時～4時の間にアポイントを取るようにしましょう。

遅れないように気をつけていても、当日、電車の遅延や急な仕事上のトラブルなど、やむをえない理由で、遅刻することもあるかもしれません。そのときは、遅れることがわかった時点で「どんな理由で、どれくらい遅れるのか」を、先方に伝えるようにしましょう。

到着したら、コートやマフラー、手袋などは脱ぐこと。建物に入る前に脱ぐのが、マナーです。また、服装については、一般的にはスーツを着用しますが、フリーランスの場合は、職種によっては服装や持ち物で、センスをアピールすることも効果的です。私はデザイナーの方と打ち合わせする機会が多いですが、文房具一つとってもセレクトが良い人には、仕事をお願いしたくなってしまいます。清潔感があれば、ＴＰＯに応じて、やりすぎない程度に、自分をＰＲする方法を考えてみてもいいでしょう。

受付では、自分の社名や屋号（場合に寄って職種）、名前を伝えてから、「14時に、企画部の田中様とお約束しております」というふうに、約束の時間と、相手の所属、相手の名前を伝えて、取り次いでもらうようにしましょう。

応接室のマナー

応接室に案内された場合、どこに座るのか、まごつかないようにしたいところ。何も言われずに通された場合は、入口に近い下座に立って待ちましょう。「お座りになってお待ちください」と言われた場合は、下座に座って待つこと。

ただし、「こちらへどうぞ」「どうぞ奥の席におかけください」と上座に誘導されることも多いと思います。逆に、訪問客を迎える場合は、そうすることがマナーだからです。

そのときは「いえ、こちらで結構です」と、一度は辞退してから、さらに勧められれば「失礼します」と上座に座る……というのが基本ですが、そこまではしなくてよいという考えもあります。個人的には、一度辞退することがかえって先方の負担になると思います。ケースバイケースですが、上座を勧められたならば、それに従って上座に座ってよいでしょう。

ただし、応接室のドアがノックされれば、立ち上がること。そして、名刺交換を行います。基本は、お金を出す（オファーを出した）側が目上、お金を貰う（オファーを受けた）側が目下となります。どんなかたちであれ、営業活動をしている場合は、常に自分のほうから渡すということを覚えておきましょう。

もし、お土産を持参している場合は、最初の挨拶のときに渡すこと。「ほんの気持ちですが」「よろしければ、皆様でお召し上がりください」といった言葉を添えられれば、ベストですね。

見送り時のマナー

打ち合わせが終われば、話し合われたことを確認したのち、「訪問側から切り上げる」のがマナーです。

話が盛り上がると、つい長居してしまいがちなので、気をつけましょう。相手は、その後も予定があるかもしれません。「予定の時間となってしまいました。そろそろ、失礼いたします」と話を切り上げること。「本日はお時間をいただき、ありがとうございました」という辞去の挨拶を忘れずに。

見送られるときは、応接室の入り口やエレベーターの前などで「こちらで結構ですので」と申し出ること。帰りに受付に軽い会釈や、挨拶を行えると、相手の印象も良くなることでしょう。

以上、訪問時のマナーについてご紹介いたしました。「全部できていない」という方はさすがに少ないと思いますが、すべてをスムーズにできると言い切れる方もまた、少ないのではないでしょうか。どんな分野でも一流の人ほど、マナーは徹底されています。フリーランスとして、自分の技術で勝負していく。そのプロとしての姿勢が、営業活動の段階で問われているという意識で、失礼のない言動を心がけたいものですね。

photo：Getty Images