経営者なら知らないとヤバい！支払調書の作成方法

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POINT

• 支払調書を提出する義務があるのは報酬を支払う側
• 支払調書は源泉徴収票とは似て非なる書類
• 支払調書は合計表を作成する必要がある

支払調書を作成するのは誰？

企業や個人が従業員を雇う際には、給与から源泉徴収をして支払いをします。また取引先の弁護士や税理士などの専門家、またはライターや写真家などの個人事業主に業務を依頼して、報酬の支払いをする際にも源泉徴収をします。
源泉徴収票の作成者は「給与を支払う側」となります。同じく、支払調書の作成者も「報酬を支払う側」です。源泉徴収票は税務署と従業員に提出しますが、支払調書の提出先は税務署だけになります。報酬の支払先に支払調書を発行する義務はありませんが、あくまでも商慣習として発行することが多いようです。

個人事業主として業務の依頼を受け、報酬を受ける際に源泉徴収された場合には、支払調書が報酬と支払った税金を示す重要な書類となります。報酬の支払者が発行してくれるのが当然と考えていても、そもそも支払者には支払調書を発行する義務はありませんので、急に発行されなくなる可能性もあります。支払調書をもとに記帳をするのではなく、日々の取引をしっかり記帳するよう心掛けておくことも大切です。

報酬を支払った時の支払調書の書き方

企業や個人が税理士などの専門家に業務を依頼して一定以上の報酬の支払いをすると、支払調書を作成し、税務署に提出する義務があります。支払調書に記載する内容は、支払先の住所や氏名、報酬額や源泉徴収額。平成28年分の支払調書からはマイナンバーの記載も必要になります。
例えば、30万円の報酬を税理士に支払った場合には、その税理士の住所、氏名、マイナンバー、支払総額と源泉徴収金額を記載することになります。
なお支払調書作成時において未払い分があれば、それも記入します。また支払金額には消費税を含めますが、金額が明確に区分されていれば消費税を除いた金額を記入し、摘要欄に消費税の金額を記入します。
最後に報酬を支払った側の住所（居所）または所在地、氏名、電話番号を記入して終わりです。

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源泉徴収票と似た書類ですが、給与所得者に発行する書類ではありません。また、商慣習として報酬の支払い先に発行する際は、マイナンバーを記載しませんので注意しましょう。

支払調書合計表とは

作成した支払調書を税務署に提出する際は、支払調書単独では提出をしません。報酬などは複数人に支払うことがほとんどのため、その合計として「支払調書合計表」を作成し提出します。
支払調書合計表には、報酬や賞金、契約金など項目ごとに分け、個人か個人以外かと、その人数を記載します。また支払金額と源泉徴収額の合計も記載します。
各支払調書には住所や氏名、マイナンバーを記載することになりますが、合計表には細かい項目がありません。
支払調書合計表は、報酬や契約金、賞金などの支払調書合計表のほか、不動産の使用料などの支払調書合計表、その他の法定調書を合計した法定調書合計表を作成し、税務署に提出しなければなりません。正式名称は「給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表」という書類ですのでよく覚えておきましょう。

税務署に提出する書類はさまざま

会社経営をしていると、従業員に対する給与から専門家などに業務を依頼して支払う報酬、家主に支払う家賃などさまざまな取引が発生します。

なお、法定調書は前々年の提出枚数が100枚以上になる場合にはe-TaxやCDなど電子提出が義務付けられています。税制改正により、2020年分から1,000枚以上→100枚以上に引き下げられたのです。

例えば2019年1月に提出した法定調書の枚数が100枚を超えていたなら、2021年1月に提出する法定調書は電子提出が必要です。

繰り返しになりますが、法定調書は、支払調書以外にもあります。担当部門が人事と経理で分かれているなどの場合には、すべて数字を集めたうえで判断することになりますので確認が必要です。

常日頃から経費を記載して集計していくことは簡単なことではありません。そのためにも会計ソフトの導入や税理士に依頼することなども検討してみると良いでしょう。

photo：Thinkstock / Getty Images