見積書・納品書・検収書・請求書を適切に保管するためのポイント

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POINT

• 証憑書類はファイルを活用してわかりやすく分類する
• 証憑書類は段階ごとにわけてクリアファイルを使うと効果的
• 証憑書類は一定の手続きをすれば「データ保存」できる

証憑書類の分類方法

これらの書類を保管する目的は、後からさかのぼって容易に確認するためでもあり、保管する際には後から検索しやすいよう、その分類方法に気をつける必要があります。

分類の仕方としては、これらの書類を月別にまとめてファイルに閉じるのが一般的ですが、取引先が複数ある場合は、用紙サイズや書式が異なるため、穴を空けてファイリングするタイプのものよりは、透明なポケットに入れてファイリングするタイプや、大きめのノートにのり付けする方が整理しやすいでしょう。

また、過去の取引を遡って確認することが多い場合は、月別に分類するのではなく、1取引単位で見積書、納品書、検収書、請求書をひとまとめにしておくと、容易に探し出して確認することができるでしょう。

証憑書類の保管方法

日々の取引が頻繁に行われる会社の場合は、あっという間にこれらの証憑書類が山のようにたまってしまいます。そのため、整理に時間をかけないようにするためにも、以下のようなスキームがおすすめです。

回収した書類を取引別にクリアファイルに入れる

一連の取引は、請求書の支払いを以て完結します。そのため、それぞれの書類をその都度ファイリングしていると非常に手間がかかります。まずは1取引に対して1つのクリアファイルを準備し、そこに発行されるごとに見積書、納品書、検収書などを順次入れていきます。

取引終了後、書類ごとに分類しファイリングする

そして、請求書が届き、支払った段階で、それらの書類をクリアファイルから全て取り出して、書類ごとにファイリングして保管します。

一定量がたまったら、段ボールに移動して保管する

書類ごとのファイルがいっぱいになったら、ファイルから取り出して紐などで綴じ、書類ごとに段ボールに入れて倉庫などに保管します。

このように、書類が多い会社においては、段階的な工程を設けてこれらの書類を保管するとより効率的に作業ができるでしょう。

証憑書類はいつまで保管するの？

これらの書類の保管期間は7年間となります。ちなみに7年間の起算日は、いつからかご存知ですか？　ときどき、書類に記載された日付から7年間保管すると勘違いしている人がいますが、正確には「法人税申告期限の日（原則として決算日から2か月後）」から7年間ですので注意しましょう。

データで保管してはいけないの？

証憑書類の保存は、紙で保存することが原則です。しかし、税務署長にあらかじめ一定の届出を行うことで、領収書などの証憑書類を紙の保管に代えて、スキャナなどを使って作成した電子データにより保管することができるようになりました。この制度は、一般的に「スキャナ保存制度」と呼ばれています。

届出をしておけば証憑書類をスキャナで取り込むだけで、紙で保管しておく必要がありません。証憑書類を紙に印刷して発行するのではなく、あらかじめPDF化して取引先に発行することで、データ化する手間や経費の削減に繋がるとともに、領収書に関しては印紙代の節約にもなるでしょう。

なお、スキャナ保存による保管を実施する場合は、あらかじめ所轄税務署長宛に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出するほか、タイムスタンプの付与などが必要となりますので注意しましょう。

証憑書類の保管は手間もコストもかかりますが、今後はペーパーレス化を推進することで、非常に多くのコストを削減できるようになるのではないでしょうか。

photo：Thinkstock / Getty Images