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実務-7 取得したマイナンバーの保管方法

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

特定個人情報は、法律に明記されたもの以外は保管することはできません。そのため、保管対象は何か、どう保管するのかを、会社としてあらかじめ決めておく必要があります。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

マイナンバーの保管について

マイナンバーが記入された書類のうち、関係法令によって一定期間保存が義務づけられているものは、その期間保存する必要がありますので、関係法令の確認も必要です。

下の表に、事業者が取り扱う税や社会保障に関係した主な文書類の法定保存期限などを挙げましたので、参考にしてください。税務関係の書類の保存期限がもっとも長く7年になっています。

なお、これらの書類は期限を過ぎたら保存できませんが、どうしても保存が必要な場合は、マイナンバー部分を読み取れないように黒く塗りつぶしたり、電子データであればマイナンバー部分を削除して保存すれば法律違反になりません。

たとえば、扶養控除等申告書のデータをパソコンに保存している場合に、7年経過したところでマイナンバーを自動的に削除するような機能をもったソフトウェアを使うという方法もあります。

主な法定書類の保存期間

主な法定書類の保存期間

契約が数年にわたる場合

雇用契約が2年以上続いている従業員(社員)の特定個人情報は例外です。翌年度以降も給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等に利用することから、長期間保管しておくことができます。休職している従業員の場合で、その従業員の復職のめどが立たない場合であっても雇用契約が継続しているため、特定個人情報を継続的に保管できます。

また、土地の賃貸借契約等の継続的な関係にある場合も同様に、支払調書の作成事務のためにマイナンバーを利用することから、継続的な保管が可能です。

マイナンバーの保管の安全管理

特定個人情報を取り扱うノートパソコンなどの情報機器や外付けハードディスクなどの記憶装置および書類などの保管には、保管中の盗難や紛失を防止するための対策を行います。

特定個人情報を取り扱うパソコンや書類などを保管する際の安全管理の方法として、次のようなことを検討してください。

紙書類

紙の書類は、鍵のかかるキャビネットや書庫などに保管します。鍵の管理も取扱責任者が行います。また、できるだけ他の書類と混在させないようにします。

パソコン・記録メディア

特定個人情報ファイルが記録されているノートパソコンや外付けハードディスクなどの機器は、盗難の対策として、セキュリティワイヤーで固定するか、帰宅時には鍵のかかるャビネットや書庫などに保管します。

また、パソコンで特定個人情報ファイルを保管している場合は、データの写し(コピー)をとって、それをCDや外付けハードディスクなどの別の媒体に記録しておくようにします。これをバックアップといいます。バックアップをすることによって、コンピューターウイルスに感染した場合や、うっかり上書きして元のデータが消えてしまった場合、パソコンが故障してしまった場合などの、「万が一」のときに役立ちます。

そして、別の媒体に記録したバックアップデータは、他の重要書類と同じように、鍵のかかるキャビネットや書庫などに保管して、盗難や紛失がないように厳重に管理します。

マイナンバ保管 イメージ

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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