これだけできていれば、確定申告もこわくない！ 〜確定申告の準備〜

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POINT

• その月に使った経費の領収書・レシートは、そのたびに封筒に入れて保管しておく
• 毎月末、封筒から取り出し、会計ソフトに入力しておく
• 交通費は、明細を「出金伝票」に記載し、領収書・レシートとともに入力・保管

年間200件の領収書をまとめて入力する手間を考えると……

確定申告のなにが大変かといえば、ズバリ経費の計上です。私もはじめての確定申告のときには、年末にたまりにたまった領収書・レシートの束から1件1件記帳していき、大変な思いをしたのを覚えています……。

例えばライター業をしている筆者の場合、事業にかかる経費には、主に次のような科目があります。

• 地代家賃 ……自宅兼事務所。事業用口座から毎月振り込んでいます。
• 水道光熱費 ……自宅兼事務所の水道光熱費です。
• 通信費 ……携帯電話をプライベートと仕事で兼用しています。
• 旅費交通費 ……電車での移動のほか、タクシーで移動することがあります。
• 新聞図書費 ……取材用の資料として、事前に書籍を購入することがあります。
• 消耗品費 ……コピー用紙などの消耗品です。
• 会議費 ……仕事場や取材会場にたびたびカフェを利用します。

数えてみると、これらの領収書・レシートが平均して月10〜20枚発生していました。年間にすれば200件前後になりますから、年末にまとめて記帳すれば、大変な思いをするのも当然です。

今のうちから領収書を整理しておこう

「同じ轍は踏むまい！」と決めた筆者は「やよいの青色申告 オンライン」上で毎月末、売掛金・回収取引の登録、クレジットカード・家賃の払い込み入力らとともに、これら経費入力をするよう習慣づけました。ちなみに「やよいの青色申告 オンライン」にはクレジットカードや銀行取引の金額をオンラインで自動取り込みしてくれるというすごく便利な機能もあります。

領収書・レシートの入力手順

1. その月に使った経費の領収書・レシートは、そのたび、封筒に入れて保管しておく。
2. 毎月末、封筒から取り出し、「やよいの青色申告 オンライン」に入力する。
3. 再び封筒に戻して、年月を記載。封筒ごと保管する。（帳簿は7年間保存）

月ごとに領収書・レシート・出金伝票をまとめ、封筒の中で保管

なお、公共交通機関を利用した場合（レシートが発行されない場合）の交通費は、日付・支払先・区間・用途・金額を「出金伝票」に記載し、領収書・レシートとともに入力・保管しています。

「やよいの青色申告 オンライン」の入力自体はとてもカンタン。あらかじめ勘定科目ごとにレシートを仕分けておけば、コピペ機能（同じ取引を続けて登録）を使いながらスイスイと入力でき、いちいち項目を入力せずに済みます。

だいたい月ごとの入力作業の時間は小1時間程度。これで確定申告前にのんびりと過ごせるのですから、それほどの負担には感じません。

「やよいの青色申告 オンライン」の取引入力画面。同じ科目を入力する場合は、左下の「同じ取引を続けて登録」にチェックを入れよう。

控除書類も忘れずに！

とはいえ、年末にまとめて記帳を済ませようとする事業者さんも多いことでしょう。最後に、記帳や確定申告時に必要となる関係書類をおさらいしておきます。これからの時期、各機関から順次送られてくる控除関係の書類も忘れずにチェックしておきましょう。

記帳の際に必要なもの

• 取引先への請求書
• 経費の領収書・レシート＆交通費等の出金伝票
• 事業用クレジットカードの明細書
• 事業用口座の明細（現金引き落としや家賃振込がわかるもの）

これに加え、事務所や電話料金を自宅・仕事で兼用している場合は、「やよいの青色申告 オンライン」で確定申告書を作成する際に「按分率」を定めることになります。自宅用／仕事用の比率の根拠を示せるよう、光熱費関係の検針票、電話の通話明細、自宅兼事務所の図面などがあると便利でしょう。

控除関係の書類

• 源泉徴収票（給与所得があった場合）
• 社会保険料／小規模企業共済等掛金控除関係書類
  ※国民年金、健康保険の控除は納付書・領収書があればOK
• 生命保険料控除関係書類
• 地震保険料控除関係書類
• 寄附金控除関係書類

個人事業者も人間ですから、一度に何百件もの経費を計上していけばミスが発生するものです。場合によっては、せっかく節税できる科目を見落としてしまうかも……。そんなことにならないためにも、大量の領収書・レシートを目前にする前に、きちんと記帳しておくのがなにより肝心です。
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photo：Thinkstock / Getty Images