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領収書の整理ツールをどう使う?3つの保管方法のメリット・デメリット

領収書の整理が苦手な人は多いのではないでしょうか。領収書は取引を証明する書類(「証憑(しょうひょう)」と呼びます)で、経費として計上するには一定期間保存することが義務付けられています。白色申告は5年間、青色申告は7年間、領収書を残しておかなければなりません。

では、領収書をどのようなツールで整理するのが効率的なのか、「ファイル保存」「スクラップブック」「スキャナ保存」の3つの方法のメリット・デメリットをご紹介します。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • ファイル保存・スクラップブックは物理的スペースが必要
  • 原本を破棄したいならスキャナ保存
  • 領収書は手間と時間をかけずに整理すべき

ファイル保存で領収書を整理する方法

まず1つめは、ファイルを使って保存するごくシンプルなやり方です。透明なポケットつきのファイルを用意して、受け取った領収書をどんどん入れていきます。

・メリット

領収書をファイリングするメリットは、封筒などに入れるよりも探しやすくなることです。中身が見えるクリアポケットに入れておけば、あとから必要になったときに見つけやすくなります。月別、年別に整理して、確定申告に使った書類もまとめておけば分かりやすいでしょう。

・デメリット

ファイル保存のデメリットは、ファイルを収納する物理的なスペースが必要なことです。また、枚数が多いと単純にクリアファイルへ領収書を放り込んだだけでは後から探しにくいので工夫して整理する必要があります。A4サイズのコピー用紙にテープで領収書を貼り付けて、A4ファイルで保管すると扱いやすくなります。

スクラップブックで領収書を整理する方法

2つめはスクラップブックを用意して、ノートに領収書1枚1枚を日付順に貼り付けていく方法です。「1日1ページ」とルールを決めて整理すれば、あとで領収書を確認する必要が出てきたときに、ページをめくって探せばすぐに見つかります。

・メリット

スクラップブックを用いるメリットは、見栄えよく領収書を整理できることです。ノートに領収書の詳細を書きこむこともできるため、取引の内容がより明確になります。例えば、取引先との飲食代を経費にする場合、その相手の名前や関係をスクラップブックに書きこんでおくとプライベートな飲食代ではないと遡って思い出せます。

・デメリット

デメリットは領収書の貼りつけに時間がかかることです。枚数が多くなればなるほど作業する負担も大きく、レイアウトにこだわりすぎて時間のムダになったり、業務に支障が出たりする場合もあります。またファイル保存と同様にスクラップブックの保管スペースも必要です。

スキャナ保存で領収書を整理する方法

3つめは領収書をデータ化する、スキャナ保存です。従来は3万円未満のみ領収書のスキャナ保存が認められていましたが、2016年1月から「電子帳簿保存法」が緩和されて金額制限がなくなりました。

・メリット

要件を満たしてスキャナ保存を行なった場合、領収書の原本を破棄することができます。紙ベースでの保管とは違って省スペースになるため、自宅などを事務所にする個人事業主にとってはメリットが大きいでしょう。

・デメリット

電子帳簿保存法に基づいて領収書のスキャナ保存を行うには、タイムスタンプを残すことが求められます。タイムスタンプとはファイルを作成した時刻と、内容の非改ざんを証明するもので、専用システムを導入して付与します。領収書をスキャンする手間もかかりますが、規制緩和に対応したサービスを活用すればデータの一元管理も楽になります。

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日頃からきちんと整理しておけばあとは確定申告ソフトに入力するだけで、確定申告のときもすぐに集計できます。確定申告を終えたあとに領収書を見返す機会は少ないですが、万が一税務調査が入ったときに必要な領収書をすぐ探せるよう、上手に整理していきましょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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