手書き？ Excel？ 請求書をどんな方法で作成していますか？

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POINT

• 手書きの請求書は、データ改ざんや消失のリスクが少ない
• Excelの請求書は手間が少なく、さまざまな送付方法に対応
• 請求書は手書きでもExcelでもOK。ただし、必須項目を忘れずに

手書きの請求書のメリット・デメリットとは？

手書きの請求書は、筆跡の差が出るため、「類似案件で請求書が混同する」「データ改ざんされる」といった危険が少ないのがメリットです。また、パソコンのデータではなく、書いた現物を保管するということで、パソコンの破損や、ウィルスやハッキングなどによる請求書のデータの消失、流出などを防ぐことができます。さらに、自ら計算して書き込んでいくことで、請求に関する情報をよりしっかりと把握できるということもあるでしょう。

一方、デメリットとしては、まず、紙代・郵送代などのコストがかかること。また、内容によっては計算や記入に時間がかかったり、計算ミス、記入ミスのリスクも毎回生じます。そして、書き損じたときのやり直しが面倒だったりする場合があります。さらに、手書きで作成した紙の請求書は、その量が増えるほどに保存や整理の手間と負担がかかるという側面も否めません。

Excelの請求書のメリット・デメリットとは？

パソコンの普及とともに一般的となったExcelで作る請求書。こちらは数字を入力すれば、計算式を設定するだけでExcelが計算をしてくれるというのが大きなメリットです。また、いちど氏名や住所などをフォーマットとして打ち込めば、再度書き直す必要もないということで、計算や書き込みの手間が削減できます。もちろん、印刷もできるので、メール送信や郵送などさまざまな送付方法に対応できるのも利点だといえるでしょう。

ただ、パソコンでデータを保存するということで、データの消失、流出などのリスクは否めず、場合によっては大量のデータをなくすなどの問題が起きてしまうこともあります。また、Excelの書類はデータの書き換えが容易にできてしまうという点も注意したいところ。請求額の数字に修正があった場合や担当者が複数いる場合などで、最終的にどれが正しい数字だったかわからなくなってしまった、なんていう話も聞きます。そうしたトラブルを避けるために、Excelで作成した後にPDFデータに書き換えるなどの工夫が必要です。

請求書をあらためておさらい！ 必要な記載項目は？ 送付方法は？

起業したばかりの個人事業主の方は、「請求書ってどう作ればいいの？」「手書きでもいいの？」など、迷ってしまう場合もあると思います。請求書は「このやり方でなくてはならない」というものはなく、手書きやExcel以外にも、どんな方法で作成しても問題はありません。
ただし、請求書を発行する際に、必ず記載すべき項目があります。また、決して必須ではありませんが、記載しておいたほうが望ましい項目もあります。

【請求書に記載必須の項目】

• 請求者の氏名と連絡先
• 取引先の氏名
• 取引内容（請求項目）
• 取引金額（請求額）
• 取引の年月日
• 請求書の発行年月日
• 銀行や郵便局の口座の振込先情報

【請求書に記載が望ましい項目】

・請求番号
　必須ではありませんが、番号を付けておくと整理や管理がしやすくなります。

・振込期限
　振り込みの期日を記載しておくと、請求先に振り込みの期限を伝えることができます。また、きちんと期日までに振り込まれたかどうかを確認する際に役に立ちます。

・印鑑
　印鑑を押すことによって請求書が原本であることが証明されます。

・消費税額
　取引金額と、それにかかる消費税額をわかるようにしておくようにしましょう。取引先と事前に、税込み記載か税抜き記載かを取り決めておくとよりいいです。

・源泉所得税の金額
　原稿料・翻訳料・デザイン料など源泉徴収が必要な報酬の場合は、源泉所得税をあらかじめ記載しておくと、支払調書が来なくても確定申告時に慌てずにすみます。

請求書を取引先に送付する方法としては、郵送、FAX送信、メール送信の3種類が一般的です。ただし、取引先によって、メールのみのデータ送付でOKだったり、原本の郵送を希望するところがあったり、その対応はさまざまなのが現状です。請求書を送る際にどの方法がよいか、必ず事前に先方に確認しましょう。なお、請求書は信書なので宅急便での送付は郵便法違反となります。

また、ここ数年は、「Misoca」などをはじめとするクラウド型請求書サービスが人気を集めています。これらのサービスは、消費税や支払期限などの細かい項目を入力でき、取引先への郵送やメール送信も請け負ってくれるので、請求書の発行や送付作業がより手軽にできるのが特徴です。請求書の作成が面倒……という人は、導入を考えてみるのもよいでしょう。

個人事業主にとって、請求書の作成は手間のかかるものではありますが、とても大切な業務。支払い時のトラブルを避けるためにも、間違いのない形で作成、発行をしなくてはいけません。作成方法はさまざまな選択肢がありますので、自分にあったものを選んで、きちんと作成、発行していきましょう。

photo：Thinkstock / Getty Images