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社会保険労務士が紹介!はじめての給与ソフトの選び方

どんなに忙しくても支払い日を守らなくてはならず、計算に間違いがあると一瞬にして従業員の信頼を損なってしまう毎月の給与計算。事業者にとっては負担が重い仕事ではないでしょうか。今回は、そんな事業者をサポートする給与ソフトの選び方について書きました。

POINT
  • 選ぶ基準を考える
  • 実際に操作を体験するのが理想的
  • はじめてでも馴染みやすいものを選ぶ

給与ソフトを選ぶにあたって、大事にしたいこと

値段、機能、使いやすさ…。
ソフトを選ぶポイントは複数考えられます。

「値段」は、気になるところかと思います。とにかく出費を抑えたいのであれば、これを優先するのも一つでしょう。

しかし、業務で考えたときに必要な「機能」はどうでしょうか。
給与ソフトと言っても、給与の他に「賞与計算」「年末調整」はどのソフトにもついているでしょう。その他に、社会保険の手続きで最低限「算定基礎届」「月額変更届」「年度更新」の機能があってしかるべきです。
なぜなら、この3つは給与データをそのまま使うからです。

そして、「使いやすさ」。何しろ毎月使うソフトです。使うことが苦痛になってしまうソフトでは困ってしまいますよね。

体験版をインストールして、実際に操作してみよう

全ての給与ソフトに体験版があるわけではありませんが、ぜひお試しになってみてください。クチコミを参考にすることも大切ですが、やはり個人との相性というものがあります。数社を同時に比較するとわかりやすいでしょう。

検索エンジンで「給与ソフト 体験版」と検索してみると、ダウンロードして何日間か体験できるものもあれば、CDやDVDを送って来てくれるものもあります。

実際に操作してみて「はじめてでも馴染めるか」が大きなポイントになると思うのです。ここで私の体験談をご参考にしていただければ幸いです。

給与計算ってなに?

私は最初に給与計算という仕事に携わった時、数社の給与ソフトを同時に使うという経験をしました。その当時は、給与計算とは、「額面-天引き=手取り額」ということぐらいの認識しかなかったのです。

やっていくうちにわかったことですが、「額面」の中には

  • 基本給や通勤手当、住宅手当などの毎月固定で支払われるもの
  • 残業手当や休日出勤手当などその月によって額が変動するもの

この2つに分けられます。
そして「天引き」の中には健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料などの社会保険料と所得税・住民税などの税金があり、それぞれ固定で天引きされるものと変動するものがあります。

給与ソフトを使うといろいろ自動計算

給与ソフトを使うと何がラクなのかと言うと、この固定額を毎月入力する必要が無く、また、変動するものも全て自動で計算してくれるということです。

操作手順としてはどのソフトも似通っていました。
まず、各従業員の基本情報(氏名や生年月日、扶養家族の有無や基本給、通勤手当など)をあらかじめ登録しておきます。

そして、勤怠の集計結果(残業が○時間とか、休日出勤が○時間など)を毎月入力すれば、残業手当や休日出勤手当が自動で計算されます。また、天引きされる社会保険料や税金も自動計算されます

ただ、入社時に基本情報を登録していても、昇給したり、引っ越して通勤手当が変わったり、結婚して家族の人数が増えたりという従業員の変化は起こります。こういったイベントは必ず、給与の中の支給額や社会保険料や税金にまで絡んでくるのです。

つまり「毎月、勤怠情報さえ入力してしまえばそれでOK」というわけではないのです。
従業員の数がずっと変わらず、全員の給与額も変わらないのであれば問題ないですが、そんな会社は珍しいですよね。万が一、そのような会社があったとしても法改正のたびに社会保険料の料率が変わるなど、給与計算に関わる変更点が出てきます。

私は給与計算の仕事をするようになってから、その難しさや奥の深さを初めて知りました。

はじめての人向けの弥生給与

でもそんな中、とても優しいソフトがありました。弥生給与です。

「クイックナビゲータ」の画面(下記参照)には全工程の作業がイラストを用いて表されており、今何をするべきか直感的にパッとわかります。この「直感的」というのが私にとってとても重要でした。

他社の給与ソフトのメニュー画面は文字の羅列のみで「読んで、理解する」ことが必要でした。このひと手間(と言ってもコンマ何秒かですけれど)があるとないとでは大違いです。

初心者向けに手取り足取り教えてくれるソフトです。

操作も簡単で、ひとつのメニューにつきクリックする回数は最低限に抑えられている印象があります。このことがストレスをぐっと減らしてくれます。

また、これはかなり個人的な好みの話になりますが、弥生給与は画面のデザインが美しいです。レイアウトもよく考えられていて目線を送る時がとてもラクに感じます。

初期設定や操作方法に関する動画も公開されていますし、もし自分で解決できない問題は電話やメールでのサポートを受けられます。また、年末調整や社会保険料率の変更などの法改正をもれなく対応してくれるので、安心できます。
これほど馴染みやすく使いやすいと感じたソフトは他には無かったと思います。

以上は私のまったく個人的な見解ですが、弥生給与のシェア率が高い理由はこのあたりにあるのかもしれません。いくつかのソフトを比較してからあなたにいちばん合うものを導入し、給与計算という仕事がより簡単で楽しいものになりますようお祈りいたします。

photo:Thinkstock / Getty Images

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