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電子帳簿保存法とは?電子データ保存とスキャナ保存の違い、申請書の書き方と申請方法を税理士がわかりやすく解説!

「電子帳簿保存法」とは国税関係帳簿や書類について、一定の要件下にデータで保存・管理することを認める法律です。税制改正により、2022年1月から、事前承認が不要となることで使い勝手が良いルールとなります。「優良な電子帳簿」に関しては過少申告加算税の軽減が認められるなど、大きな変更が入ります。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • 帳簿、決算書のスキャナ保存は認められていない
  • 電子データによる保存要件とスキャナ保存の要件は、別ものと捉えることが重要
  • 帳簿の電子データ保存、国税関連書類のスキャナ保存を行う場合、法改正により2022年1月1日以降、事前申請は不要

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる証憑(しょうひょう)類を紙媒体ではなく、電子データ(電磁的記録)として保存することを認める法律です。1998年7月に施行され、その後にスキャナ保存、スマートフォンやデジタルカメラによる電子データ保存も認められています。

企業としては、導入時こそ手間がかかりますが、書類の保管場所の確保によるコストの削減、業務効率化といったメリットが期待できます。税務調査においても、書類を山積みにして用意する必要がなくなり、パソコンによるデータ検索により必要書類を提示できるようになります。

そして、2020年分以降の個人事業主の確定申告からは、青色申告の最高65万円特別控除を受けるためには、e-Tax(電子申告)または、事業に係る仕訳帳及び総勘定元帳の電子帳簿保存が要件となりました(平成30年度税制改正による)。

帳簿の電子データ保存、国税関連書類のスキャナ保存を行う場合、それぞれ承認申請書を開始する日の3カ月前までに所轄の税務署に提出することが要件とされてきました。しかし、法改正により2022年1月1日以降、事前申請は不要になり、使い勝手が良い制度になったと言えます。

改正後の制度に関しては、帳簿に関しては2022年1月1日以降に開始する会計年度(事業年度)から適用可能であり、スキャナ保存に関しては法人の期中であっても2022年1月1日以降に保存するデータから適用可能となります。

セキュリティ面の不安等を感じられている企業・個人事業主の方も多いと思いますが、あらゆる書類が電子データ化され始めている現代、税務書類の電子データによる保存は、今後ますます普及していくものと考えられます。

個人事業主も電子帳簿保存をチェックすべき理由

まず、青色申告特別控除の控除額を55万円とするには、「不動産所得又は事業所得を生ずべき事業を営んでいること」「正規の簿記の原則による記帳をしていること」「貸借対照表及び損益計算書を確定申告書に添付し、控除金額を記載した確定申告書を期限内に提出すること」が要件となります。

上記要件を満たした上で、e-Tax(電子申告)又は、事業に係る仕訳帳及び総勘定元帳の電子帳簿保存を行うと65万円の控除を受けることができます。

e-Tax(電子申告)は利用する気はないけれど、電子帳簿保存は行うことができるという方は、65万円控除を適用できることになります。

前述しましたが、税制改正により、2022年1月から事前承認が不要となることで使い勝手が良いルールになりました。

これから電子帳簿保存で青色申告65万円控除を受けようと思う方も、青色申告の個人事業主ですでに現行の電子帳簿保存(帳簿)を行っている方も、せっかくe-Tax(電子申告)又は電子帳簿保存をしても、申告期限に遅れると控除額が10万円となってしまうので、この点には十分に注意しましょう。

電子データ(電磁的記録)で保存できる国税関係書類とできない書類、スキャナ保存が認められていない書類

電子データ保存が可能な国税関係書類は、次の帳簿、決算書、証憑類の3つに分けられます。

国税関係書類 電子データ(電磁的記録)による保存の可否 スキャナ保存の可否
帳簿 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳 ×
決算書 貸借対照表、損益計算書 ×
証憑(書類) 領収書、レシート、見積書、契約書、納品書、請求書


帳簿、決算書に関しては電子データによる保存は認められているものの、スキャナによる保存は認められていません。

ちなみに、スキャナによる保存とは、一度紙媒体で出力した書類をスキャナで画像取り込みして保存する方法を指します。

また、スキャナ保存が認められていない書類には、以下の書類があります。

主に自社内の会計システム等から作成されたものであること

  1. 仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿書類
  2. 棚卸表
  3. 貸借対照表や損益計算書等の決算書類

電子データが認められない帳簿書類としては、以下の書類が挙げられます。

主に、他者が作成した紙媒体の資料が該当

  1. 手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿書類
  2. 手書きで作成した請求書の写し
  3. 取引先から受け取った請求書

電子データで保存する場合の手続き

次に、帳簿を電子データで保存する場合の申請方法について見ていきましょう。

帳簿を電子データで保存する場合の申請方法と保存手続き

国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合に、2022年(令和4年)1月1日分より、税務署長の事前承認が不要となりました。検索要件に関しても変更があります。

国税庁 「電子帳簿保存法が改正されました」より引用

国税関連書類の電子データ保存に関しては、以下のような要件があります。

A 関係書類の備え付け

適切な社内規定によってデータ入力及び保存がなされていること。パソコンを利用した書類作成の流れ等を記載した書類等を備え付ける際は、パソコンメーカーのオンラインマニュアル等を出力可能な状態としておく。

B 帳簿間の相互関連性の確保

帳簿間で相互に関係性の確認を取れる状態にしておく。ふたつの帳簿に同一の取引の仕訳情報が記載されるような場合においては、きちんと番号を振る等して、関係性を確認できるようにしておく。

C 訂正や削除履歴の保存

履歴が残るシステムを利用するなど、データの訂正や削除の履歴を確認できるようにする。

D 見読可能性(けんどくかのうせい)の確保

保存データがディスプレイ及びプリンタ等に整然とした形式及び明瞭な状態で出力可能とされていること。

E 検索機能

「優良な電子帳簿」の場合には、税務調査等の際にスムーズに確認が取れるように、取引日付や取引金額、取引先から保存データを検索可能な状態とすること。日付又は金額の範囲指定によって検索できるようにするか、二つ以上の任意の記録項目の組み合わせで検索することができるようにする(ただし、ダウンロードできるようにしてあれば、これらの要件は不要となる)。

「その他の電子帳簿」については上記要件を満たしていなくても、税務職員に要求されたデータをダウンロードできるようにしておけば良いことになる。

A、B、Cは、電磁的記録の真実性が確保を目的とする要件と言えます。D、Eは電磁的記録が整然と、かつ、明瞭な状態で出力できることを目的とする要件だと言えます。AとDを満たしてデータをダウンロードできる状態になっているのが「その他の電子帳簿」であり、AからEまでの全てを満たしているのが「優良な電子帳簿」です。このように2種類の電子帳簿に分かれ、満たすべき要件に違いがあります。

国税関係帳簿に関して「優良な電子帳簿」の要件を満たす場合には、その国税関係帳簿の記録事項について申告漏れが生じた場合には、過少申告加算税が5%軽減されるという措置も整備されました。要件を満たさない「その他の電子帳簿」については、このような軽減措置はありません。又、既に述べた通りで、青色申告特別控除を最大額の65万円とすることもできます。これら2点が「優良な電子帳簿」のメリットと言えるでしょう。

これらのメリットを享受するためには、本措置をうけるための届出書をあらかじめ所轄税務署長に提出することが必要となります。提出期限は、適用開始事業年度に係る法定申告期限となります。たとえば、3月決算法人なら5月末が提出期限となります。

今まで承認を受けて保存を行ってきた場合でも、本措置を受けるためには届出書を提出しなくてはならないので注意が必要です。2021年1月1日以後に終わる事業年度の法定申告期限までに届出書を提出すると、現に電子帳簿保存の承認を受けている国税関係帳簿について、過少申告加算税の軽減措置を受けることができます。3月決算法人であれば、2020年の期首までの帳簿に関して、過少申告加算税の軽減措置が受けられることになります。届出書が公表されましたら、早めに提出するようにしましょう。

つまり、今まで承認を受けて保存を行ってきた事業者が、2022年1月1日以降は改正後の要件に従って電子帳簿保存をする場合は、承認の取りやめの手続きが必要なのでご注意ください。新しい制度の方が有利であることから、極力早いタイミングで切り替えたほうが良いでしょう。

ちなみに、デスクトップ版「弥生会計 22 シリーズ(弥生の青色申告含む)」は、電子帳簿保存の優良対象となるので、ご利用者は青色申告の場合、e-Taxでも電子帳簿保存でも65万円控除が適用できます。優良対象となる会計ソフトを選ぶことも非常に重要だと考えられます。

なお、帳簿に関しては、課税期間の開始の日に帳簿が備え付けられて順次記帳が行われていくことを前提とするものですので、課税期間の途中から電子データに切り替えて保存することはできません。

ここで注意点ですが、電子データによる保存要件とスキャナによる保存の要件は、別のものと捉えることが重要です。

国税関連書類のスキャナ保存を行う場合の申請方法と保存要件

スキャナ保存に関しても、税務署長の事前承認が不要となりました。又、タイムスタンプ要件が緩和されるなどして、利用しやすい制度になりました。一方で、スキャナ保存されたデータの隠ぺいや仮装があった場合には、重加算税が10%加重される措置が整備されました。

スキャナ保存をする場合の要件は以下となります。

F 関係書類の備え付け

関連書類等の備え付けなど、スキャン処理の規定等を行う。

G 帳簿間の相互関連性の確保

スキャナで保存された書類と帳簿間での関連性がわかるようにしておく。

H 真実性の確保

訂正・追加・削除の履歴を確認可能な状態とし、タイムスタンプの導入、書類作成及び受領後の速やかなスキャン及びスキャン機器の性能水準等(解像度等)の要件を守る。

I 見読可能性(けんどくせい)の確保

ディスプレイや印刷に利用する複合機の性能水準など見読性の確保をする。

J 検索機能

取引日付、取引金額、取引先から保存データを検索可能な状態とする。

タイムスタンプとは、一般財団法人日本データ通信協会が認定した事業者が発行するものです。タイムスタンプの役割は、データの作成時点を証明することと、改ざんがなされていないことを証明することにあります。

タイムスタンプの付与には費用がかかることもあり、一般的には事務処理規定の備え付けにより対応が取られています。また、タイムスタンプの使用数に応じた従量制の課金方式と定額制の課金方式があり、タイムスタンプは無料ではなく有料となります。

訂正又は削除を行った事実及び内容を確認できるシステムを導入している場合には、タイムスタンプの付与に代えることができることとなり、この点は改正により要件が緩和されています。タイムスタンプのコスト削減にもつながります。

検索機能に関しては、範囲指定及び項目の組み合わせで検索できるようにする必要がありますが、税務職員の要求に対してダウンロードできるようにしてあれば、これらの機能の確保は不要となりました。

なお、こちらの国税関連書類に関しては、帳簿と異なり、課税期間の途中からスキャナによる保存に切り替えて保存することができます。

【参考】(スモビバ!編集部注)
弥生のスキャナ保存制度
弥生株式会社なら、コストのかかるタイムスタンプも無償で利用できます。また、作成した電子データはOCR機能で仕訳が自動作成され、弥生会計・やよいの青色申告、やよいの白色申告に取り込むことができます。(ご利用には、弥生のオンライン製品のご利用もしくは、弥生会計シリーズのデスクトップ製品のあんしん保守サポート加入が必要です。)

※ 弥生株式会社は、「認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度」に登録しています。
※弥生製品が対応しているのは、領収書・レシートのみです。

電子取引を行った場合の電子取引データの保存要件

電子取引データの保存についても、タイムスタンプ要件が緩和され、検索機能要件も緩和されました。また、法人税及び所得税の電子取引情報について、その記録の出力書面の保存をすればこれまではよかったのですが、こちらの制度は廃止となりました(消費税に関しては出力した紙媒体の保存でも認められます)。

こちらについても、データの隠ぺいや仮装があった場合には、重加算税が10%加重される措置が整備されました。

電子取引を行った場合、次の要件を満たす必要があります。

A 関係書類の備え付け

適切な社内規定によってデータ入力及び保存がなされていること。パソコンを利用した書類作成の流れ等を記載した書類等を備え付ける際は、パソコンメーカーのオンラインマニュアル等を出力可能な状態としておく。

C 訂正や削除履歴の保存

電子データにタイムスタンプを付与するか、もしくは事務処理規定を備え付ける。

D 見読可能性(けんどくせい)の確保

保存データがディスプレイ及びプリンタ等に整然とした形式及び明瞭な状態で出力可能とされていること。

E 検索機能

税務調査等の際にスムーズに確認が取れるように、取引日付や取引金額から保存データを検索可能な状態とすること。

電子取引の取引情報のデータを保存する際に必要な保存措置としては、「タイムスタンプの付与及びデータ保存担当者の情報の保存」又は「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規定を定めること」のいずれかの措置を取る必要がありますが、これは、記録されたデータの改ざんを防ぎ、真実性を確保するために必要とされています。

スキャナ保存同様に、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認できるシステムを導入している場合には、タイムスタンプの付与に代えることができることとなりました。検索機能の要件に関しても同様に要件緩和されました。

みずからが取引先に対して発行した書類の電子データによる保存要件

こちらは、発行した書類を取引先に送付した場合において、その印刷元のデータをそのまま電子データとして保存するケースです。次の要件を満たす必要があります。

A 関係書類の備え付け

適切な社内規定によってデータ入力及び保存がなされていること。パソコンを利用した書類作成の流れ等を記載した書類等を備え付ける際は、パソコンメーカーのオンラインマニュアル等を出力可能な状態としておく。

D 見読可能性の確保

保存データがディスプレイ及びプリンタ等に整然とした形式及び明瞭な状態で出力可能とされていること。

E 検索機能

税務調査等の際にスムーズに確認が取れるように、取引日付や取引金額、取引先から保存データを検索可能な状態とすること。

タイムスタンプの付与を行ったり、事務処理規定の備え付けを行ったりする必要はありません。

取引先から紙媒体で受け取った書類の電子データによる保存要件

こちらは、取引先から紙媒体で送られてきた書類をスキャンして保存するケースです。

スキャナによる保存となりますので、「スキャナによる保存をする場合の保存要件」を満たす必要があります。

F 関係書類の備え付け

関連書類等の備え付けなど、スキャン処理の規定等を行う。

G 帳簿間の相互関連性の確保

スキャナで保存された書類と帳簿間での関連性がわかるようにしておく。

H 真実性の確保

訂正・追加・削除の履歴を確認可能な状態とし、タイムスタンプの導入、書類作成及び受領後の速やかなスキャン及びスキャン機器の性能水準等(解像度等)の要件を守る。

I 見読可能性の確保

ディスプレイや印刷に利用する複合機の性能水準など見読性の確保をする。

J 検索機能

取引日付や取引金額、取引先から保存データを検索可能な状態とする。

訂正又は削除を行った事実及び内容を確認できるシステムを導入している場合には、タイムスタンプの付与に代えることができることとなり、この点は改正により要件が緩和されています。タイムスタンプのコスト削減にもつながります。

検索機能に関しては、範囲指定及び項目の組み合わせで検索できるようにする必要がありますが、税務職員の要求に対してダウンロードできるようにしてあれば、これらの機能の確保は不要となりました。

スキャン保存の場合のみ、要件が大きく変わってくるところが、電子データによる保存を理解するにあたって、最もややこしいところということができるかもしれません。

電子データ保存とスキャナ保存の違い、申請方法をまとめると次のようになります。

https://sumoviva.jp/wp-content/uploads/2021/11/20211108_denshityoubohozonhou_05.png

※画像はクリックすると別ウインドウで拡大表示されます。

また、2016年に、スマートフォンやデジタルカメラがスキャナ機器として認められています。今後、徐々に普及していくのはではないかと考えられています。

解像度、つまりは画素数等に関する要件もありますが、こちらは読み取った書類のサイズによって判断が異なります。より大きなサイズを読み取るには、より多くの画素数が必要となります。ちなみに、一般的によく利用されているA4サイズを読み取るには、388万画素が必要になります。

電子データを保存するサーバーの設置場所

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電子データの保存を行うサーバーに関しては、納税地(自社内)に設置しなくてはならないという要件はありません。

クラウドサービス等を利用する場合には、サーバーが国外に設置されていることもありますが、特に問題はありません。重要なことは、保存されたデータをすぐに引き出すことができ、それをディスプレイにすぐに反映することができる状態としておくことです。

電子データとセキュリティ

電子データにより帳簿や国税関連書類を保存する場合において、最も脅威となるのはデータの消失です。ミスによる消失もありますが、コンピュータウィルスが自社内のネットワークに侵入して保存データを破壊してしまうようなケースも考えられます。

帳簿書類等が失われてしまうと、課税上も不利になることが想定されるため、細心の注意が必要となります。

このようなセキュリティ上の理由から、電子データ化を敬遠する企業は多く存在するのではないでしょうか。

しかし、現代においては、個人情報の保護等がしきりに叫ばれており、企業が保有する情報は、国税関連書類と同様に重要なものです。個人情報等が電子化されて管理されていることが一般的であることを考えますと、国税関係書類に関しても、同様に厳重なセキュリティ体制のもとに電子データ化されて管理されることが求められています。

また、国税関連書類の電子データ化を導入するにあたって社内のセキュリティ対策を強化することは、その他の個人情報等の流出対策にもつながると考えられます。国税関連書類の電子データ化をひとつの良い機会として、社内のセキュリティ対策の更なる強化に取り組まれてもよいのではないでしょうか。

photo:Getty Images

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