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バーチャルオフィスで起業するメリット・デメリット、選び方のポイント

作業スペースや事務所を借りるのではなく、住所や電話・FAX番号をレンタルする「バーチャルオフィス」というサービスを用いて、起業する方法があります。賃貸で借りるよりもコストが安く済むといったメリットがある一方、法人の銀行口座開設が難しい場合も。

起業コンサルタント®の中野裕哲先生がバーチャルオフィスで起業するメリット・デメリットや選び方、注意点について解説します。

  • バーチャルオフィスとは実際の作業スペースや事務所を借りず、住所や電話・FAX番号、郵便受けをレンタルする契約形態
  • コストを抑えられる、ブランディングや人脈作りといったメリットがある
  • 自社が必要としている機能は何か、優先順位を決めて探すことがおすすめ

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとはサービスオフィスの形態のひとつで、実際の作業スペースや事務所を借りることを前提とせず、住所や電話番号・FAX番号、郵便受けをレンタルする契約形態です。コストを抑えた起業や副業時のオフィス形態としてニーズが高まっています。

バーチャルオフィスと似たようなものにレンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなどがあり、言葉が混同されている場合もあります。簡単に定義を見ていきましょう。

レンタルオフィス
  • 個別の執務スペースがある形態。
  • 完全に壁で囲まれた部屋になっているもの、机の前と横に仕切りがありイスの背中側は解放されているタイプも。
  • 通常の賃貸オフィスと違い、レンタルオフィスにはデスクやチェア、インターネット回線などがあらかじめ揃っている。
  • 予約制の時間貸しのような形で、共有の会議室を設けているところが大半。
  • 複合機の利用、秘書サービスや電話秘書サービスなどもオプションで利用できることが多い。
シェアオフィス
コワーキングスペース
  • 専用の個室や席・ブースを前提とせず、共有デスクの好きなところに着席して良いスタイル。
  • 会議室やオプションサービスなどは、レンタルオフィスと同様に利用できることが多い。
バーチャルオフィス
  • 専用もしくは共有の部屋やデスク・ブースの利用を前提としてないスタイル。
  • 会議室やオプションサービスについては、利用できるところも多くある。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

次に、バーチャルオフィスのメリット・デメリットについて解説していきます。

メリット①コストを抑えられる

バーチャルオフィスの一番の強みは、通常の賃貸オフィスと比べて賃料コストを抑えられることです。

メリット②住所取得までのスピードが速い

通常の賃貸オフィスに比べれば、審査も短く契約もスムーズで、内装工事、電話工事、什器搬入といったさまざまな時間をカットすることが可能です。

メリット③プライバシーを守れる

自宅で開業や登記をした場合、名刺など不特定多数の人に自宅住所を明かすことになってしまいますが、バーチャルオフィスであればプライバシーを守ることができます。

メリット④一等地の住所などを借りればブランディングも可能

起業当初であれば絶対に借りられないような、都心の一等地の住所を使用することができます。ブランディングに有利に働くこともあります。

デメリット①許認可が下りない職種がある

許認可が絡む業種の場合、バーチャルオフィスの利用は避けるのが無難です。例えば、宅地建物取引業では、他の法人と同一の住所を本店とすることは認められていません。登記ができたとしても、事業が行えない事態もありえます。

デメリット②他会社との住所の重複が起きる(ただし、シェアオフィスなどでも同じ)

ネットで検索した場合、同じビルで同じフロアなのに多数の会社のホームページが出てきてしまうというデメリットがあります。信用を重んじるような業種の場合、これが営業上、不利になる可能性もあります。

ただし、バーチャルオフィスによっては、入居する会社のホームページで住所部分を画像処理するように求め、このようなことが起こらないように対策しているところもあります。

バーチャルオフィスの疑問点を解消!

次に、バーチャルオフィスに関してよく聞かれる疑問点について解説していきます。

法人用の銀行口座開設は?

バーチャルオフィスを本店所在地とした場合、登記はできても会社の銀行口座を開設できない可能性はあります。マネーロンダリング(資金洗浄)や振り込め詐欺などの犯罪防止の観点で、金融機関側が口座開設時にかなり厳しい審査をしていることが原因です。

ただ、審査の厳しさについては金融機関ごとに差があります。まず、営業職員との日々の接触を重視する信用金庫、信用組合はほぼダメなところが多いと思ってください。地方銀行に関しても厳しめな感じです。一方、起業家向けの口座開設に積極的な動きをしている一部の都市銀行や、ネット銀行の場合は、問題なく開設できることも多くなっています。

口座開設ができる特定の金融機関を紹介しているバーチャルオフィスも少数ですが存在しています。専門家への起業相談の際に、そうしたバーチャルオフィスを紹介してもらうのも手です。

創業融資では不利になる?

創業融資の借入先としては、大きく分けると政府系金融機関である「日本政策金融公庫」と自治体の制度融資の2つがあります。

日本政策金融公庫の創業融資の審査では、バーチャルオフィスだから一律に不利になるということはありません。ただし、審査の過程で不利になる可能性はあります。公庫は起業家の事業に対する「覚悟」を重視する傾向にあるため、バーチャルオフィスでの起業の場合はその点で疑問が残るというのが審査担当者の本音かと思います。

自治体の制度融資制度では、信用保証協会についてはバーチャルオフィスであることを問題にすることはありません。一方、民間金融機関がバーチャルオフィスであることに難色を示すことが多くなっています。

いずれにしても、日本政策金融公庫、自治体の制度融資とも結局、引き落とし可能な金融機関に銀行口座を開設できなければ、融資の実行や返済をすることができません。その意味では、ネット銀行ではなく、都市銀行、地方銀行、信用金庫などに口座開設ができることが融資では重要なことです。この点にご注意ください。

バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請ができるのか?

バーチャルオフィスでも、社会保険や雇用保険等の適用は可能です。ひと昔前は、個室であることや鍵付きのキャビネットがあることなど、オフィスとしての固定的なスペースがあることが求められていたため、ネット上などで古い情報があるかもしれません。しかし、昨今ではそのような取扱いはなくなり、バーチャルオフィスでも問題なく、社会保険や雇用保険に加入することができます。

顧客(取引先)や金融機関、公的機関からの信用・信頼性は?

実務上、不利な判断をされることもあります。特に銀行口座開設や融資では、年々厳しくなってきているというのが経営現場での現実です。

バーチャルオフィスがおすすめの人とは

バーチャルオフィスで起業することをおすすめしたいのは以下のような方です。

できるだけコストを抑えたい

バーチャルオフィスの一番の強みは、通常の賃貸オフィスと比べて賃料コストを抑えられることです。敷金・保証金、仲介手数料や、内装工事費などのイニシャルコストも抑えることが可能です。

基本的に作業は自宅または先方で行う

バーチャルオフィスは共有デスクの利用契約をしない限りは、基本的には作業スペースの利用を前提としていません。作業は自宅もしくは客先で行うという仕事スタイルの方に向いているといえます。

顧客がオフィスに訪ねて来ることはほとんどない

バーチャルオフィスはオプション契約などがない限りは、会議室がない、もしくは別料金での時間課金となります。そのため、来客を前提としていない場合には特に向いているといえます。

また、バーチャルオフィスの会議室は常に部屋が空いているとも限らず、すぐに予約できるとは限りません。取引先の急な来社があったときには、近所の喫茶店などで打ち合わせをするということもありえます。

プライバシーを守りたい

自宅で開業や登記をした場合、名刺など不特定多数の人に自宅住所を明かすことになってしまいます。こうしたプライバシーに配慮したい場合、バーチャルオフィスの利用をおすすめします。特に女性にはこのニーズが高い傾向があります。

緊急の郵便物などがない

バーチャルオフィスでは、契約によっては郵便物の転送サービスが用意されています。ただ、転送はまとめて月に1回など、頻度が少ないところも多いため要注意です。その場合、いちいち現地まで郵便物を取りに行く必要があることも想定されるため、ご注意ください。緊急の郵便物がある業種の場合、向いていないかもしれません。

バーチャルオフィスの選び方

次にバーチャルオフィスの選び方について見ていきましょう。

登記ができるか

個人事業主での開業を予定しているのであれば問題ありませんが、会社を設立しての起業であれば、バーチャルオフィスで登記できるかどうかが、最初に確認すべきことです。中には、登記ができないバーチャルオフィスも存在します。

料金プラン選定

追加サービスとして、郵便物の受け取りや転送、電話の転送や電話の受付、急な来客対応や社名表示、会議室の貸し出し等があります。価格を考慮しながら、自分の状況に合うサービスを選ぶべきです。

契約形態

バーチャルオフィスには1年契約のところもあり、解約時には残りの期間の分を全て支払わないといけないという契約形態もあります。急成長して、通常の賃貸オフィスに移転したくなった場合、問題になる可能性もあるため、事前に解約についての規定を確認しておきましょう。解約しないまでも、バーチャルオフィス内で個室タイプへの移転ができるかなど、今後の融通が利くかどうかもひとつの判断材料になるでしょう。

イメージ

バーチャルオフィス選びで大きいのは、街のイメージ、ビルのイメージです。例えば、通常であれば入居することができない都内の一等地の高層ビルに登記できるというようなことがバーチャルオフィスを借りる際のイメージなります。

街のイメージも大事です。例えば、アパレルに関する仕事をするにあたり、東京の表参道や青山といった業界にピッタリなイメージを持つエリアに登記をするという考え方もあります。

また、お客様が多く存在するエリアの近くに登記するという考え方もあるでしょう。

商圏、立地、駅からのアクセス、採用のしやすさなど

ライバル他社との関係で、どの商圏でオフィスを構えるかといった営業上の戦略も関わります。また実際にお客様に来社していただくことを考えるのであれば、商圏に対して、交通アクセスで何分かかるのか、その駅に何路線が乗り入れていて、どの路線の見込み客にアプローチできるのか、駅からの距離やルート、地下道の有無なども関係してきます。採用についても同様に、そのあたりの利便性で有利不利が出てきてしまいます。

経営、営業上の人脈づくり

バーチャルオフィスの中には、同じく入居している起業家や経営者、大企業などとの接点や交流に力を入れているところもあります。仲間づくり、販路開拓、出資者探し、提携先開拓など、営業上、経営上の人脈づくりを重視したい場合は、そのようなバーチャルオフィスを探すとニーズに合っているでしょう。

まとめ:オフィス形態別のメリット・デメリット

バーチャルオフィスとひと言でいっても、中身は千差万別であり、それぞれの長所短所や特徴もいろいろあります。コスト面でもピンキリです。まずは自社が必要としている機能は何か、優先順位を決めたうえで、それにピッタリとハマるバーチャルオフィスを探してください。

また、次の表のように、オフィス形態別にメリットやデメリットもあります。

  メリット デメリット
賃貸オフィス
  • 一部屋丸ごと借りるため、自由なオフィス設計が可能
  • 独自のオフィスを持っているという安心感から、顧客からの信用度が高まりやすい
  • 打ち合わせなどに利用しやすい
  • セキュリティの不安がない
  • 賃料や初期費用が高い
  • 机、イスなどの備品を用意する必要がある
  • 賃料水準によっては、立地や建物のグレードが下がる場合もある
シェアオフィス
  • レンタルオフィスに比べ、保証金などの初期費用が割安
  • 机、イスなどの備品を購入する必要がない
  • 安価で一等地にオフィスをもてる
  • 新築できれいなオフィスが多い
  • 許認可によっては認められないものもある
  • 銀行口座の開設が困難になる可能性がある
  • 規約で決められたコピー代や回線使用料などの付帯費用も入れると結果的に割高になる可能性がある
  • 住所をWeb検索した場合、同一住所に複数の会社が表示されるので、顧客から不審に思われる可能性がある
バーチャルオフィス
  • 賃料が非常に安価
  • オフィスの住所を一等地にすることが可能
  • 許認可によっては認められないものもある
  • 銀行口座の開設が困難
  • 創業融資の借入審査に通らない可能性もある
  • 住所をWeb検索した場合、同一住所に複数の会社が表示されるので、顧客から不審に思われる可能性がある
間借り
  • 初期費用無料、または安価
  • 賃料無料、または安価
  • 他者が借りているオフィスのため、レイアウトの設計や会議室の使用など、オフィスに自由度がない
  • 貸主に気を使う
  • 許認可や銀行口座の開設の際、問題になるケースがある
親族などの自宅
  • 初期費用および賃料無料、または安価
  • 間借りよりも気兼ねなく使える
  • 親族のプライバシーを守れない可能性がある
  • オフィスに自由度がない
  • 打ち合せなどで外部の人間を招きづらい
  • 許認可や銀行口座の開設の際、問題になるケースがある

迷ったら、起業に関する諸事情に詳しい専門家に一度、相談してみることをおすすめします。

photo:Getty Images

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