給与明細(給料明細)の作成方法は?給与明細作成の準備と手順を解説
2022/12/09更新
この記事の監修税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング
給与明細(給料明細)書は、給与の支払額や税金と社会保険料の控除額などを従業員に通知する重要な書類です。書類に記載する給与明細には、必要な項目や計算があり、適切に作成するためには正しい手順を把握しておくことが大切です。ここでは、給与明細の作成にあたって準備するものや、給与明細を作成する具体的な流れについて、詳しく解説します。
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給与明細の作成が必要な理由
給与明細は、給与の内訳を記したもので、会社が従業員に給与を支払う際に給与明細書として交付します。給与明細の作成はなぜ必要なのか、詳しく見ていきましょう。
給与明細書の交付は会社の義務
給与支払いに関連する法律のうち、所得税法においては、給与を支払う者(会社)は支払いを受ける者(従業員)に支払明細書を交付しなければならないと定めています。
また、健康保険や厚生年金保険といった社会保険料を給与から天引き(控除)した場合は、その控除額を従業員に通知することが、健康保険法などの法律によって義務付けられています。そのため、給与明細書は、従業員に給与を支払う際に必ず発行すべきものだといえるでしょう。
なお、給与明細書は紙での交付の他、従業員の同意があればWeb交付も可能です。
給与明細書は従業員にとっても重要な書類
給与明細書は、給与の支払いを受ける従業員にとっても非常に大切な書類です。給与の支給額や控除額の確認の他、など、従業員が給与明細書を必要とする場面は多々あります。
また、住宅や車のローン契約、医療費控除などでの収入証明書類として、給与明細書が必要になるケースもあります。
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給与明細を作る前に押さえておきたい基礎知識
給与明細の作成にあたっては、事前に確認しておきたいいくつかの事柄があります。作成段階で慌てないように、事前にしっかり準備をしておいてください。
給与明細の項目
給与明細の内容は、主に下記の項目です。それぞれの項目の具体的な内容を見てみましょう。
勤怠に関する項目 | 出勤日数や欠勤日数、労働時間、残業時間(深夜含む)、有給休暇取得日数など、給与計算の根拠になる勤務実態を記載します。 |
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給与の支給に関する項目 | 基本給に加え、残業手当や通勤手当といった各種手当について記載します。 |
総支給額 | 基本給や割増賃金、各種手当をすべて合わせた金額を、総支給額として記載します。いわゆる額面給与です。 |
給与から控除する項目 | 社会保険料や税金などの、給与から差し引く金額をそれぞれ記載します。給与から控除するのは、所得税や住民税、厚生年金保険料、健康保険料、介護保険料、雇用保険料などです。会社によっては組合費や積立金などを差し引くこともあります。 |
差引支給額 | 差引支給額とは、総支給額からすべての控除額を差し引き、実際に従業員が手にする金額のことです。手取り給与とも呼ばれます。 |
給与明細作成前に準備するもの
給与明細の項目について計算する前に、それぞれの根拠となる書類を揃える必要があります。給与明細の作成前にあたって必要な書類や情報は、大きく分けると、「勤怠に関する記録」と「控除に関する書類」の2種類です。
勤怠に関する記録
- タイムカードなどの勤怠記録
給与明細に記載する出勤・欠勤日数や労働時間のもとになるのが、タイムカードなどの勤怠記録です。従業員の勤怠情報がわかるものであれば、クラウド式勤怠管理システムなどタイムカード以外のツールでもかまいません。
控除に関する書類
- 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書は、健康保険料や厚生年金保険料の計算に必要な書類です。社会保険に加入(資格取得)した場合や、固定給等が変わる(随時改定)場合、標準報酬月額の見直し手続き(定時決定)をした場合に適用します。 - 住民税課税決定通知書
住民税課税決定通知書は、従業員ごとの毎月の住民税納付額が記載されている書類です。毎年1月31日までに給与支払報告書を、1月1日現在に従業員が居住する地方自治体に提出します。すると、毎年5月31日までに住民税課税決定通知書が送付されてきます。
なお、中途入社社員(給与支払報告書を提出していない場合)については、別の手続きが必要です。 - 健康保険と厚生年金保険の保険料額表
健康保険や厚生年金保険の保険料は、標準報酬月額を保険料額表に当てはめて求めます。社会保険料の料率は改定があるため、必ず最新のものを確認しましょう。また、健康保険料率は、加入している健康保険組合や事業所の所在地によって異なります。 - 雇用保険料率表
雇用保険料は、月の給与総額に雇用保険料率を掛けて算出します。必ず、最新の雇用保険料率表で確認してください。 - 給与所得の源泉徴収税額表
給与所得の源泉徴収税額表は、所得税および復興特別所得税を源泉徴収する際に必要です。年分によって税額が変わる可能性があるので、必ず最新情報を確認してください。
給与明細の作成の流れ
ここからは、給与明細の具体的な作成手順について見ていきましょう。給与明細作成の大まかな流れは、下記のとおりです。
1. 勤務時間を集計する
まず、タイムカードなどの勤怠の情報から、実際の労働時間や残業時間を集計します。有給休暇を使用している場合は、休暇の残日数も計算しておきましょう。
2. 残業時間と残業代を計算する
集計した普通残業時間、深夜残業時間、休日残業時間をもとに、残業代を計算します。労働基準法で定められた労働時間を超える時間外労働がある場合は、通常の給与に割増率を加えた割増賃金を支払わなければなりません。
3. 各種手当を計算する
通勤手当や資格手当、役職手当、家族手当など、会社によって設定されている各種手当を計算します。通勤手当については、課税対象か非課税かも確認しておきましょう。
通勤交通費についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
通勤交通費の計算方法は?非課税になる範囲や規程の作り方を解説
4. 給与の総支給額を計算する
基本給に残業代や各種手当を加算し、給与の総支給額を算出します。なお、欠勤や遅刻、早退があった場合は、それらの時間分の賃金を差し引きます。
5. 社会保険料を計算する
給与から控除する健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料をそれぞれ計算します。
社会保険料についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
6. 「課税支給額」と「課税対象額」を計算する
まず、課税支給額を求めます。課税支給額とは、所得税などの対象となる支払金額のこと。基本給や残業代、諸手当等が該当します。
通勤手当や転勤・出張などの旅費のほか、日当などは非課税になるため、計算式にすると下記のようになります。
課税支給額の計算式
総支給額-非課税支給額=課税支給額
次に、課税対象額を計算します。課税対象額とは、所得税の額を決定するときの基準となる給与所得の額のことです。先程算出した課税支給額から社会保険料を差し引いて求めます。
課税対象額の計算式は下記です。
課税対象額の計算式
課税支給額-社会保険料=課税対象額
7. 源泉所得税を計算する
課税対象額を「源泉徴収税額表」と照らし合わせ、源泉所得税を計算します。
8. 住民税を計算する
各自治体から送付される「住民税課税決定通知書」に記載されている金額から、住民税の税額を確認します。
9. 各種控除額を計算する
組合費や積立金、財形貯蓄など、社会保険料や税金以外に会社独自の控除項目がある場合は、それらの控除額を計算します。
10. 差引支給額を計算する
総支給額から控除の合計額を引き、差引支給額を決定します。この金額が、実際に従業員の口座に振り込まれる手取り給与になります。
給与明細を効率良く作成する方法
従業員に支払う給与は、金額を計算して終わりではなく、その内容を明細としてわかりやすくまとめなければなりません。給与明細の作成を効率化するには、次のような方法があります。
Excelなどのテンプレートを使用する
表計算ソフトであるExcelには、給与計算の作成に利用できるテンプレートが複数用意されています。Excelの操作に慣れている場合は、給与明細を作成するのもそれほど難しくはないでしょう。
ただし、手作業で数字を入力することになるため手間と時間がかかり、入力漏れや計算ミスにも注意が必要です。また、税や社会保険に関わる法改正をこまめにチェックし、必要に応じて数式などを変更しなければなりません。
給与計算ソフトを利用する
給与計算ソフトを利用すれば、手間を要する給与計算を自動化することができます。給与の支給額や控除額が自動計算され、料率変更や法令改正などにも自動で対応するため、給与明細の作成にかかる時間が大幅に軽減されるでしょう。
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