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請求書送付時のメールの書き方【駆け出しフリーランス必見!】

納品後に請求書を送るとき、どんな内容のメール文を添えていますか? 請求書の送付は、その案件の最後のステップです。送付時のメールの印象が次の案件への橋渡しとなることもある一方で、ちょっとした誤解がマイナスな印象を与え、関係が疎遠になる可能性も考えられます。

そこで今回は、フリーランス歴10年以上かつ、普段からさまざまな企業とビジネスメールを交わしている3名の方のお話をもとに、請求書送付時のメール文の書き方について解説します。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • 請求書は事前に内容をすり合わせたうえで、指定された方法で送付する
  • 案件を遂行できたことへの感謝の気持ちを伝える
  • 次の依頼につながるような提案を自然に添える

納品時に請求方法を確認しておく

納品を終えたからといって、勝手に請求書を送るのはよくありません。納品時に請求方法について確認しておき、取引先から指定された方法や期日に従って送付しましょう。

打ち合わせの段階で、すでに請求方法を指示されていたり、合意している場合も、変更はないかリマインドしておくと安心です。万が一、請求書の送付が期日を過ぎてしまったら、送付前にきちんと事情を説明し、先方の了解を得てから送るようにしましょう。

また、請求書の内容に不備や間違いがないか確認することも大切です。以下を参考にチェックしましょう。

□上書きできないファイル形式になっている?
□記入事項に抜けはない?
□誤字脱字はない?
□金額の計算ミスはない?
□消費税の税込・税別の表記に誤りはない?
□経費の記入はした?
□源泉徴収税額の記載に誤りはない?(源泉徴収があるか、そもそも取引先が源泉徴収義務者かどうか確認済み?)
□宛名に誤りはない?
□振込先に誤りはない?
□押印の要・不要は確認済み?
□担当者以外の人が見ても、誤解がない内容になっている?
□郵送もしくは手渡しなど、メール以外の方法を指定されていない?
□見積書などで伝えていた内容を勝手に変更していない?
□注文書や契約書の内容や金額から変更はない?
□追加費用を加算する場合、取引先の了解は得ている?

見積書に記載していたので追加費用を勝手に加算し、先方に説明を求められて焦ってしまったという経験談も出ました。また、税込・税別や、源泉徴収税など、取引先や案件によって項目が異なるため、別の案件のフォーマットを流用して間違いが発生したケースもあるとのこと。特に複数の案件で請求する時期が重なる場合は、うっかりミスを起こさないように注意が必要です。

請求書作成には、クラウド請求書作成サービス「Misoca」を使用すると消費税の計算や源泉徴収税額の記載や合計などミスなく、驚くほど簡単に請求書が作成できます。請求書は、郵送・メール送信・PDFダウンロードで送付ができます。うっかりミスをしないようにこのようなツールを使用するのも手ですね。

経費についても、計上できるか事前に確認したうえで備考欄などに詳細を記入し、必要に応じて領収書を添付しましょう。

次の依頼につながるメール文の書き方は?

用件のみを伝えるメールがよくないわけではありません。ただ、フリーランスの仕事では、ひとつのメールが新たな仕事のきっかけになるのも事実です。

特に請求書送付時のメールでは、締めの部分に「お役に立てることがあればいつでもご連絡ください」といった一言を自然に添えやすいもの。取引先の担当者も案件を通してこちらのスキルを把握できているので、次の仕事の話につながりやすいという意見も聞かれました。

では、実際にどのようなメール文を作成するとよいのでしょうか。特に心がけたいのが、次の3つのポイントです。

確認事項を簡潔に伝える

見積書と同様に、これまでやり取りをしていた担当者以外の人や部署に請求書を送付するよう指示されることもあります。あるいは、担当者に送った請求書がそのままほかの人に転送される場合もあるでしょう。

いろんなケースを考えて、誰が見てもすぐわかるように案件名をメールの件名に入れておくと親切です。また、支払い期日や添付したファイルの数などの確認事項は、長文ではなく箇条書きで簡潔にまとめます。

感謝の気持ちを伝える

請求書の送付が、その案件において最後のメールになることもあるため、案件を無事終えられたことへの感謝の気持ちを伝えておきたいところです。とはいえ、感傷的な文章を長々と書く必要はありません。担当者の対応の早さのおかげでスムーズに進行できたなど、具体的なエピソードに軽く触れつつシンプルにお礼を伝えます。

担当者以外の人に請求書を送る場合は、案件の内容を把握していないと思われますし、感謝の気持ちをわざわざ入れるのはかえって不自然です。担当者の依頼で送付していることを記したうえで、不備な点があれば署名欄にある連絡先もしくはこのメールアドレスに返信してほしい旨を伝えれば問題ありません。

次につながる提案を自然に添える

メールは大切な営業ツールのひとつです。特に請求の段階では、案件を通してこちらの仕事の進め方や能力をすでに把握してもらえているため、アピールしやすいタイミングでもあります。自分の希望を一方的に押し付けるのではなく、取引先のニーズに合った提案を自然に添えましょう。

例えば、「今回はライティングのご依頼でしたが、編集業務にも長く携わっております。もしお手伝いできることがあれば、お気軽にお声がけください」など、その案件に関連するスキルをアピールするのもよい方法です。すぐ次の案件へと話が進まなかったとしても、担当者の記憶に残っていて後日声をかけられることもあるでしょう。

NG文例&OK文例で理解度をチェック!

最後に、お伝えしたポイントを踏まえてNG文例とOK文例をご紹介します。自分ならどの部分を調整するか考えてみましょう。

NG文例

件名:請求書の件

〇〇様

お世話になっております。
請求書を送付します。
今回、交通費が予想した以上にかかっているので加算しています。
また、参考になる書籍もこちらで購入しました。
加算してよいかわからなかったのですが、請求書の項目に入れています。
指定された送付期限を過ぎてしまい申し訳ありません。
お手数ですが、振込はいつ頃になるか教えていただけると助かります。
どうぞよろしくお願いします。

△田△子

OK文例

件名:○○の請求書をお送りします_△田△子

○○株式会社
○○部
○○様

お世話になっております。
ライターの△田△子です。

ご請求書をお送りしますのでご査収ください。
添付するデータは以下の2点です。
・ご請求書
・書籍の領収書

先日のお打ち合わせの折、
・押印が必要
・書籍代の領収書のコピーを添える
・源泉徴収税額を記入する
以上の3点についてご指示いただいております。
万一不備な点がございましたらご一報ください。

この度は本当にありがとうございました。
スケジュールが変更されたときにも、
○○様が素早く対応してサポートしてくださったので、
スムーズに作業を進めることができました。
心より感謝しております。

今回はライティングのご依頼でしたが、
普段は写真撮影も行っております。
もしお手伝いできることがございましたら、
いつでもお気軽にお声がけくださいませ。

お忙しい毎日かと存じますが、どうぞご自愛ください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

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△田△子(ふりがな)
フリーライター

Mobile:000-0000-0000
Mail:(メールアドレス)
URL:(サイトがあれば表記)

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上記はあくまでも一例です。案件の内容やクライアントに合わせてアレンジしてみてください。郵送を指定された場合も必ず送付状を添え、同封した書類の数と内容を記入しておくと送付漏れを防げます。

photo:Getty Images

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