給与明細書は従業員へのラブレター？

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POINT

• 従業員へ渡す給与明細書は、手書きよりプリントアウトしたものがおすすめ
• 給与明細書にメッセージを入れよう
• 間違いなく計算して決められた支給日に支払うことが大前提

プリントアウトした明細書で信用度をアップしよう

毎月、従業員に当たり前のように配布している「給与明細書」。どのような明細書を作成するのがいいでしょうか。
給与明細書は、必要な項目を記載し、正しく結果を伝えることができれば法的には何の問題もありません。ですが、もし内容がわかりにくかったり、数字が読みにくかったりすると、せっかくもらった給与明細書の信頼性に加え、会社の信頼感も損ねてしまいます。となると、やはり従業員へ渡す給与明細書はコンピュータで出力したものがおすすめです。従業員にとって給与明細書は、支給額や控除額など、とても重要な情報が書かれている大切な書類です。市販の給与明細書に手書きで記入しても差し支えはありませんが、プリントアウトされたものなら、機械で計算していることが一目瞭然ですので、計算結果に対する信頼度は手書きよりも断然高くなります。見やすい、わかりやすいというだけでなく、会社の信用度のアップにつながります。

従業員へのお知らせをメッセージで伝えよう

給与計算業務には、年間を通してさまざまな手続きがあり、その都度給与計算結果に影響します。例えば、年末調整や算定基礎届などの大きなもののほか、「昇給や昇格により手当の金額が上がった」「保険料率の見直しにより保険料の金額が変わった」「法令改正で徴収税額が変わった」などがあります。これらを正確に給与に反映させることはもちろんですが、従業員へのお知らせはどうしていますか？
年末調整や住民税額の変更などは、源泉徴収票や住民税決定通知書を給与明細書と一緒に渡すことで従業員へ通知できますが、手当の変更や、保険料率の見直しなどは、給与明細書の金額を見比べなければわかりません。そんなときは、給与明細書にひとことメッセージを入れてあげましょう。「今月から○○手当が支給されています」「保険料率が改定されたため、今月より保険料額が変更されています」などと記載してあげれば、従業員自身で確認できます。あわせて「今月もお疲れ様でした」などの言葉も添えておくと、さらに従業員への配慮が伝わることでしょう。

本来の目的を忘れずに

とはいえ給与計算においてもっとも重要なのは”間違いなく計算して、決められた支給日に支払うこと”です。本来支給するべき手当が漏れていたり、決められた支給日に支払いが行われなかったりしては、いくら親切なメッセージの入ったきれいな給与明細書を作成しても意味がありません。計算ミスをしないことはもちろんですが、扶養親族の増減や保険料率の変更、法令改正の通達などに注意をして、漏れなく正しく給与計算を行いましょう。

まとめ

正しく計算するだけでも神経を使うのにメッセージまで入れるのは大変……と思われるかもしれませんが、給与計算ソフトを使えば労力をかけずに簡単にできます。機械で計算するので計算ミスはありませんし、給与明細書に「メモ」を入力する機能が搭載されているものもありますので、メッセージも簡単に入力できます。
従業員数が少なく、ソフトの導入の費用が気になるなら「やよいの給与明細 オンライン」のような、人数に応じて課金されるオンラインサービスを利用されてはどうでしょうか？　月額450円からと安価で、法令改正にも自動で対応します。メモを入力する際は、全員共通のメモと個別のメモを使い分けることもできるので、全員共通の伝達事項だけでなく、従業員ごとの明細変更点も案内できます。さらにお祝いの言葉や慰労のメッセージを入れてあげると、気持ちや気遣いなども伝わるのではないでしょうか。
ただ、気持ちを伝えると言ってもあくまでも給与明細書なので、愛の告白には残念ながら使えないですけどね……。

【参考記事】
社会保険労務士が紹介！はじめての給与ソフトの選び方

photo：Getty Images