Excel? 外注？ 取得したマイナンバーの管理をどうするか

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POINT

• 企業は従業員のマイナンバーを把握し、慎重に管理しなければいけない
• Excelや紙など、従来の管理方法では不十分。さらなるセキュリティ対策が必要
• 税理士や民間に委託する選択肢も。ただし、企業も委託先を監督する義務があり

マイナンバー導入で企業は何をするべきか

2016年から始まったマイナンバー制度。雇用保険の手続きをしたり、支払調書を提出したりする際、従業員のマイナンバーを記載しなくてはいけないため、企業は、利用目的を明確にしたうえで従業員一人一人の番号を把握することが必要となりました。そこで、課題となるのが、収集したマイナンバーをどう管理するかということ。企業は、マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防ぎ、適切な管理のために必要な措置をとらなくてはいけません。

マイナンバー　紙やExcelだけでの管理はあり？

企業がマイナンバーを管理するにあたって、どのような方法を採用するかは非常に重要ですが、これまで一般的な情報管理の方法として利用されていた紙、Excelを使う方法はどうなのかをまず考えてみたいと思います。

紙や書面での情報管理には、パソコンを通しての情報流出や、パソコンの破損による大量データの消失などが避けられるメリットがあります。ただ、一方、書類の置き場所いかんで、多くの人がデータを見ることができてしまう危険も。たとえば、社内で誰かがマイナンバー一覧の用紙を見ているとき、そばを通る人たちが、他人の番号を目にする……といった可能性もあり、情報を記録した用紙を取り出す機会が多いほどに、漏えいのリスクも高くなるでしょう。また、紙の書類だけに、物理的な紛失や盗難などの心配もあります。

では、Excelで管理する方法はどうでしょうか。こちらは難しい技術や手書きの手間などをかけずに、一覧表を作ることができるのがメリットです。ただ、Excelのデータをパソコンに保存して管理するという、通常よくやる方法では、データの流出や損失のリスクが少なからずあるといえます。

マイナンバーは、その情報の重要性から、管理にあたって、個人情報保護委員会のガイドラインに基づいた安全管理措置が求められています。その観点からいっても、通常の書類やExcelといった形での管理は適切とはいいがたく、書類ならば、管理者のみが利用できるセキュリティのしっかりした部屋や金庫に保管することが必要でしょうし、あるいはExcelを使うならば、パスワードを設定し、ウィルスソフトなど必ず最新のものを入れておくなど、さらなる二重三重の対策が必須だといえるでしょう。しっかりとマイナンバー管理が行える給与計算ソフトを利用するのも方法のひとつです。

マイナンバー　外部に管理を委託する場合に気をつけることは？

マイナンバーの管理を、外部に委託するという場合もあります。委託先として考えられるのは以下のようなパターンです。

税務書類の作成を依頼している税理士に委託する

マイナンバーが必要となるのは、おもに税務関係の書類です。税関係の処理を税理士に委託している場合は、当然、税理士にマイナンバーを伝えることになるので、業務と合わせてマイナンバーの情報を管理してもらうことも考えられるでしょう。

外部の民間業者に管理を委託する

制度のスタートにともない、マイナンバーの管理ができるクラウドサービスが増えてきました。これらはマイナンバーの収集も担ってくれることが多く、企業側の手間と負担がかなり軽減されるのがメリットです。

まとめ

マイナンバーを社内管理するのは負担が大きい……という場合は、外部に委託するのも一つの手段といえるでしょう。とはいえ、前述したようにマイナンバーの情報管理には、漏えいを防ぐための安全管理措置をとることが求められ、企業が外部業者や税理士さんなどに頼む場合も、委託先で適切な安全措置が行われているかどうかを委託元が監督することが義務付けられています。外部委託をする際は、委託先の管理体制、セキュリティシステムなどを必ず把握し、信頼できるサービスを選ぶこと。なおかつ、管理を委託先任せにせず、適切に番号が守られているかどうか、常に目を光らせていくことが大切ですね。

photo：Thinkstock / Getty Images