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経費計上にはレシートじゃダメ?手書き領収書が必要?税理士さんに聞いてみた

お店で会計する際、レシートの代わりに領収書を発行してもらう方もいるでしょう。中には「領収書は手書きじゃないといけない」……そう思っている方もいるかもしれません。

「領収書」は経費計上の際に必要なのでしょうか。レシートでは、いけないのでしょうか?また、手書きである必要はあるのでしょうか。税理士の渋田貴正先生が、会計書類として保存すべき書類の要件を解説します。

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POINT
  • 会計書類として保存する書類は、内容が詳細に書かれているレシートなどのほうがむしろ望ましい
  • 領収書の宛名は、経費計上するという点からは必須というわけではなく、「上様」などでも問題ない
  • レシートなどの書類を紛失した場合は、会計ソフトへの購入内容の記録といった方法で対応する

経費に計上するのに領収書は必須?レシートではだめ?

「領収書」は経費を計上するために必須の書類で、手書きの領収書が正式書類だと思っている人も多いのではないでしょうか実際のところ、領収書がないと経費に計上することはできないのでしょうか?

答えは「No」です。

「領収書」という紙がないと経費で計上できないなんてことになると、納税者や発行するお店にとって負担になってしまいます。結局のところ、「何のためにお金を使ったのか」ということが明らかになっていればどんな書類でもよいのです。

そもそも、レシートとは英語にすると「receipt」、これを日本語にすれば「領収書」です。つまり、レシート=領収書なのです。日本では、レシートは購入したものが細かく載っているもの、領収書は「確かにこの金額を受領しました」といったことを証明するものです。

より多くの情報を残せるという意味では、領収書よりもレシートのほうが優れています。「経費といえば領収書」というイメージがありますが、特段の事情がなければレシートの形で保存しておくのが望ましいといえます。ただし、感熱紙のレシートの文字は消えがちですので、文字面を内側に折って、なるべく暗くて乾燥した場所に保管するようにしましょう。

領収書に宛名は必須?

また、領収書といえば、よく話題になるのが「宛名」です。個人経営の飲食店などで、レジを導入していないお店では領収書も手書きのものになります。領収書で受け取る場合、宛名がないと経費で計上できないと考えている方もいるかもしれません。

これも答えは「No」です。

宛名の役割としては、発行するお店側が誰に支払ったのかを記録しておくこと。受け取る側にとって必須の項目ではありません。

もちろん企業によっては、宛名に自社の名称が書いてないと経費精算の対象にしないというルール付けをしているところもあります。このこと自体は、社内での経費精算の対象を明確にするとともに、従業員に会社のお金を使っているのだと自覚してもらうことにつながります。

ただ、これは企業の内部の問題で、個人事業主や一人社長が経費で計上する場合には、わざわざ宛名が自分の名前になっていなければいけないわけではありません。「上様」でもよいですし、そもそも宛名が空欄でも問題ありません。経費で計上するために、わざわざ宛名が抜けている領収書に自分で自分の名前を記入する必要もありません。

多くの事業者にとって、なぜ領収書などの書類を保存するのかといえば、それは、帳簿に取引記録をつけるため、そして税務署の調査に備えるためです。いずれの場合にも、宛名は重要なポイントではありません。

例えば、個人事業主で経費計上する際、宛名が自分ではなく家族の名前になっていたとしても、もし税務調査で尋ねられたときに、そのお金が事業で使われたものだと説明できれば十分です。

経費計上するための書類のチェックポイント

経費で計上するためには、別に「領収書」という名の書類でなくても問題ないということは説明しました。それでは、どのような内容が明確になっていればよいのでしょうか?

明確になっている必要があるのは、次の4点です。

  1. 何月何日に(購入した日付)
  2. 何を(購入したモノやサービス)
  3. いくらで(購入した金額)
  4. どこで(購入したお店などの相手先)

どの項目も記載してあってしかるべき内容のことばかりです。しかし、特に手書きの領収書を受け取るときには、日付の記入が漏れていたり、但し書き(購入したモノやサービスを表します)が書かれていなかったりなどと、いずれかの項目が漏れていることがあります。

ひどいときには、買ったお店の住所や名称が書かれていないこともあります。日付と金額、但し書きだけの領収書であれば、誰でも作れてしまいますね。こうなってくると、本当にお金を支払ったのかということすら怪しくなってきます。

このように、特に手書きの領収書では発行する側でいずれかの項目が遺漏してしまうことがあります。もらったその場で4点がしっかり記入されているかチェックし、もしいずれかの項目の記載が漏れていれば、その場で記載してもらいましょう。

ちなみに、余談ではありますが、金額が書かれていない「から領収書」は受け取ってはいけません。なじみのお店などで「あとで金額を書くから」ということで、金額が空欄の領収書をもらうのはNGです。実際の金額と異なる金額を勝手に記載することは言うまでもありませんが、正確な金額を記載するとしても、領収書の発行義務が相手先にある以上、領収書の偽造には違いありません。

どれだけなじみの相手であったとしても、上記の「何月何日に、何を、いくらで、どこで」お金を使ったのかという4点を、しっかりと発行者に記載してもらいましょう。

すべての経費は証明書類が必要?

基本的に経費で計上するためには証明書類が必要です。「領収書」という名の書類である必要はありませんが、レシートだったりクレジットの購入履歴であったりと、何らかの書類を保存しておく必要があります。

ただし、急いでいて書類をもらい忘れたり、慶弔費など領収書がもらいにくかったりする費用もあるでしょう。このように、やむを得ない場合には、帳簿への内容の記載をもって経費計上することになります。もし会計ソフトを使用していれば、帳簿への記載=各仕訳の摘要やコメント欄に記載しておくこと、と思っておけばよいでしょう。

また、出金伝票を書いておいて、経費として計上するという方法もあります。領収書のないバス代・電車代などの交通費などは、年月日、訪問策、乗車区間運賃を記載して表計算ソフトなどに集計しておくのもよいでしょう。

しかし、どんな経費でも帳簿への記載だけで足りるのであれば、書類の保存義務も形骸化してしまいます。そこで、消費税の規則で金額の基準が設けられています。

消費税の規則では、税込みの金額が3万円未満であれば、レシートなどの保存がない場合でも、会計ソフトなどに内容を記録しておけば消費税の納税額から支払った消費税を控除してもよいという基準です。

これ自体は消費税のルールですが、もし消費税の納税義務がない事業者(免税事業者)であっても、いずれ消費税の課税事業者になることを見越して、この金額の基準をもとに判断するのも一つの手です。

とはいえ、経費計上するための書類を紛失した場合、購入した日や正確な金額を記憶しておくのは困難です(逐一使った経費についてメモを取っているなどしていればOKですが、メモを取るくらいなら最初からレシート等をもらっていると思います)。

結局、帳簿への記載で済ませるのは、書類を紛失してしまった場合のやむを得ない処理です。基本的には金額の大小にかかわらず、レシートなどの書類を保存しておくことを心がけましょう。

クレジットカードの利用明細でも大丈夫?

今では通信販売も普及していますので、備品などをネットショップで購入する例も増えてきました。その場合、クレジットカード会社が発行する利用明細をもって経費計上することはできるのでしょうか?

繰り返しになりますが、保存しておくべき情報としては、次の4点です。

  1. 何月何日に(購入した日付)
  2. 何を(購入したモノやサービス)
  3. いくらで(購入した金額)
  4. どこで(購入したお店などの相手先)

クレジットカードの利用明細がこの情報を満たしているかどうかが重要です。この点で、最も検討すべきなのが、「何を」ということです。クレジットカードの利用明細には決済日・利用金額・利用した相手先の名称は記載されています。ただし、何を購入したのかということまでは記載されていません。

したがって、客観的に見て経費だと判断できる書類としては、クレジットカードの利用明細では不十分だとわかります。クレジットカードを利用したとしても、相手先が発行した購入したものが分かる明細などの書類は保存しておきましょう。

ただし、購入したものの備忘記録としては、クレジットカードの利用明細は役立ちます。現金で購入したもののレシートなどを紛失した場合には、記憶から消えてしまうと経費計上できないでしょう。

しかし、クレジットカードの利用明細が残っていれば、後日思い出すことができます。クレジットカードの利用明細は、あくまで補助的な書類として位置づけておくべきです。

また、クレジットカードなど取引明細を連携しておくと仕訳として取得できる会計ソフトもあります。入力もれが防げますが、何に使ったか記載がない場合はご自身で忘れないうちに情報を補完しましょう。

スキャナを活用してアプリで経費計上

実務的な処理の観点からは、スキャナやスマホ撮影でレシートの画像を読み込ませて、経費計上できる機能をもった会計ソフトもあります。領収書を受領したその場で撮影してもよいですし、一定期間に貯めてから、まとめてスキャンなどで計上してもよいでしょう。

この方法なら、金額のみならず相手先や支出日もそのまま記帳できますので、忙しい人ほど活用したいシステムです。

本記事では、経費計上の際に必要な書類について解説しました。書類は必ずしも「領収書」である必要はありませんし、手書きの領収書である必要もありません。レシートで構いません。

「何月何日に、何を、いくらで、どこで」お金を使ったのかという4点が守られているものであればOKです。この点では領収書よりも印字タイプのレシートが優れています。

正しい会計知識を身に着けて、明朗な事業運営を心がけましょう。

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