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面倒な交通費精算を効率化!便利な「経費精算アプリ」

意外に面倒な「交通費精算」。交通費の支払いは交通系ICカードで行うのが一般的ですが、利用のたびに領収書をもらうわけではないので、あとでまとめてスケジュール表と乗換案内サイトをにらめっこし、経路と運賃を検索、という面倒な作業が発生するのが実情ではないでしょうか。

そこで、交通費の記録と、取引仕訳を自動化する便利なツールを、モバイルアプリを中心にご紹介します。

お知らせ

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POINT
  • 経費精算の中でも、毎月の交通費精算は面倒な作業
  • モバイル経費精算アプリを利用すれば、交通費精算を効率化できる
  • 「YAYOI SMART CONNECT」との併用で、弥生との連携もさらに便利に

最も面倒な社内作業の一つが「経費精算」

フリーランスや個人事業主にとって、毎月の経費精算は面倒な作業の一つです。クラウド経費管理アプリを提供する、株式会社クラビスが行った「仕事の効率に関する調査」によれば、もっとも面倒な社内業務に「経費精算」を挙げるビジネスマンは約52%に達し、約6人に1人(16%)が「勤務時間外に経費精算している」ということです。

とくに交通費精算は、交通費の支払いに領収証をもらわないことが一般的なので、小口伝票に手書きしたり、Excelのフォーマットなどに記入したりするなどして管理している人も多いのではないでしょうか。

モバイルの「経費精算アプリ」利用のメリット

こうした経費精算の作業負荷を軽減し、業務を効率化するのが、経費精算アプリです。

経費精算アプリを使うと、「すき間時間」に交通費などの取引記録をスマホから入力できます。多くのアプリは乗換案内サービスと連携しています。また、これらはSuicaやPASMOなどの交通系ICカード読み取り機能とも連携しているため、これまで手書きや手入力していた精算作業の負荷を軽減し、作業時間を短縮することができます。

個人で働くフリーランスはもちろん、経理担当者や決裁者がいるスモールビジネスにおいても、ビジネスユーザーである申請者のみならず、申請内容をチェックする経理担当者や承認者の作業負荷も軽減することが可能です。

モバイル向けのアプリには無料で利用できるものもあり、また、お使いの会計ソフトと連携する機能を持った非常に便利なアプリもあるので、目的や用途、機能に応じて選ぶとよいでしょう。

便利なモバイル経費精算アプリ

(1)Staple(ステイプル)

個人事業主、従業員規模10〜20人規模のスモールビジネス事業者をターゲットにした経費精算アプリです。スマホから経費を入力し、申請できるほか、NFC機能を備えたスマホであれば、交通系ICカードをかざすだけで利用履歴が自動で読み込まれます。(交通系カードからの読み込みはAndroidのみ対応です。)
また、弥生会計をはじめとする会計ソフトとも連携し、入力した経費データは、仕訳として会計ソフトで取り込むことが可能なので、二重入力の手間がなくなります。

アプリはiOS、Androidに対応し、アプリのインストールは無料。クラウドの経費精算サービスの利用は、個人利用は無料、組織での利用は別途月額料金が必要です。

経費精算アプリ Staple(ステイプル)

「YAYOI SMART CONNECT」との併用でさらに便利!

さらに、弥生会計ラインアップの連携機能「YAYOI SMART CONNECT」を利用すれば、経費精算アプリなどの連携サービスから仕訳データに自動で変換し、対応する弥生のソフトで仕訳として取り込むことができます。

交通機関を利用した外出の多いユーザーの場合、交通系ICカードからデータを取り込むと、外出のたびに膨大な仕訳データが作成されますが、こうした交通費などの複数の取引も、「まとめ仕訳」機能により、月ごとにひとつの取引にまとめて仕訳データにすることができます。

銀行明細やクレジットカード、電子マネーなどの明細データ取込などをはじめ、連携サービスや対応ソフトは順次拡大中で、利用料金や条件はサービスやソフトによって異なりますが、弥生IDをお持ちで、あんしん保守サポートに加入している方であれば無料でお使いいただけます。

YAYOI SMART CONNECT|会計ソフトなら弥生株式会社

まとめ

モバイルの経費精算アプリを使って交通費精算を効率化する方法についてご紹介しました。アプリの利用に際しては、お使いの会計ソフトとの連携や、サービスプランなどをチェックしたうえで最適なアプリを選ぶようにしましょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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