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納品書・検収書の基本の書き方とルール

取引に欠かせない基本の重要書類はやはり「契約書」ですが、その取引過程において最終確認するための書類が「納品書」と「検収書」です。納品書と検収書を簡単に言うと、取引結果に対する双方の確認用書類のことです。納品書と検収書の違いは、書類をどちら側が出すかという違いであり、それによって出す順番も異なってきます。
そこで今回は、納品書と検収書の違いとは何か、そして納品書・検収書の内容と書き方、さらには、納品書と検収書の出し方の基本ルールなどについてわかりやすく紹介していきたいと思います。

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POINT
  • 納品書と検収書は、納品物の結果を確認するためのもの
  • 取引の主体者と商品(サービス)の詳細を明確に記載する
  • 納品物の証拠になるため大事に保管する

納品書と検収書との違いは何か

納品書とは、取引先に商品を納品する際に「これが今回納品した商品です」と明細を記載して取引先に渡す書類です。
受注者側は、注文者側に納品書を提出したあと、同じ内容のものを保管することが多いです。その理由としては、注文者側に請求書を出す際に間違いがないように、納品書で確認するためです。

これに対し検収書とは、発注者側が納品先に納品された商品の種類・数量や提供されたサービス内容に対して、問題なく点検が終わったことを示すために発行する証明文書です。
検収書をいったん出すと、一部の例外を除き、それ以降は商品やサービス内容に対してクレームを主張できなくなります。そのため検収書は慎重に取り扱われます。
いずれにしても、納品書も検収書も強制的に出すべき書類ではなく、ビジネスの習慣において、互いに結果の確認をするためのものなのです。

納品書と検収書の内容と書き方は

納品書と検収書は結果確認のための書類と呼ばれるほど重要な書類です。そのため、記載すべき内容も双方が認識できるような内容で示す必要があります。本節は、そんな納品書と検収書に記載すべき最低限の内容について明らかにしていきたいと思います。

記載内容として、まず取引の主体が誰であるのかを明らかにする必要があります。つまり、受注者と注文者の基本的な情報が必要です。例えば、取引相手と発行者の社名などがあります。
次に、納品または受領や検品した案件名や商品名などについて明記します。また、注文内容や提供したサービスが何かについても、具体的な記載が必要です。例えば、商品(サービス)の詳細、商品の単価、商品の数量、商品の合計金額などがこれにあたります。

さらに、もし特注事項の記載などが必要な場合は、備考欄を別途設けることも必要かもしれません。
いずれにしても、互いの取引内容の確認書類ですので、明確に示すことが大切です。

納品書・検収書の出し方について

最後に納品書と検収書を出すタイミングについてですが、取引の流れにおいてどんな書類が交わされるのかも含めて解説していきたいと思います。

一般的な取引においての習慣は、まず見積書から始まります。次に、注文書、注文請書が出されます。最後に受注者側が、注文者側に商品またはサービスを納品します。
その後、受注者側は注文者側に納品書を出します。注文者側は納められた商品またはサービスを点検し、問題がないことを確認し検収書を出します。
つまり、「見積書→発注書→納品書→受領書→検収書」という取引の流れになります。

納品書と検収書は、一般的なビジネス慣習として、納品の際に取引先に対してする確認の意思表示として用いられ、後の請求書や支払いなどの事前確認のために使われているのです。納品物やサービス提供内容の証拠物にもなるものですので、紛失しないよう大事に保管するのを心がけましょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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