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スキャナ保存制度への弥生株式会社の対応は?岡本社長に聞いてみた

仕事をするにつれ山積みになっていく領収書や請求書、納品書など…。今年改正されたスキャナ(*)保存制度により、紙の書類が必要なくなる日も近いかも。

個人事業主やフリーランスでも使える可能性のあるスキャナ保存制度。今回は弥生株式会社の岡本社長に話を聞いてきました。

参考記事:【2015年税制改正】スキャナ保存制度で確定申告のやり方も変わる!?

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。



POINT
  • 弥生のスキャナ保存制度対応は、自動仕訳まで視野に
  • コストをかけずにタイムスタンプが利用可能
  • 日々の経理業務が、更に確定申告をラクにする

弥生の「スキャナ保存制度」対応

弥生が考えている「スキャナ保存制度」対応は、

・レシートや領収書等(以下「証憑」)をスキャナーで画像を取り込み、タイムスタンプを付与して保存
・証憑のスキャナー画像は履歴管理されており、検索などが可能

といった、単純な「スキャナ保存制度」に加えて、取り込んだ画像からOCR(光学文字認識)処理で日付や金額をテキストデータとして抽出し、自動仕訳を生成する機能も盛り込んでいた。

【岡本社長】

2015年税制改正により「スキャナ保存制度」が改正され、電子保存が認められるための要件が緩和されました。

ただ、緩和されたといっても、中小企業や個人事業主・フリーランスの皆さんがすぐに使えるかというとそれなりにハードルは残ります。新たな要件に対応したシステムを構築し、画像がいつ作成されたのかを証明するタイムスタンプを漏れなく付与するなど、様々な障壁があります。

弥生の「スキャナ保存制度」対応は、弥生がこれら要件を満たすシステムを提供します。加えて、YAYOI SMART CONNECT(以下「SMART」)を使って、証憑の電子保存から、自動仕訳まで、一気通貫で自動化する会計業務 3.0を実現させる予定です。

昔は、伝票も帳簿も、試算表もすべて手書きで行っていた。これが、会計業務のルーツである会計業務1.0。現在は、会計ソフトを使って、伝票を入力するだけで試算表まですべて作れてしまう。これが一歩進んだ会計業務 2.0。会計業務 2.0では会計業務の後工程だけが自動化されていたが、今回、証憑などのスキャナー画像から自動的に仕訳ができるようになれば、前工程も含め、一気通貫で自動化される。これが岡本社長の言う会計業務 3.0だ。

【岡本社長】

弥生には、SMARTがあります。

SMARTは、Moneytree、Zaim、Airレジ、Misocaなどの外部サービスから、銀行明細やクレジットカードの明細データ、Suicaなどのデータ、さらにはPOSデータや請求書データを取り込み、自動で仕訳を生成する仕組みです。

今回予定している「スキャナ保存制度」対応では、証憑を画像データとして取り込んで保存するだけではなく、OCR処理によってテキストデータ化し、SMARTの仕組みを使って自動で仕訳を作成するところまで一気通貫で実現します。つまり、最初から最後まで自動化によって会計業務をラクにできる、会計業務 3.0が実現します。

自動仕訳にとても強い魅力を感じた。簡単そうなのがいい。ただし、仕訳の精度が気になるところ。もっとも、会計ソフトの老舗である弥生には、多くのユーザーがいる。そのユーザーが使った集合知も使えるようだ。

【岡本社長】

SMARTはお客さまの仕訳のパターンを記憶しますから、一度発生した仕訳はその後確実に自動で処理されます。また、初めての仕訳についても、弥生のお客さまの数の力を活かし、皆の集合知から類推した仕訳を、皆で活用できるようになっています。

経理業務がラクになりそうな気がする。ただ、いい話には裏がありそう…、ということで、コストの話も聞いてみた。

【岡本社長】

「スキャナ保存制度」に対応するためには、タイムスタンプと、画像データの保管および履歴管理をするシステムが必要になります。

タイムスタンプについては、弥生がお客さまに代わり契約をすることで、皆さまに安価で提供できる予定です。また、画像データの保管、履歴管理をするシステムも、SMARTの一機能として弥生が提供します。

弥生会計 オンラインなどのクラウドアプリケーションはもとより、デスクトップアプリケーションの弥生会計でもあんしん保守サポートにご加入いただいていれば、これらの機能を低コストで利用できるようになります。

―やっぱり、裏がありそうなので、もう一度…

【岡本社長】

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…(笑)。

SMARTを導入することで、「スキャナ保存制度」に対応するだけでなく、日々の取引も自動で仕訳ができるようになる。まさに会計業務 3.0の世界です。

会計業務3.0が実現できれば、業務の効率化はもちろん、それによって生まれた時間をより前向きな業務に活用できる。事業の状況をタイムリーに把握し、事業拡大につなげて頂ければと思っています。

将来的には、弥生のSMARTで後ろ向きな会計業務が無くなる、そんな時代を築きたいですね。

―ありがとうございました。

個人事業主・フリーランスの「スキャナ保存制度」を考えてみる

次に、弥生が「スキャナ保存制度」に対応したSMARTを提供することで、中小企業や個人事業主・フリーランスの業務はどう変わるのか考えてみた。

参考:SMART (YAYOI SMART CONNECT)

・証憑を集める

今までは、証憑を袋に入れたりして集めていた。SMARTを利用することで、証憑を貰った都度、スキャナー画像をSMARTに取り込むことになる。これで、かさばる財布もすっきりしそうだ。

・伝票を作る

今までは、証憑を見ながら伝票を作っていた。SMARTでは、証憑をスキャナーで取り込むだけで、適切な仕訳を自動選択してくれる。今まで行っていた「過去の勘定科目を調べる」という煩わしい作業が無くなるだろう。

・証憑を探す

SMARTでは、伝票と証憑が紐付いているため、伝票から証憑を検索するのもかんたんになりそう。また、いくつかの条件を入力して該当する証憑を探しだすことも一発でできるようになるだろう。

・確定申告や決算業務から解放?

確定申告時に証憑を整理していた事業者が多いだろう。SMARTを利用して会計処理していれば、確定申告時期にあわただしく証憑をまとめたり、伝票作成の時間がいらなくなりそうだ。会計ソフトへの入力作業もなくなるので、決算にかかる時間が短縮され、会計数字を把握するタイムラグがどんどん短くなるだろう。

・会計事務所や税理士事務所とのやり取り

会計事務所や税理士事務所に顧問をお願いしている場合は、SMARTがあれば、証憑が会計事務所に共有できるようになるようだ。共有できれば、毎月の往査時に確認していた作業が減るだけでなく、同じスキャナー画像を見ながらかんたんに質問もできるだろう。

まとめ

「スキャナ保存制度」は、個人事業主やフリーランスであっても、コストや業務効率化のメリットを享受できそうである。これから来る、会計3.0の世界にいち早く対応するためにも、2016年1月からスタートする「スキャナ保存制度」からは目が離せそうもない。

(*)法令などを表す場合には「スキャナ」、その他の場合はマイクロソフト社の表記に合わせ「スキャナー」と表記しています。(編集部注)

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