スモールビジネス(個人事業主、中小企業、起業家)の
業務や経営にまつわる疑問や課題をみんなで解決していく場
検索
メニュー
閉じる
ホーム 法律・法務 就業規則を変更するには?手続き方法とポイント

就業規則を変更するには?手続き方法とポイント

従業員を雇用するときのルールとなる「就業規則」。一旦定めた就業規則も、法律の改正対応や経営環境、社会情勢、働き方の変化などで変更が必要となる場合があります。

就業規則の変更には、作成の時と同じように定められたプロセスがあります。就業規則の変更をする場合にはどのような手順を踏み、どのようなことに注意しておけばよいのかを見ていきましょう。

  • 就業規則の変更は、法令が改正のほか、経営環境の変化に合わせて行われるケースがある
  • 就業規則の作成や変更は、労働者代表の意見を聞くことが必要で、効力が発生するのは、労働者に周知したとき
  • 就業規則の変更により不利益を被る労働者に対しては、その変更に合理性がない限り、適用にあたって個別の同意が必要

就業規則の変更が必要な主な場面とは?

まず大前提として「就業規則」とは、従業員が働く上でのルールを事業主が定めたものです。従業員の数が多くなればなるほど、ある程度統一的なルールを作って運用することが、労務管理の上でも従業員間の公平性の観点でも重要です。

そのため、特に労働者が常時10人以上である事業者については、就業規則の作成と労働基準監督署への届け出が義務付けられています。もちろん、労働者10人未満の会社でも就業規則の作成を行うことは問題ありません。実際、労働者が10人未満であっても就業規則を作成する事業所もあります。個別の労働契約で定めきれない集団的なルールを定める目的などのほか、各種助成金を受給する際にも、就業規則の定めが必要になるといった理由もあります。

就業規則が中小企業にも浸透してきている今、就業規則の作成だけでなく、一度作成した就業規則を変更すべき場面についても理解をしておく必要があります。

就業規則を変更しなければならない場面としては、以下のパターンが考えられます。

1.法令が改正されたとき
2.経営の環境が変わったとき

1.法令が改正されたとき

労働基準法では、労働基準法に定める基準に満たない労働条件は無効であり、無効となった部分は同法に定める基準が適用される旨が規定されています。

わかりやすく言えば、労働基準法に定めるルールよりも労働者にとって不利な労働条件は無効化され、無条件に労働基準法の基準を強制適用するということです。

この規定は、就業規則ではなく個別の労働契約と労働基準法の関係を定めていますが、別の「労働契約法」という法律で、就業規則に定める基準に満たない労働条件は、就業規則に定める労働条件を強制適用する旨が定められています。

さらに、就業規則は法令に反してはならない旨が労働基準法に規定されています。ここでの法令は、労働基準法だけではなくその他の各種法律などに違反しない限り有効ということです。

この関係をひも解くと、次の順に優先度があることがわかります。

法令>就業規則>労働契約

ビジネス上の契約ではある程度の自由が認められており、法律よりも不利な条件を提示することもできますが、特に労働契約においては、労働者保護の観点から法令を下回る待遇は認められないということになっています。

「同一労働同一賃金」実現に向けた法改正

近年の法改正に伴う就業規則の見直しの機会と言えば、いわゆる「同一労働同一賃金」の実現に向けて、パートタイム労働法や労働者派遣法などの各種法律が改正されました。もともと2020年4月1日に改正された法律ですが、中小企業には1年間の適用猶予期間がありました。猶予期間も終わり、2021年4月1日より全事業所に適用されています。

非正規社員の待遇改善を目指すこの改正では、正社員と非正規社員の間の、合理的な理由のない待遇差の是正が必要となりました。

例えば「正社員にだけ通勤手当を支給する」という定めは合理的とは言えませんし、非正規社員にとって不利な規定です。このような規定を就業規則(賃金規程など)に定めている場合には、法に基づいて就業規則の変更が必要です。

もちろん、これとは逆に法律の定めを超える有利な規定については、改定する必要はありません。例を挙げると「年次有給休暇は法定の雇い入れから6か月経過後ではなく、雇い入れたタイミングで付与する」といった規定は労働者にとって有利な規定ですので、就業規則上定めることはまったく問題ありません。

2.経営の環境が変わったとき

新規事業の開始、従業員が増えたなどの理由や社会情勢、働き方の変化などでの見直しもあるでしょう。既存の就業時間の定めではカバーしきれないといった場合や、手当の新設など賃金制度を変更するというように、経営をよりよい方向に導くために就業規則を積極的に変更することがあります。

大きな経営環境の変化でなくても、「遅刻や無断欠勤が増えてきたから、規定している懲戒の内容を見直す」といった場合など、日々の経営の諸問題に対応するために行われる変更もあります。

就業規則を変更するときの5つのステップ

就業規則を変更するにあたっては、労働者代表(従業員代表)の意見を聞く必要があります。労働者代表が決まっていない場合は、あらかじめ代表者を選出しておきましょう。労働者代表の選出方法は、ステップ3でご紹介します。

就業規則を変更では5つのステップを踏んで変更を進めます。

ステップ1 変更する文案の作成

通常、就業規則の変更は事業主から行うものです。そのため、どの箇所をどのように変更するのかも事業主が決めることになります。

これが法令の改正に伴うものであれば、どのように就業規則を変更すべきかは比較的わかりやすいかもしれません。法令という基準が存在していますし、どの部分を変更すればよいのかということも明らかだからです。

難しいのは、経営上の事情などで自発的・積極的に就業規則を変更する場合です。どのような経営の姿をイメージして変更するのか、その変更は法律上問題ないのかといったことを検討した上で、制度を設計し、文章に落とし込んでいく必要があります。

いずれのケースでも、社会保険労務士などの専門家に内容を確認してもらった方が間違いのない内容になるでしょう。

ステップ2 就業規則変更届の作成

就業規則変更届には、決められた様式があります。各都道府県の労働局のホームページからダウンロード可能です。記入自体は非常に簡素なので、作成にも時間はかからないでしょう。

(引用元)東京労働局 様式集「就業規則(変更)届

ステップ3 労働者を代表する者の意見書の添付

就業規則変更届には、労働者(従業員)の代表をする者の意見書を添付することが必要です。この意見書について、重要なポイントは2つです。

労働者の過半数を代表する者の選出方法

まず、管理監督者は代表になることはできません。管理監督者は経営に近い立場にあるからです。また、選出の手段は投票や従業員の話し合いなど、労働者の過半数が支持したことがわかる方法で行わなければなりません。

あくまでも労働者が選出することが重要です。会社が指定する労働者を代表者にすることは「労働者の過半数を代表している」とは言えないので認められません。

労働者の意見

もし、労働者代表が反対意見を出してきたらどうなるのでしょうか? その場合でも、その他の手順が適法であれば、就業規則の変更が無効になるわけではありませんし、労働基準監督署でも受理されます。ここで重要なのは意見の内容ではなく、労働基準法に定められた意見聴取というプロセスを経たかどうかということです。

(引用元)東京労働局 様式集「就業規則意見書

なお、2021年4月1日に施行された労働基準法施行規則等の改正により、就業規則変更届や意見書に、事業者や過半数代表者の押印または署名は不要となりました。このため、意見書自体はプリントアウトするだけでもよいということになります。ただし、実態として意見聴取というプロセスは義務付けられているものなので、必ず実施するようにしましょう。

ステップ4 労働基準監督署へ届け出

事業所を管轄する労働基準監督署に就業規則を届け出ます。届け出の際には、控えを含めて2部提出します。1部は受付印をもらって事業所で保管するようにしましょう。こうすることでいつ提出したかが明らかになります。

ちなみに、就業規則変更届や就業規則そのものはCDRなどの電子媒体で提出することも可能です。枚数が多い時には電子媒体での提出が便利かもしれません。意見書については書面で提出する必要があります。

ここで一つ注意すべきポイントがあります。それは、「就業規則の変更の効力はいつ発生するのか」ということです。労働基準監督署に届け出をした時点で就業規則の効力が発生するわけではありません。届け出が受理されたからといって、その内容が労働基準監督署のお墨付きをもらったというわけでもないのです。

法令の改正に伴う届け出なら、その部分のチェック程度はしてもらえますが、就業規則全体の内容について責任を持つのは事業者です。届け出はあくまで労働基準法に定められた手続き的な意味合いが強いということです。

いつ効力が発生するのかというと、次のステップ「社内周知」のタイミングです。

ステップ5 社内に周知する

就業規則にまつわるもっとも重要なプロセスが、この社内周知です。どれだけ就業規則を作り込んでも、労働者に周知していなければ、その就業規則はなかったものとして扱われます。つまり無効ということです。

周知とは、どの労働者も確認したいときに確認できる状況にあるということです。例えば、2店舗ある飲食店で、1つの店舗の控室に置いてあったとしても、もう1つの店舗では見られない状況にあれば周知しているとはいえません。この場合は、各店舗の控室に置いておかなければならないのです。

書類を各店舗などの作業場に常備しておく以外にも、雇ったときや変更のタイミングで各従業員に配布する方法や、社内クラウドやイントラネットなどで、社内の人が誰でもアクセスできる状態にしておく方法が考えられます。

事業主としては、確認できる状態にしておけばよく、それをもって「周知」したということになります。実際に各労働者が就業規則を確認したかどうかまでは問われません。実際には、変更のたびに書類を置き換えたり、配布したりするのは手間がかかるので、データ形式で閲覧できるように環境を整えておくのがよいでしょう。

就業規則変更についておさえておくべき注意点

就業規則は、労働基準法だけでなく各労働関係の法律の内容にひもづいた条項があります。例えば、育児や介護に関する条項であれば、育児介護休業法が関わってきますし、定年などの定めであれば高齢者雇用安定法が関わってきます。

もちろん、すべての労働関係の法律について、就業規則で定める必要はありません。就業規則で定めていなければ法令の規定が適用されることになります。参考までに、就業規則に関係が深い法律には、以下のようなものがあります。

  • 労働基準法
  • 労働契約法
  • パートタイム・有期雇用労働法
  • 高齢者雇用安定法
  • 男女雇用機会均等法
  • 育児介護休業法
  • 労働安全衛生法
  • 公益通報者保護法

自社の就業規則がどの法律と関係しているのかということについて把握した上で、関係する法律の改正には特に情報をアップデートして、就業規則に反映できるようにしておきましょう。

就業規則の変更を受け入れてもらいやすい3つのポイント

就業規則の変更を労働者(従業員)に受け入れてもらいやすいポイントは3つあります。それぞれ解説していきましょう。

1.同意書をできるだけ多くの労働者に書いてもらう

就業規則の変更には、労働者代表の意見書が必要です。しかし、その意見にはすべての従業員の意見が反映されているわけではありません。人数が多い会社であれば難しいかもしれませんが、可能な限り全労働者(全従業員)の意見を聞いてみること、さらには変更に同意したことが分かる書面(またはメール文書)などを残しておきましょう。このような任意の書面は、労働基準監督署への提出は不要です。

ちなみに、就業規則の変更によって不利益を被る労働者(従業員)がいた場合、その変更に合理性がなければ、必ず個別の合意が必要です。どのような変更が「合理的」とみなされるかは個別のケースに基づいて判断されるため、より細かな確認が必要になります。労働者(従業員)にとって不利益となる変更については、労働者代表者の意見を聞いたとしても、その影響を受ける労働者には個別に確認し、同意してもらうようにしましょう。

2.代償措置や経過措置を設ける

特に給与や労働時間など、ダイレクトに労働者の生活に直結するような変更については、急激な変化を避けるために、徐々に変更後に近づけるような措置や、別の選択肢を準備するということが重要です。

3.労働者代表と十分に話し合う

労働者(従業員)が多いところでは、労働者代表の働きも重要です。できる限り労働者(従業員)の意見を取りまとめてもらいましょう。それだけ労働者代表の責任は重くなりますが、就業規則の変更の趣旨をよく理解してもらった上で、話し合いを行いましょう。

就業規則変更の際には適法な手順を

就業規則を定めることには労力が必要ですが、一旦定めて労働者に適用してきた就業規則を変更することは、さらなる労力が必要になるかもしれません。

重要なのは、最初に就業規則を作成する段階で、あるべき労働者との関係を最大限イメージして就業規則に落とし込むことです。その上で、就業規則を変更する場合においても適法な手順を踏み、労働者にとっても納得のいく内容を作り上げることが大切だと考えましょう。

photo:Getty Images

c_bnr_fltpayroll3-2
閉じる
ページの先頭へ