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ホーム 年末調整 給与支払報告書(個人別明細表・総括表)の書き方、提出方法

給与支払報告書(個人別明細表・総括表)の書き方、提出方法

年末調整の時期になると、事業主には税務署からの年末調整関係書類が送られてくるほかに、市区町村から「給与支払報告書」の案内が届きます。ぱっと見ではまったく同じような書類ですが、いったい何が違うのでしょうか。
今回は、給与支払報告書について解説していきます。

POINT
  • 給与支払報告書は個人住民税の計算のもとになる書類
  • 給与支払報告書は翌年1月末までに各市区町村へとりまとめて提出する
  • 給与支払者は原則として特別徴収義務者となる

給与支払報告書とは? 源泉徴収票との違い

源泉徴収票と給与支払報告書は、基本的に同じ内容ですが、前者が「所得税のための書類」、後者が「住民税のための書類」というところで違いがあります。

税務署などで用意されている源泉徴収票の用紙には複写式のものがあり、給与支払報告書も同時に作成できるようになっています。記載事項は給与等の年間支払金額や各種所得控除の内容などほとんど同じものですが、両者の違いは対象となる税金の種類・提出先にあります。

源泉徴収票は、国税である所得税に関する書類で、基本的には給与等の支払いを受ける本人に交付する義務があります。確定申告が必要な人が確定申告の基礎データとして使用するほか、医療費控除などで還付申告をする場合にも必要となります。また、その人の役職や受給金額によっては法定調書として税務署に提出する場合もあります。

これに対して、給与支払報告書は地方税である住民税(都道府県民税や市町村民税)に関する書類です。所得税は確定申告や源泉徴収(年末調整)によって納税を行いますが、住民税は行政側が税額を決定・通知する賦課課税という方式により課税されます。

このため、サラリーマンなどの給与所得者については、事業主が給与支払報告書を提出することで行政側が所得を把握して課税することができるのです。

給与支払報告書の提出は義務? 提出対象者は?

事業主(給与支払者)は、前年中に給与を支払ったすべての人について、翌年1月31日までに給与支払報告書を提出する義務があります。

「すべての人」とは、役員やパート・アルバイトなど雇用形態を問わず、年末調整をしたかどうかも問いません。なお、前年中に退職した人については前年中の給与支払額が30万円を超える人について提出義務がありますが、30万円以下の人についても、適切な課税の観点から市区町村から提出をお願いされています。

給与支払報告書は「個人別明細書」と「総括表」との2つからなる

給与支払報告書は、従業員(納税者)一人ひとりの年間の金額を報告する「個人別明細書」と、それらを区分ごとにひとまとめにした「総括表」との2つから構成されています。

個人別明細書は、所得税の源泉徴収票と基本的には同じ様式であり、税務署などで配布している源泉徴収票は複写式で個人別明細書まで作成できるようになっています。個人別明細書は、ひとりにつき同じものを2枚ずつ提出します。

総括表は、提出する個人別明細書を束ねるときの表紙となるものです。その市区町村に提出する個人別明細書が何名分あるのか、また、そのうち住民税の特別徴収や普通徴収、退職者の内訳が何名分ずつになっているかがわかるようになっています。

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※見本:給与支払報告書(個人別明細書)

給与支払報告書の書き方、提出先や提出方法

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※見本:給与支払報告書(総括表)

給与支払報告書のうち、個人別明細書は源泉徴収票と同じものですので書き方は割愛し、総括表の書き方について説明します。

総括表は、市区町村ごとに独自の様式を作成していますが、基本的に記載する内容は同じものです。事業主の氏名(名称)や所在地などのほか、主な記載事項は次のとおりとなります。

①給与支払者の個人番号または法人番号

給与支払者が個人事業主の場合は個人番号(マイナンバー)、法人の場合は法人番号を記載します。事業者の個人番号(マイナンバー)については、市区町村への提出用にのみ記載するものなので、控えを保管する場合は、事業主本人の個人番号(マイナンバー)、控え用の個人番号(マイナンバー)部分は消しておいたほうが無難です。

②受給者総人員

翌年1月1日現在に在籍している人の総人数(どの市区町村かを問わずすべて)を記載します。

③報告人員

その市区町村に対して提出する個人別明細書が何名分あるかを記載します。この人数には中途退職者を含みます。

④報告人員のうち退職者人員

その市区町村に対して提出する個人別明細書のうち、退職者分が何名あるかを記載します。

⑤所属税務署名

給与支払者の事務所を管轄する税務署がどこであるかを記載します。給与支払報告書の内容に間違いがあった場合などに、市区町村から税務署へ連絡が行き、源泉所得税の修正などを行います。例えば、配偶者の収入が控除の範囲を超えているのに、配偶者控除をしていた場合などが該当します。

また、この給与支払報告書の提出方法ですが、いくつかのルールがあります。

まずは、給与支払報告書はその年の翌年1月1日(退職者の場合は退職日)現在で給与等の支払いを受ける人が「居住する市区町村」へ提出するということです。これは、住民税が前年の所得に対して課税されることと、1月1日現在の住所地の市区町村で課税されることによります。

つぎに、提出対象者ですが、基本的にその年の翌年1月1日に在籍している人はすべて提出が必要です。また、退職者についてはその年中に支払った給与等の総額が30万円を超える人について提出が必要です。

最後に、給与支払報告書は市区町村ごとにとりまとめ、提出件数等を記載した総括表を表紙として、その年の翌年1月31日(1月31日が土日に重なる場合は、次の平日)までに提出するということです。後ほど説明しますが、給与支払報告書は特別徴収分と普通徴収分とに分けて報告人数を集計します。

普通徴収と特別徴収。退職者が出た場合はどうすればいい?

個人住民税(都道府県民税・市区町村民税)の納付方法は、普通徴収と特別徴収の2通りがあります。

いずれの場合でも、確定申告書や給与支払報告書などの提出を受けて、その年の1月1日を賦課期日(住民税が課される日)として6月ごろに個人住民税が決定・通知されます

普通徴収は、その年度の個人住民税を市区町村が本人へ直接通知し、納付書や口座振替などの方法で原則として6月・8月・10月・翌年1月の年4回に分けて納税する方法です。

特別徴収は、その年度の個人住民税を市区町村が本人の勤め先や年金支払者を経由して通知し、給与や年金の支給金額から天引きする形で納税する方法です。給与所得者の場合は6月から翌年5月までの12回、年金受給者の場合は4月から2か月ごとに6回に分けて納税(天引き)します。

ところで、給与支払者は原則として特別徴収義務者となり、従業員等の住民税は特別徴収となりますが、以下の基準に該当すれば例外的に普通徴収が認められます。

  • 普A 総従業員数が2人以下の事業所
  • 普B 他の事業者で特別徴収
  • 普C 給与が少なく税額が引けない
  • 普D 給与の支払いが不定期
  • 普E 事業専従者
  • 普F 退職者又は退職予定者(5月末日まで)

また、退職者が出た場合については、退職する時期により次のような違いがあります。

前年中に退職した場合

前年中に退職した人については、個人別明細書に退職年月日、摘要欄に「普F」(退職者)の略号を記載して提出します。

本年5月31日までに退職予定である場合

給与支払報告書を提出する時点で退職予定である場合には、個人別明細書の摘要欄に「普F」の略号と、「令和〇年〇月〇日退職予定」のように記載しておきます。これは、新年度の住民税特別徴収が6月分から始まるためで、あらかじめ特別徴収の通知がされないようにするものです。

なお、給与支払報告書とは違う話になりますが、中途退職があった場合には退職者のその年度分の住民税特別徴収の残りの月分について、一括で徴収するか、一定の事由により普通徴収に切り替えるかをすることになりますが、別途異動届の提出が必要ですので忘れないようにしましょう。

まとめー全国で特別徴収の徹底が広がっている

いかがでしょうか。

例えば、東京都と都内区市町村では、平成29年度(2017年)から原則としてすべての事業主の方に特別徴収義務者の指定を実施するなど、特別徴収を徹底することとしています。埼玉県と県内全市町村では平成27年度(2015年)から、千葉県と県内全市町村では平成28年度(2016年)から開始されるなど関東各都県はじめ、全国でも特別徴収の徹底が広がっています。

従業員の給与から天引きした住民税は、原則として翌月10日までに納付手続きをします。ちなみに従業員が常時10人未満の場合、申請と承認が必要ですが、毎月の納付を6月10日と12月10日の年2回にできる特例があります。

事業主の皆さまにとっては事務作業等の手間のかかることではありますが、法令で決められた義務ですので従業員の方々が不利益を被らないよう給与支払報告書の提出から特別徴収のやり方までをしっかりと確認しておきましょう。

【参考記事】
・人を雇うときに必要な手続きとは?
・従業員を雇用するときの書類の書き方

photo:Getty Images

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