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「実地棚卸」と「帳簿棚卸」が一致しなかったらどうする?

決算日を迎えると、商品や製品などの在庫がどれくらいあるかを数えて、在庫の金額を計算しなければなりません。いわゆる「棚卸し」です。棚卸しには、実地棚卸と帳簿棚卸の2種類があります。どう違うのか、また、一致しなければどうなるか、解説します。

POINT
  • 実際の在庫数を確認するのが「実地棚卸」、帳簿上の在庫数が「帳簿棚卸」
  • 数値が合わない場合は、実際の在庫の数に合わせて帳簿を修正する
  • ミスの原因を調べて、棚卸誤差率が低くなるように来期に向けて改善を行うことが重要

実地棚卸と帳簿棚卸

棚卸しといえば、実際の現場で存在する在庫を数える、というイメージが強いと思います。これを「実地棚卸」と言います。

それに対して、仕入れた商品の数から売れた商品の数を差し引き、残っているはずの商品数を計算して、在庫を確認する方法もあります。これを「帳簿棚卸」と呼びます。

この2つは、本来、結果が同じものになるはずですが、一致しないことも少なくありません。その理由は、記録漏れ、紛失、破損などさまざまですが、実地棚卸と帳簿棚卸の結果が合わない場合はどんな対処をとるべきなのでしょうか。

数値が合わないのはなぜ?

実地棚卸と帳簿棚卸が異なるということは、帳簿上の在庫数と現品数が違うということです。どうしてそうなったのか、原因を探る必要があります。

例えば、数量や単位を間違えて記録しているかもしれません。あるいは、取引先からの納品書などの書類到着が遅延していることも考えられます。

もしくは、受払時に間違って他の商品を記録した可能性もあるでしょう。さらに、返品処理の遅延によって、商品が戻ってきているのに帳簿と数字が合わないということもあります。

事例を挙げればきりがありませんが、大きく分ければ、以下に分けられそうです。

  • 記録ミス
    (受払時の数量や単位、商品情報の入力ミス、入力漏れ、処理遅れなど)
  • 書類の遅延
    (納品書や返品伝票の未着)
  • 破損や紛失

以上の観点から考えると、なぜ合わないのかが明らかになるかもしれません。
そして、あらゆる角度から実地棚卸と帳簿棚卸の数値が合わなかった原因を洗い出して、棚卸の数値が合わない事態になることを防ぐ手段を考えましょう。

合わない場合は帳簿を修正

もし、どうしても数値が合わない場合はどうするか。

実際に存在しているものは、変更できません。ですから、現物の在庫を示している実地棚卸の数値に基づいて、帳簿を修正することになります。

しかし、それだけでは、根本的な解決にはなりませんよね。実際の在庫と、帳簿上の在庫ができるだけ合うように、在庫管理で生じる誤差の発生を少なくしていく必要があります。

その指標として用いられるのが「棚卸誤差率」(在庫差異率)です。以下のように計算すれば、数量、金額、アイテム数など、それぞれで計算して出すことができます。

  • 数量ベースの場合
    棚卸誤差率(%)=在庫差異数量(絶対値)÷棚卸後数量×100
  • 金額ベースの場合
    棚卸誤差率(%)=在庫差異金額(絶対値)÷棚卸後金額×100
  • アイテムベースの場合
    棚卸差異率(%)=在庫差異があったアイテム数÷棚卸対象のアイテム数×100

目標棚卸誤差率を「0.1%」としているところが多いようです。期末だけではなく、実際の在庫と帳簿残高のチェックをできるだけ定期的に行うようにして、在庫の帳簿数量が実際の在庫数量と一致しない場合には、その原因を調べて改善点につなげていくことが大切です。また、在庫の数量が合っていればよいというものではありません。商品を探したり、受け入れに時間がかかるのであれば、棚卸対象の在庫場所を整理整頓して置き場所を決めたり、数量間違いが多いようであれば、きちんと受け入れ検収を行うなど、原因を調べて対策を行い環境を整えることで棚卸精度が上がり作業が楽になるだけではなく、日々の商品入出庫の効率もあがっていきます。
日々の在庫管理業務をキチンと適切に行うことはとても大切なことです。期末棚卸を行うことの多いこの時期にあらためて考えてみましょう。

photo:Getty Images

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