未払い時の督促メール・催促メールの書き方【フリーランス必見】

2023/11/17更新

請求書を送ったのに入金されない。そうした督促が絡むメールを送るとき、あなたならどんなことに気を付けますか? 対面でのコミュニケーションとは異なり、メールの場合は何気ない表現が思わぬ誤解を招くこともあります。支払いの遅れにはさまざまな理由が考えられるため、相手の立場を考慮しつつ言葉を選びたいものです。

そこで今回は、フリーランス歴10年以上かつ、普段からさまざまな企業とビジネスメールを交わしている3名の方のお話をもとに、未払い時の督促メールの書き方について解説します。

POINT

  • 督促メールを送る前に、未入金になっている理由を想像する
  • 何の案件でいつ請求書を送ったかなど、すぐ確認できるように具体的な内容を添える
  • こちらの都合を押し付けず、相手の立場を思いやりながら表現を選ぶ

未入金の理由を想像してみる

案件の終了後、入金を確認できない状態が続くと不安になってしまうものです。こちらに何か落ち度があったのではないか、もしかすると支払うつもりがないのだろうかなど、ネガティブに捉えて悩む前に、未入金の理由について考えてみましょう。

こちらが原因の例
  • 請求書を送っていない
  • 請求書の形式が間違っている
  • 入金確認の見落とし
  • 支払い日の聞き間違い など
取引先が原因の例
  • 請求書が担当者の手元で止まっている
  • 担当者以外の人による請求書の確認に時間がかかっている
  • 請求書の紛失
  • 請求書の未着(送信エラー、メール添付などの場合、迷惑メールに振り分けられているなど)
  • 入金漏れ
  • 振込先の間違い
  • 支払い日を間違って伝えている
  • 案件が検収や完了していないのに請求書の発行を許可した など

特に注意したいのが、こちら側が原因のケースです。きちんと支払われていたのに、見落として取引先に督促してしまったという経験談もありました。取引先が個人事業主の場合は、屋号ではなく、個人の名義で振り込まれるなど、振込依頼人名がこちらの予想と異なっている場合も考えられます。督促メールを送る前に、該当しそうな取引の記録や金額が本当にないか入念にチェックすることが大切です。複数の口座を持っている場合、以前に支払先でしようしていた口座に振り込まれていたということもあるそうです。

理由に合わせたメール文を作成する

取引先が故意に支払わない場合を除き、案件は終了したのだから早く支払ってほしいなど、こちらの気持ちを一方的に押し付けるメール文は好ましくありません。すぐに支払ってもらえたとしても、その後の関係に悪影響を及ぼしかねません。以下を参考に、支払い遅延の理由に合わせてメールの内容を調整してみましょう。

こちらのミスだった場合

長々と言い訳せず、簡潔に説明して謝罪します。そのうえで、支払い日を確認し、入金が確認でき次第こちらから連絡すると伝えておきましょう。

取引先のミスが考えられる場合

証拠もないのに、相手を疑うメールを送るのはよくありません。また、取引先に原因があるとわかった場合も、責めるような表現は使わないようにします。確認できてよかった、忙しいのに申し訳ないなど相手を気遣う言葉を添え、支払いについて改めてお願いしましょう。

原因不明の場合

「相手のミスなのでは?」とお互いに思っていると良好な関係は築けないため、できれば理由をはっきりさせておきたいところです。万一、取引先が故意に支払わない場合やすぐに支払ってもらえそうにない場合は、毅然とした態度が伝わるよう、こちらの要求を丁寧な表現で簡潔に伝えます。

NG文例&OK文例で理解度をチェック!

以上のことを踏まえ、取引先が原因と思われる場合のNG文例とOK文例を作成しました。例文をもとに、どの表現を調整するとよいか考えてみましょう。

NG文例

件名:未払いの件

〇〇様

お世話になっております。
請求書をお送りしてからしばらく経つのですが、まだ報酬の入金を確認できていません。
何か問題があったのでしょうか。
なかなか入金されず、大変困っています。
いつお振込みいただけるのか、至急ご連絡ください。

どうぞよろしくお願いします。

△田△子

OK文例

件名:○○のお支払いにつきまして_△田△子

○○株式会社
○○部
○○様

いつもお世話になっております。
ライターの△田△子です。

○○のお支払いの件でご連絡いたします。

〇月〇日に原稿が校了したとのご連絡をいただき、
〇月〇日付けのご請求書をメールにてお送りいたしました。
お支払い期日は〇月〇日と伺っておりましたが、
本日〇月〇日現在、まだご入金を確認できていない状況でございます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
上記についてご確認いただけますでしょうか。
大変僭越ながら、〇月〇日にお送りしたご請求書を添付いたします。

なお、本メールと行き違いですでにお振込みいただきました場合は、
失礼のほど何卒ご容赦ください。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――

△田△子(ふりがな)
フリーライター

Mobile:000-0000-0000
Mail:(メールアドレス)
URL:(サイトがあれば表記)

――――――――――――――――――――――――――――――

未払い時の督促メールは、ビジネスメールのなかでもセンシティブな部類のものです。しかし、このメールを上手にまとめることができれば、支払い以外で督促を必要とする場合のメールにも応用できます。督促となると身構えてしまうかもしれませんが、一人で悩まずにまずはメールで確認してみましょう。

トラブル時の対応がその後の付き合いを左右することもある一方で、普段のやり取りでは気付かなかった相手の一面を知り、関係性が深まることもあります。未払いなどのトラブルが生じたときこそ、感情的にならず思いやりをもって、丁寧な対応を心がけましょう。

photo:Getty Images

クラウド見積・納品・請求書サービスなら、請求業務をラクにできる

クラウド請求書作成ソフトを使うことで、毎月発生する請求業務をラクにできます。
今すぐに始められて、初心者でも簡単に使えるクラウド見積・納品・請求書サービス「Misoca」の主な機能をご紹介します。
Misoca」は月10枚までの請求書作成ならずっと無料、月11枚以上の請求書作成の有償プランも1年間0円で使用できるため、気軽にお試しすることができます。

見積書・納品書・請求書をテンプレートでキレイに作成

自社情報は自動で反映、取引先は選択、品目と単価を入力して税率を選択すれば、請求金額は自動で計算

Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が可能です。取引先・品目・税率などをテンプレートの入力フォームに記入・選択するだけで、かんたんにキレイな帳票ができます。

各種帳票の変換・請求書の自動作成で入力の手間を削減

各種帳票の変換もクリック操作でスグに完了

見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もクリック操作でスムースにできます。固定の取引は、請求書の自動作成・自動メール機能を使えば、作成から送付までの手間を省くことが可能です。

インボイス制度(発行・保存)・電子帳簿保存法に対応だから”あんしん”

請求書の電子管理、適格請求書の発行に対応

Misocaは、インボイス制度に必要な適格請求書の発行に対応しています。さらに発行した請求書は「スマート証憑管理」との連携で、インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子保存・管理することが可能です。

会計・確定申告ソフトとの連携で請求業務から記帳までを効率化

Misocaで作成した請求書データは、弥生会計、やよいの青色申告、弥生会計 オンライン、やよいの青色申告 オンライン、やよいの白色申告 オンラインなどの会計・確定申告ソフトに連携することが可能です。請求データを会計ソフトへ自動取込・自動仕訳できるため、取引データの2重入力や入力ミスを削減し、効率的な業務を実現できます。

初心者事業のお悩み解決

日々の業務に役立つ弥生のオリジナルコンテンツや、事業を開始・継続するためのサポートツールを無料でお届けします。

  • お役立ち情報

    正しい基礎知識や法令改正の最新情報を専門家がわかりやすくご紹介します。

  • 無料のお役立ちツール

    会社設立や税理士紹介などを弥生が無料でサポートします。

  • 虎の巻

    個人事業主・法人の基本業務をまとめた、シンプルガイドです。

事業のお悩み解決はこちら