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エバーノートはビジネスシーンで活用できるのか

最近じわじわと利用者が増えている「エバーノート Evernote」というサービスをご存知でしょうか。実はこのエバーノートには、これまでにない特徴的な機能があり、これがビジネスシーンにも活用できるとの大きな期待がもたれています。そこで今回はこのエバーノートの魅力と、ビジネスにおける活用方法について解説したいと思います。

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POINT
  • エバーノートはデータ検索のしやすさが魅力
  • エバーノートを使ってできる3つのこと
  • エバーノートを使えばビジネススピードが飛躍的に加速できる

エバーノートってそもそも何?

エバーノートをご存知ない方のために、その概略を簡単にご紹介しておきたいと思います。エバーノートとは、一言で言うと「インターネットを利用した情報保管サービス」のひとつです。例えば、パソコンやスマホからデータをサーバー上に保管したり、取り出したりできるのです。
同様のサービスを提供している会社は複数ありますが、エバーノートが支持されている最大の理由は、インデックス化にあります。

どんなにサーバー上にデータを蓄積できたとしても、それらを効率的に引っ張り出してきて利用できなければ、それは巨大な倉庫に無計画に荷物を放り込んでいるのと同じことになってしまいます。すなわちデータというものは、蓄積しているだけでは意味がないのです。ここにエバーノートは目を付け、蓄積したデータから、使いたいデータ、見たいデータを容易に検索できるようにしたのです。

エバーノートを使って実現可能なこととは

エバーノートを使ってできることは、大きく分けると次の3つに分けられます。

(1)あらゆるデータを整理して蓄積

エバーノートはその名のとおり、ノートとしての機能が基本にあります。すなわち、メモを取る感覚でサーバー上に気になるデータを蓄積していくことができるのです。テキストデータに限らず、画像、音声、webページ、などのあらゆるデータを蓄積することができます。
また、データをただ蓄積するだけではなく、後から検索しやすいようデータにタグ付けして保存することが可能です。

(2)データへのフリーアクセス

例えば会社のパソコンにデータを保存している場合、外出先でちょっとそれを確認したいと思っても、会社のパソコンを遠隔操作してデータを閲覧することはできません。けれども、エバーノートの場合は、データがサーバー上に蓄積されているため、そこにアクセスすることができるツールさえ所持していれば、いつでもどこからでも簡単にデータにアクセスすることができるのです。
つまり、外出先でもスマホから蓄積された大量のデータにアクセスすることが可能なのです。

(3)スピーディーなデータ検索

エバーノート最大の特徴がこの検索機能です。
エバーノートではタグと呼ばれるノートに貼る付箋のような機能があり、これをあらかじめ貼って保存しておくことで、あとから必要な時に必要な情報を瞬時に検索して取り出すことができるようになるのです。

エバーノートをビジネスシーンで活用するメリットとは

一般的には、仕事でよく使うデータは、社内のパソコンのハードディスクに保管されていると思います。普段よく使うデータについてはすぐに見つけられるかもしれませんが、数週間前にダウンロードしたデータがどこにあるのかわからず、結局また同じデータをダウンロードしなおした、という経験はありませんか?
意外とパソコンのデータというのは、わかりやすく整理して保存するのが大変なのです。
そこで、エバーノートを活用すれば、タグ付け機能により、欲しい時に欲しいデータを瞬時に検索して閲覧することができるため、あらゆることに対してスピーディーに対応することが可能になります。

さらに、エバーノートのメリットは、データにアクセスできる場所を選ばないということです。営業先や出張先などでも、いざという時に簡単にデータにアクセスできるため、まるでオンライン上に仮想オフィスがあるのと同じような感覚になるのです。

エバーノートを使えば、「世の中からメモ用紙がいらなくなる」と言われるほど、エバーノートを使ったデータ保存サービスは多くの方から支持されています。
ビジネスにおいて重要な要素である「スピード感」を最大限引き出してくれるのが、ビジネスシーンにおけるエバーノートの最大の魅力なのではないでしょうか。

photo:Thinkstock / Getty Images

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