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納品書に関する基礎知識

商品を取引先に納入した際に発行する書類に「納品書」というものがあります。そもそもこの納品書、何のために発行しているのかご存知ですか? これを理解していないと、知らず知らずのうちに取引先に対して失礼となってしまう可能性があります。そこで今回は、納品書に関する基礎知識について解説したいと思います。

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POINT
  • 納品書を発行する意味を知ることが大切
  • 納品書で納品されたことを証明できる
  • 納品書を貨物に添えて送付する時は「無封」にする

納品書をなぜ発行するのか

そもそも納品書をなぜ発行しているのかを理解していない人も多いのではないでしょうか。例えばあなたが大量の商品を複数のサイトから通販で購入したとします。この際、もしも通販サイトから商品だけが送りつけられてきたら、頼んだ商品が注文通りに全部揃っているのかどうか、容易に確認ができません。
もしも納品書があれば、納品書と注文書を照合した上で、納品書に記載がある内容と同様の商品が同梱されているかどうかを確認すれば、間違いなく検品することができるでしょう。
このように、納品書は原則として納品する商品とともに発行することで、その商品を受け取った側が納品された商品に間違いがないかどうか確認するために発行しているのです。

納品書の役割とは

納品書の役割は、納品書を発行するまでの流れを見ていくとよくわかります。

  1. まずは取引先に対して「見積書」を発行します。
  2. 取引先からその見積書に対して、「発注書」が発行されます。
  3. 発注された商品を取引先に納品します。
    (※通常は、ここで「納品書」も同時に発行します)
  4. 取引先に対して「請求書」を発行します。
  5. 代金が振り込まれたら「領収書」を発行します。

この流れの中で、もしも「納品書」がなかったらどうなるのでしょうか。
この場合、取引先の手元に残る書類としては、「見積書」「発注書(控)」「請求書」「領収書」だけになります。
請求書と領収書は「いくらで請求されて、それを間違いなく支払った」ということの証明になりますが、本当にその商品を受け取ったかどうかについては、見積書や発注書(控)だけでは不確かです。
もしかすると発注書通りに納品されていないかもしれないのに、全額の支払いをしている恐れもあります。納品された当初であれば、その商品自体を目視で確認できますが、例えば数年後に税務調査などが入った場合、その商品自体がすでに消費されていてない可能性もあります。
その際に、「納品書」があれば、発注書の内容どおりの商品を受け取ったことが証明できるのです。
もともと納品書は納品者に発行義務がある書類ではありません。ただ、商品を購入した相手方からすれば、商品を消費したり売ったりして手元からなくなった後についても、確かに納品されたことを証明できる納品書は、必ず手元に保管しておきたいのです。

納品書を送付する際の注意点

納品書は商品とは別にファックスや郵送で送付することもありますが、一般的には商品と一緒に同梱することが多いでしょう。
ただ、この際は納品書が「信書」に該当する点に注意が必要です。信書ということは、原則として宅配便で送ることができません。
ただし、貨物に添えて送付する添え状や送り状は、信書であっても「無封」状態であれば送ることが可能です。
なお、無封とは具体的には次のような状態を言います。

  1. 封筒に入れない状態
  2. 封筒に入れて封を閉じていない状態
  3. 封筒に入れて封を閉じている状態であっても、封筒が透明で容易に内容物を透視できる状態か、封筒の納入口付近に「開閉自由」と記載するなどして、配送業者が任意に開閉して見ても問題ないことを判別できるようにしている状態

こうした無封の状態であれば、商品と一緒に納品書を送ることが可能です。

発注先と納品先が違う場合の注意点

もしも発注先と納品先が異なる場合は、どちらに納品書を送付すれば良いのでしょうか。通常、納品書は届いた商品を検品する場合などに使用するということを考えれば、商品と一緒に納品先に送るのが一般的です。しかし、場合によっては納品先に納品書を見られたくないケースもあると思いますので、あらかじめ取引を開始する前に相手方に納品書の送付先を確認しておくのが確実でしょう。

ビジネスにおいて、商品の納品とともに納品書を発行することは、取引先に対する思いやりであると同時に、強い安心感へと繋がります。納品書を発行することで、取引先は安心して商品を受け取ることができるのです。

photo:Thinkstock / Getty Images

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