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実務-2 マイナンバーを扱う業務を洗い出す

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

どの部署のどのような業務がマイナンバーに関係するのか、どのような情報を取り扱うのかをはっきりさせるところから検討をはじめます。

どのような業務がマイナンバーの対象なのか

マイナンバー制度で事業者が影響を受ける務は、主に従業員の給与・社会保険・経理関係です。

下の表は、マイナンバーや法人番号を取り扱う代表的な業務内容です。マイナンバー制度の開始に向け、自分の会社がどのような業務のどのような場面でマイナンバーや法人番号を取り扱うのかを、一つひとつ洗い出していきましょう。

事業者のマイナンバー制度対象となる主な業務

対象 業務内容 担当部署
従業員
(扶養家族含む)
●給与所得・退職所得の源泉徴収票作成
●雇用保険届出
●労災保険の支給に基づく請求
●健康保険・厚生年金保険届出
●国民年金の第3号被保険者の届出
人事
総務
従業員以外 ●報酬・料金等の支払調書作成
●配当、剰余金の分配及び
 基金利息の支払調書作成
●不動産の使用料等の支払調書作成
●不動産等の譲受け対価の支払調書作成
経理

業務フローを作ると取り扱う部署がはっきりする

この機会に業務処理の流れを確認し、業務フロー図を作成してみるといいでしょう。
業務フローを関係者で見直すことによって、どこで誰がマイナンバーを取り扱うのか、どういう管理が必要なのかなどが明らかになります。

また、業務フローのそれぞれの場面で、マイナンバーの漏えいや特定個人情報ファイルの消失などの問題が発生しやすいかどうかを確認していくと、具体的な安全対策が立てやすくなります。

下の図は、年末調整の業務例です。年末調整では、従業員が扶養控除などの申告書を提出します。このとき、扶養家族の本人確認書類が不足していると、扶養控除等申告書に書かれている扶養家族のマイナンバーが正しいかどうか確認できないことになります。また、一時保管しなければならない申告書を、紛失してしまう場合もあるかもしれません。こうしたことも業務フロー図に書き込めば、対策を立てる必要があることがわかります。

また、事業者によってはマイナンバーをコンピューターで管理するでしょう。そのとき、事務取扱担当者がマイナンバーの入力をミスしたり、担当者以外の人にマイナンバーをのぞかれるという心配があります。以上のようにマイナンバーを取り扱うそれぞれの場面での業務の内容と問題を図式化して、必要な対策を明確にしましょう。

年末調整業務フロー図

マイナンバー制度

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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