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どうする? マイナンバーを保管しているPCがクラッシュしてしまったら

平成28年から本格運用が開始されたマイナンバー制度。勤務先や取引先に提供したという人もいれば、従業員から預かったという人もいるでしょう。外注先にマイナンバー送付の依頼を出した人もいるかもしれません。制度の内容も浸透したと言えそうです。ですが、「もしも」のときの対策まではまだ講じていない企業が多いのではないでしょうか。今回は「もし、マイナンバーを保管したパソコンがクラッシュしたらどうすればいいのか」について、解説したいと思います。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • マイナンバーを含むパソコンは修理に出せない?
  • メーカーが恐れるのは情報の流出に伴う責任問題
  • 目の前で修理してもらうという手も

パソコンを修理に出すのはNG

平凡な日々がいかに幸せだったか……。

パソコンが突然壊れると、大げさではなく、そんなふうに思います。メールのやりとりや、大切な文書などバックアップをとっていなければ、冷や汗ものです。

そして、2016年からは、次の点を新たに確認しなければなりません。

「この壊れたパソコンに、マイナンバーが保管されていなかったか?」

マイナンバーは厳重な管理が求められるので、やたらといろいろなパソコンに保存されていることは、まずないでしょう。しかし、事務所に1台は、そのようなパソコンがある可能性は高く、運悪くそれが壊れてしまうこともあり得ます。

もし、そのパソコンにマイナンバーが保存されていた場合、故障してもメーカーに修理に出すことができません。「そんな馬鹿な」と思う人もいるかもしれませんが、実際に、複数のパソコンメーカーが、「マイナンバーが記憶されたデータがあるパソコンは、修理を受けつけられない」といった趣旨の文言を修理規定に盛り込み始めています。一体なぜなのでしょうか?

メーカーが修理を受けつけない!?

マイナンバーを保管したパソコンについて、メーカーが修理を受けつけないのは「個人番号関係事務の委託」とみなされる可能性があるためです。委託となれば、安全管理措置を担保しなければならなくなってしまいます。

また、個人情報保護委員会によるガイドラインには、ハードウエアやソフトウエアの保守サービスについて、以下のように書かれています。

「保守サービスを提供する事業者が、保守のため記録媒体等を持ち帰ることが想定される場合は、あらかじめ特定個人情報の保管を委託し、安全管理措置を確認する必要があります」

上記を受けて「マイナンバーを含んだパソコンは修理できない」というのが、現状のメーカーの姿勢です。漏えいした場合は罰則もあるマイナンバーを、メーカーが責任を持って預かるのは、とてもじゃないけどできないというのは、無理もない話でしょう。

壊れた場合の正しい対処

では、マイナンバーを保管したパソコンが壊れた場合、どうすればいいのでしょうか。

まずは、パソコンがひとまず起動するようであれば、データのバックアップをとり、マイナンバーを確実に消去したうえで、修理に出すこと。これがひとつです。もしパソコンが起動すらできず、データの消去もままならない状態になってしまっていたら……最悪のパターン。場合によっては物理破壊などの対策も検討せざるを得ないかもしれません。

もしくは、訪問修理をしてもらうという方法もあります。依頼主が監督しながらの修理であれば、マイナンバーの消去を、目の前で行うことも可能です。出張費用などコスト増になりますが、漏えいの可能性はかなり少なくなると言ってよいでしょう。

以上、マイナンバーが入ったパソコンが壊れた場合についてご説明しました。

大切なのは、故障しないように、日々のメンテナンスを心がけることです。特に、マイナンバーの入ったパソコンについては、いつ壊れても慌てないようにバックアップをとるなどの準備をしておくとベストでしょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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