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見積書、注文書、注文請書、納品書、請求書、全部まとめて解説!

ビジネスにおける取引で用いられる書類にはさまざまなものがあります。例えば、見積書、注文書、請書(注文請書)、納品書、検収書、請求書などがありますが、そもそもこれらはすべて発行しなければならないものなのでしょうか。
また、発行することにどのような意味があるのでしょうか。今回は、これらの書類を正しく運用するための基本的なルールや知識について解説したいと思います。



POINT
  • それぞれの書類の意味を正しく理解することが重要
  • 出さなければならないから出すのではなく、何のために出すのか再確認
  • 取引契約書の作成で書類の簡素化を図ることも一つの選択肢

それぞれの書類の意味を確認してみよう

まずはそれぞれの書類の意味を正しく理解することが大切です。それでは順を追って解説していきたいと思います。

●見積書

取引の相手方に対して提出する書類で、商品やサービスの対価がいくらになるのかを事前に知らせるための書類です。相手先はこの見積書を見て購入や契約を検討するため、ビジネスにおいてはもっとも重要な書類と言っても過言ではないでしょう。
すなわち、見積書は出さなければならないから出すものではなく、ビジネスにおいて自社の商材を売り込む際の非常に重要なプレゼンツールと捉えましょう。
見積書が見にくいと、提供する商材が良いものだとしても相手先に対して悪い印象を与えてしまうこともあります。
そのため、見積書については、できる限りわかりやすく見やすい書式でまとめることを意識しましょう。

●注文書

相手先が提示した見積書に対する発注の意味で出されるのが「注文書」です。発注書とも言います。注文書には、相手先に対してどのような商品やサービスを「いつまでに」「どのように」提供してほしいのかを明確に記載する必要があります。
また、見積書とおりの発注になることが多い場合は、見積書兼発注書として同じ書面において署名捺印することで運用する場合もあります。

●請書(注文請書)

注文書を受け取ったら、受け取ったことを相手に知らせるために「請書(注文請書)」を発行します。これにより注文した側も安心することができます。
法的にはこの段階で契約が成立したと考えられます。

●納品書

相手方から注文があった商品やサービスの納品が完了した時点で発行するものです。これをもって仕事が完了したことを意味します。

●検収書

納品された側が、商品やサービスに欠陥や不具合がないのかを確認して相手先に発行するのが検収書です。検収書を発行するとその取引は終了し、相手方から請求書が発行されることになります。

●請求書

相手方から検収書が発行されたら、正式に代金の請求書を発行します。請求書に記載した内容に沿って相手方から代金が支払われます。

また、これらの書類には、会社が正式に発行したことを証明するために、必ず角印で捺印してから発行するようにしましょう。

これらの書類はすべて出さないとならないの?

取引に必要なこれらの書類は、必ずしもすべて出さなければならないというわけではありません。実際、個人事業主や中小企業の場合は、これらの書類を一切使わず、お互いの信頼関係のもとすべて口頭での意思表示によって済ませてしまっているケースも少なくないようです。

ただ、これらの書類がないと、万が一取引先とトラブルが発生したときに、正式な取引があったと証明することが非常に難しくなります。例えば売掛金などが発生した場合などは、正式な注文書や発注書を受け取っておかないと、代金の請求が難しくなる場合もあるため注意が必要です。
これらの書類は出さなければならないから出す、のではなく、取引全体の安全性を「担保」するために出すべき書類なのです。

これらの書類を省略する方法はあるの?

例えば特定の会社と継続的に一定量の商品やサービスをやり取りする場合は、その都度これらの書類をすべて発行すると大変なため、別途取引契約書を作成すると良いでしょう。その契約書の内容に毎月の発注量や検収方法、支払方法、金額などを明記しておけば、その都度書類を取り交わす手間が省けます。

ただし、納品と検収については、その都度適切に行うことが、取引の安全性の確保という観点から考えると依然として重要なことに変わりはありません。

photo:Thinkstock / Getty Images

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