相手の印象をよくする送付状の書き方講座

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POINT

• ケースに応じて送付状を使い分ける
• 送付状に必ず記載すべき5つの項目
• 一番大切なことは相手を思いやる気持ち

ケースに応じた送付状の正しい使い方を知ろう

送付状を使うケースは、大きく分けると「郵送」と「ファックス」があり、それぞれにおいてポイントがあります。

郵送の場合について

請求書や納品書など、なんらかの書類や、物品を取引先に郵送する際に同封する送付状の場合は、できる限り郵送する封筒の大きさに合わせた用紙で印刷し、使用するようにしましょう。例えばB5サイズの封筒で郵送するのであれば、A4で印刷して折り曲げたりせずに、相手がすぐに読めるようB5サイズに合わせて印刷するよう心がけましょう。
また、物品と一緒に同封する場合は、送付状をそのまま箱に同梱するのではなく、別途封筒に入れて同梱すると良いでしょう。

ファックスの場合について

ファックス送付状の場合のポイントは、送付状の文字の大きさです。郵送の場合と違い、ファックスで送信する際に文字が小さいと相手方が文字を読み取れない可能性があります。
そのため、ファックス送付状の場合は、郵送の送付状よりも文字サイズを大きめにして印刷することを心がけましょう。

送付状の必須記載事項とは

では実際に送付状の中身を作成するにあたって、最低限どのような内容を記載しておく必要があるのでしょうか。

宛先

送付状をどこの誰宛に送付しているのかを、送付状においても明確にする必要があります。企業の場合は、会社名だけではなく、部署名、担当者名まで詳細に記載しましょう。
なお、ファックス送付状の場合は必ず送信先ファックス番号も記載しましょう。

差出人

社名や部署名、名前など送り主であるあなたの情報を記載します。個人事業主の場合は事務所名や屋号などを記載し、相手が誰から届いたのかをすぐに認識しやすいようにしましょう。また、送付物に不明な点があった際に、あなたに質問できるよう、すぐに繋がる連絡先を記載しておきましょう。

日付

いつ作成された送付状なのかが分かるよう、必ず日付を入れましょう。

タイトル

送付状の目的が分かるタイトルを記載します。例えば「納品書の送付について」「請求書の送付について」といったように、ひと目で見てなにが送られてきたのかが、瞬時にわかるようにしましょう。

時候の挨拶

送付状はいきなり本題から書き始めると大変失礼です。まずは「拝啓　貴社ますますご清祥のことと……」といった挨拶文から書き始めるようにしましょう。

相手の印象を良くするためのワンポイントアドバイス

クリアファイルやビニールを使用する

送付状をそのままの状態で封筒に入れると、万が一雨が降った際に中の書類も濡れてしまう可能性があります。そこで、送付状をクリアファイルや透明なビニールに入れて送付すると、雨や湿気から保護できるとともに、到着したときの見た目も良くなります。

営業時間などを書き添える

送った送付物に対して質問がある場合は、取引先が送付状を見てこちらに電話をしてくる可能性もあります。ただ、電話をした日が自社の定休日や営業時間外の場合、取引先に無駄な手間をかけさせてしまいます。
そこで、送付状に自社の営業時間や定休日などを記載すると、相手に対して親切な印象を与えることになるでしょう。

送付状はあなたの思いやりの表現方法

送付状はこれら最低限のビジネスマナーさえ守っていれば、ビジネス上で支障が出ることはないでしょう。
ただ、送付状によって相手の印象を良くするためには、先ほどのクリアファイルや営業時間などのように、自分自身が仕事上で送付状を受け取ったときに経験した「もっとこうして欲しかった」と感じたことを逐次メモをとっておき、自分が差出人となった際に参考にすると良いでしょう。

photo：Thinkstock / Getty Images