給与計算お役立ち情報就業規則とは？記載が必要な事項や作成の流れ、注意点などを解説
2024/04/15更新
この記事の監修税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング
就業規則は、従業員が就業するうえで知っておくべき労働条件や職場内の決まりなどを明記した規則集です。従業員と企業がお互いに共通の認識を持って業務に取り組めるように、就業規則を作成しておくことが大切です。ここでは、就業規則の作成の流れや記載が必要な事項、注意点などについて解説します。
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就業規則とは労働条件や職場内でのルールを明記した規則集
就業規則とは、従業員の給与や労働時間などの労働条件や、職場内で守るべきルールなどを明記した規則集です。一定の条件を満たす企業は労働基準法により必ず就業規則を作成しなければならないと定められています。
パートやアルバイトを含め、常時10人以上の労働者を雇用する事業所は、就業規則を作成・届出する義務があります。全社で10人以上ではなく、事業所ごとに10人以上という決まりがあり、10人未満の事業所が複数ある企業では、該当の事業所では就業規則を作成・届出する義務はありません。
しかし、労務トラブルが増加傾向にある昨今、10人未満の事業所であっても、このトラブルを回避するために事前に就業規則を作成しておくことを推奨しています。
なお、就業規則を新たに作成したり、内容の変更をしたりするときは、所轄の労働基準監督署への届出が必要です。その際、組合または従業員の過半数代表者からの意見書を添付する必要があります。
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就業規則に記載する事項
就業規則の記載内容は、「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意的記載事項」の3項目に分けられます。記載すべき内容が網羅されているかどうか、改めて確認してみましょう。
絶対的必要記載事項
絶対的記載事項とは、就業規則に必ず記載しなければならない事項のことです。絶対的必要記載事項については、就業規則を作成するすべての企業が明記しなければいけません。記載すべき項目は以下のとおりです。
労働時間および休日、休暇に関する事項
始業時間と終業時間が何時なのか、休憩時間が何時から何時なのかといった労働時間に関する規則について、就業規則に明記します。所定労働時間や始業時間と終業時間の定義などについても、必要に応じて記載しましょう。
また、法定休日および法定外休日（所定休日）についても明記が必要です。年末年始休暇やお盆休みなどがある場合も記載しなければいけません。有給休暇についても、付与条件と日数、付与されるタイミング、取得する方法、有効期限などについて記載します。
工場などのように、常に誰かが稼働し続けなければならない施設を持つ企業では、従業員が交代で勤務することになります。このようなときは、変形労働時間制の該当の有無や、それぞれのシフトの始業時間と終業時間、休憩時間、シフトの確定時期などについて明記しなければなりません。
賃金に関する事項
賃金をどのように決定しているのかについても就業規則に明記が必要です。賃金の内訳、手当の種類、割増賃金の詳細、控除する金額、計算方法、支払い方法（現金支給、振り込み支給）などについて詳しく記載します。また、賃金がいつ締められて、いつ支払われるのかについても記載しましょう。昇給に関しても、昇給を行う条件や昇給時期等のルールについても明記が必要です。
賃金については項目が多岐にわたるため、別紙として賃金規程を作成することもあります。
退職、解雇に関する事項
従業員がどのような場合に退職するのかを、ケース別に就業規則に記載します。解雇についても、解雇事由に該当するケースを具体的に記載する必要があります。どのようなときに解雇になるのかがあらかじめ明確になっていなければ、問題のある従業員に対し、制裁（ペナルティ）などの就業規則に基づいた対応をとることが困難ですので、しっかりと記載しておきましょう。
相対的必要記載事項
相対的必要記載事項とは、就業規則を定める事業所において「ルールを設けるのであれば、必ず記載しなければならない事項」のことです。
退職手当や臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
退職金が支払われる場合、就業規則に退職金の算出方法や支払い対象者、支払い時期などの記載が必要です。また、賞与などの臨時賃金の支払いを行う場合や、最低賃金額を定める場合についても、決まりを明記しましょう。
食費、作業用品などの負担に関する事項
業務上で、従業員が食費や作業用品などを自己負担しなければいけない場合、負担額や負担方法などについて就業規則に明記します。
安全衛生に関する事項
従業員が労働安全衛生法に定められた安全衛生を守るべき場合も、就業規則に記載が必要です。
職業訓練に関する事項
従業員に職業訓練を義務付ける場合は、研修制度の詳細などの職業訓練を行う際の決まりについて就業規則に明記します。
災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
災害時や業務外で病気やケガをした際の手当を用意している場合は、就業規則に対応方法や補償などについての明記が必要です。
表彰、制裁に関する事項
表彰や制裁などを行う場合、就業規則に対象者や表彰方法のほか、制裁制度の種類や内容などについて明記します。
その他全労働者に適用される事項
上記以外にもルールを設けている場合は、就業規則に記載する必要があります。
例えば、休職や出向、出張規定など、全労働者に影響する決まりがある場合は明記しましょう。
任意的記載事項
任意的記載事項は、就業規則に記載するかどうかを企業の判断で決められる事項です。法的に記載が義務付けられているものではありませんが、記載することで従業員や企業にとってメリットがある場合は、積極的に活用しましょう。具体的には、企業理念や社訓、人事に関する規程などが該当します。
ただし法定を上回る福利厚生などを導入した場合や、のちに廃止する場合は従業員にとって不利益変更となりますので、よく吟味して導入しましょう。
就業規則を作成する際の流れ
就業規則は、以下のような流れで作成します。事業所の規律を守る指針となるものなので、慎重に作成しましょう。
1. 就業規則の原案を作成
まずは、就業規則の原案を作成します。就業規則には必ず記載しなければならない絶対的必要記載事項と、定めがある場合に記載が義務付けられている相対的必要記載事項があるため、漏れがないように気を付けましょう。
厚生労働省の「モデル就業規則
」などを参考にすると、法的に記載が義務付けられている内容を網羅しやすくなります。担当者だけで作成するのが難しい場合は、社会保険労務士や弁護士といった専門家に相談するのがおすすめです。また、厚生労働省の「就業規則作成支援ツール」を利用することも可能です。
2. 従業員代表への意見聴取
作成した就業規則原案を、全社的に公開し周知した後に、従業員代表者へ確認してもらい、意見を聴取します。
- ※従業員代表とは、従業員の過半数で組織する労働組合の該当者もしくは、該当の労働組合がない場合は、従業員の過半数を代表する代表者を選出します。選出は、投票や挙手など民主的な方法で行う必要があり、企業側が指定することはできません。
3. 従業員代表の意見書をまとめ、所轄の労働基準監督署に届出
従業員代表から企業の代表取締役宛ての意見書を作成します。意見書には、意見聴取が行われた日付、就業規則に対する従業員代表の意見、従業員代表の氏名または労働組合の名称、従業員代表の選出方法を記載します。決まったフォーマットはありません。
作成した就業規則に意見書を添えて、所轄の労働基準監督署に提出します。
4. 就業規則を従業員に周知する
就業規則は、従業員が必要に応じて見られるようにしておかなければなりません。届出が完了したら、就業規則の作成を従業員に周知すると共に、いつでも確認できるようにわかりやすい場所に掲示または備え付けましょう。書面で各従業員に交付することもあります。
就業規則を作成する際の注意点
就業規則は、従業員の働き方の基礎となるものです。就業規則を作成するにあたっては、以下のような点に注意しましょう。
企業の価値観を共有する
就業規則には、任意的記載事項として企業の理念や目標などを記載できます。就業規則の記載事項のひとつとして企業の価値観を示すことで、従業員全員と目指すべき方向を共有できるでしょう。
企業理念や目標は、事業を行う上での軸となる大切な指針です。法的な記載義務はありませんが、就業規則に明記して、従業員に企業の思いを伝えることが肝心です。
ルールを定めトラブルを事前に防止する
就業規則は、雇用する側（企業）とされる側（従業員）が守るべきルールを示すものです。さまざまな事態について、あらかじめ対処法を明記しておくことで、労使双方のトラブルを回避しスムースな対応を目指しましょう。
例えば、従業員が副業をしたいと申し出た際、就業規則に副業のルールが明記されていれば、それに則った対応が可能です。ルールが定まっていないと、従業員側と企業側で意見が折り合わずにトラブルにつながる可能性があります。さまざまなケースについて、ルールを明文化しておくと安心です。
従業員の労働条件を明示する
就業規則には、従業員の労働条件や賃金規定について明記しなければいけません。これによって、どのような条件で労働契約を結んでいるのかが可視化されます。自身の労働条件をいつでも確認できることは従業員にとってのメリットになるでしょう。
企業にとっても、昇給のルールや賃金の計算方法などを細かく定めて明らかにしておくことで、一定のルールに基づく運用が可能になります。
就業規則を見直す際の注意点
就業規則は、一度作れば終わりというものではありません。法改正や組織の変化や時代の価値観の変容等に応じて、定期的に見直す必要があります。
例えば、2019年からは年に5日の有給休暇取得が企業に義務付けられました。2019年以前に作成された就業規則の有給休暇に関する規程には、この内容は含まれないでしょう。同様に、残業時間の上限規制や最低賃金の変更など、法的な部分だけでもさまざまな見直しが行われています。法令違反につながるような内容の就業規則では問題があります。
その他、「テレワークの導入」「フレックスタイム制の導入」など、就業規則の変更はさまざまなケースで必要になります。法改正や働き方の変化などがあった場合は、就業規則に問題がないか確認することが重要です。また、時代に応じて働き方が変わっていくため、時代に合っているかどうかについても、見ておく必要があります。
ただし、見直しをする際は、労使間で十分な検討を行い、双方にとって納得できる内容にすることが大切です。従業員にとって不利な変更にならないよう、注意してください。また、労働基準監督署への届出と従業員への周知も必要です。
就業規則の見直しを随時行うことは大切ですが、法改正により変更が必要な場合などあり、ある程度柔軟な運用ができる内容にしておく工夫も必要です。
組織や時代に合った就業規則か定期的に見直してみよう
就業規則は、雇用する側とされる側のルールを明記した重要な規則です。企業を運営するうえでの基礎になるものなので、組織や時代にマッチしているかどうか定期的に確認を行いましょう。この機会に、自社の就業規則を見直してみてください。
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