ここに注意！ありがちな経理のミスをチェック！

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POINT

• 重複して経費を計上していないかをチェック
• 曖昧な勘定科目は整理しよう
• 取引が発生した時点で費用や収益を計上する

二重計上してしまっている

確定申告時に領収書を整理して、経費を計上していくときに、よく見ると「クレジットカード」と記載されている領収書が出てくることがあります。この場合は、注意が必要です。

なぜならば、クレジットカードで支払った経費は、口座から引き落としがあります。さらに領収書で経費としてしまうと、同じ経費を2回も計上することになります。

このような経理のミスを「二重計上」といいます。比較的よくおこりやすいミスなので、注意が必要です。

一度の経費を2回も計上してしまっては、当然ＮＧです。また、クレジットカードの支払いでなくても、レジで領収書とレシートの両方を手渡されるケースがあります。のちに、2つとも計上してしまうと、やはり二重計上になります。

同じ二重計上のパターンでも、売上を二重に計上してしまうケースもあります。例えば、売上代金を受け取ったときに領収書を発行したけれども、ミスがあってもう一度発行するというようなことがあった場合に起こりえます。あとで書き損じた領収書も一緒くたにしてしまい、売上を二重に計上してしまうというケースです。この場合は、税金を余分に支払うことになってしまいます。

クレジットカードについては明細を必ず残しておくことにすれば、二重計上の防止に役立ちそうです。その際、クレジットカード利用時のレシートや納品書などと、引落明細書をつきあわせるなどをして、二重計上がないかどうかチェックするようにしましょう。

また、売上の二重計上を防ぐためにも、間違えたり修正があった請求書は大きく赤でバツ印をするなど、「発行ミスをしたもの」だとひと目でわかるようにして保管するとよいでしょう。

勘定科目の基準が曖昧……

会計処理を行ううえで、「金額」が重要なのはもちろんですが、同じくらい大切なのが「勘定科目」です。何の名目での支出、あるいは収入なのか。きちんと記帳していく必要があります。その都度でなんとなく判断することなく、統一した見解をもって、勘定科目は決めていきましょう。

勘定科目で基準が曖昧なものは、整理していくのも一つの手です。例えば「事務用品費」と「消耗品費」という勘定科目はよく使われるものですが、両者の振り分けは判断に迷うところです。それならば思い切って「消耗品費」にまとめてしまってもいいかもしれません。

ただし、両者を統合したという記録はどこかに残しておくこと。経緯も合わせて記載しておけば、前期と比較するときにも間違えた分析を避けられます。

発生で計上されていない

「お金を入金、および、出金したときに、会計の処理を行う」

一見、正しそうですが、これでは不都合が生じます。なぜならば、商品を仕入れようが、逆に、商品を納品しようが、実際にお金のやりとりがない限りは、記載されないことになります。これでは、商品の出荷、納品、入庫などの動きが反映されません。毎月の業績を正確につかむことも難しくなります。

そのため、現金の支出と収入に応じて会計を処理する「現金主義」ではなく、取引が発生したタイミングで収益または費用の計上をする「発生主義」による決算書を、税務署や金融機関は求めています。もし、「発生主義」になっていない箇所があれば、修正申告や更正を行わなければなりません。

本来はその年に計上すべき売上や費用を翌年に持ち越してしまったり、逆に、翌年に計上すべき売上や費用をその年に計上したりすることを「期ズレ」と言いますが、税務調査時に必ずチェックされるところです。取引が発生したタイミングで費用がきちんと計上されているかどうか、必ず確認しましょう。

以上、経理でありがちなミスについて解説しました。どんなベテランでも経理にはミスはつきもの。むしろ「ミスは必ず起こるもの」という前提で、慎重に処理し、よく確認するからこそ、ベテランは結果的にミスが少なくなるのかもしれませんね。

photo：Thinkstock / Getty Images