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支払調書ってどんな書類?必ず必要なの?

起業したばかりの方は、支払調書というのはあまり馴染みがないという方がほとんどではないでしょうか。
企業などが従業員に給与を支払った際に発行するのが源泉徴収票ですが、支払調書も報酬を支払った際に発行する書類です。
源泉徴収票に似ていますが、少し違うところがあります。
その少し違う部分を確認しながら、なぜ必要なのか?
そして支払調書がないと所得税の確定申告ができないのかを考えていきたいと思います。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • 個人事業主にとって「支払調書」が源泉徴収票
  • 一定以上の報酬を支払った時には支払調書が必要
  • マイナンバーは、税務署に提出する支払調書には記載するが、報酬支払先への支払調書には記載してはいけない

支払調書は源泉徴収票とどこが違う?

支払調書とは源泉徴収票と同じく法定調書の一つです。

法定調書とは税務署に提出が義務づけられている書類のことですが、支払調書が源泉徴収票と違うのは、報酬を支払った人に対して発行をする義務がないという点です。

源泉徴収票は、給与を支払った人に対して必ず発行しなければならないのに対して、支払調書は、報酬を支払った人に対して発行をする法的な義務がありません。

年始に源泉徴収義務者である取引先から個人事業主に送られてくる支払調書は、今までの商慣習や所得税の確定申告をするときに大変だろうなどの理由から、企業が厚意で発行しているものなのです。

そのため、発行義務のない支払調書は、確定申告書に添付する必要がないのです。ちなみに、従業員に発行義務のある源泉徴収票は、所得税の確定申告書に添付しなければなりませんでしたが、税制改正により、平成31年(2019年)4月1日以降に提出する確定申告書へは、添付不要となりました。同時に5年間保存も不要になりました。

支払調書が必要なのはこんな時

支払調書は、報酬の支払い者が税務署に提出する書類ですが、全ての取引について必ず提出しないといけない書類ではありません。

原稿料やデザイン料、印税、不動産の賃料など、所得税法に規定されている報酬が、一定額以上だった場合に、税務署に対して提出しなければなりません。

これらの報酬を受け取っている個人事業主は、支払調書を受け取ることで、取引先が税務署に報告した「報酬と源泉所得税額」を確認することができます。

定期的に帳簿づけを行っている個人事業主の場合、帳簿をつけることで正しい報酬額と源泉徴収税額を把握できているはずですので、支払調書に記載された金額と帳簿を突き合わせることで、あんしんして確定申告の作業がすすめられるでしょう。

また、「支払調書が来ないため確定申告をできない」という個人事業主の方が多いようですが、支払調書は支払いベースの金額しか記載されていません。
ほとんどの個人事業主は発生ベースの報酬額を確定申告で申告するため、支払調書と相違することもしばしばあります。

支払調書は、数値のチェック資料レベルの位置づけにしておき、もし来なくても帳簿をもとに作成した確定申告書を提出しましょう。
早く確定申告書を提出できれば、それだけ還付金も早く戻ってくるというメリットもあります。

なお、送られてきた支払調書を保存する義務はありませんが、提出した確定申告書の控えと一緒に保管しておくと、あとで見返したいときがあってもすぐに探し出せるのでオススメです。

支払調書とマイナンバー

支払調書の見本

平成28年1月よりマイナンバー制度の運用が始まりました。

そのため、給与所得者に対する源泉徴収票はもちろんですが、税務署に提出をする各種支払調書にもマイナンバーを記入します。
法人は法人番号が公開されることになるので確認は不要ですが、個人に支払いをした支払調書にはマイナンバー(個人番号)を記入するため、あらかじめ、「支払調書に記載するため」など使用理由を明確に伝えたうえで、マイナンバー(個人番号)を取得し、本人確認をする必要があります。
ただし、個人に発行する本人控えの支払調書には、マイナンバー(個人番号)を記載してはいけません。
個人情報提供の制限規定により記載できないこととなっています。
マイナンバーの記載については、報酬の支払先にも正しく理解してもらう必要があるでしょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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