どこまで経費で落ちる？判断に迷う領収書について

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POINT

• 領収書には目的・人数などをはっきりと記録しておこう
• 不明瞭な領収書は相手からグレーゾーンに見える
• レシートがあれば、費用の目的も明確で記帳もカンタン

「会議費」の領収書には目的・人数を明確に記載しておく

仕事のなかでも頻繁に使用する機会のある勘定科目が「会議費」です。

会議費とは「会議に利用した室料・資料・食事などの費用」を指します。これはいったい、どこまでが経費として認められるのでしょうか？

筆者も会議費を計上することが多いのですが、なかでもカフェや喫茶店の利用代金がその代表格です。1人で出向き仕事場として利用することもあれば、担当編集者との打ち合わせに利用することもあります。これらはいずれも仕事のために利用しているので、「会議費」として計上することができます。もちろん、仕事で利用したのか個人で利用したのか、職種によって判断が分かれる領収書もあるでしょう。こうした領収書は、もし仮に税務調査が入ったときにも、調査官にキチンと説明して納得させられる領収書なのかどうかが重要です。

参考：「確定申告の疑問」を税理士にズバリ聞いた！第4回経費編

その利用代金が「仕事で利用したもの」であることを明確にすべく、領収書の裏に「誰が、何人で、何をしたのか」をはっきりと記載しておく必要があります。それさえ明確ならば、事務所や貸し会議室でのクライアントとの会議に購入したお弁当・飲み物・お菓子なども「会議費」として計上できます。なお、事務所のインスタントコーヒーやお茶の購入代金は「消耗品費」として計上します。

一方で、残業に伴う食事代として利用した場合は「会議費」として認められません。通常このような利用は「福利厚生費」の勘定科目にあたりますが、福利厚生費は「従業員が支出した費用」。個人事業主や会社経営者・役員には福利厚生という概念自体がないために、「福利厚生費」という科目では経費として落とせないからです。

社長しかいない「1人法人」でもたびたび使用できる接待交際費

なかには、得意先とはお酒を酌み交わしながら居酒屋で打ち合わせをするといったケースもあると思います。これはでしょうか？

結論をいうと、それが仕事に関わる意見交換の場であれば、経費として認められます。もちろん「誰が、何人で、何をしたのか」をメモしておかなければいけません。また、このときの飲食代が1人あたり5,000円を超える場合は「接待交際費」として計上することができます。

接待交際費は「得意先・仕入先等に対する接待・供応・慰安・贈答などの行為に支出する費用」を指しますが、”1人法人”として活動していれば、得意先を相手とした冠婚葬祭に出席するような機会も少なくないでしょう。このような場に出席する際にかかった費用も、「接待交際費」として計上できます。

この場合、領収書は発行されませんから、出金伝票に「○○さん結婚式のため　金5万円」などと記録し、結婚式に招待されたことがわかる招待状なども残しておいたほうがいいでしょう。

出金伝票は、このほかにも電車移動による交通費など、領収書の発行されない経費を記録しておくと便利です。

領収書よりもレシートのほうが記録・記帳がカンタン

ここまで説明してきた通り、「経費で落ちるか、否か」は「仕事のために使った費用であること」が大前提にあるとして、「どの仕事のために、誰と、何を、どれだけ使ったのか」を記録しておくことが超基本のルールとなります。それさえ守っていれば”グレーゾーン”の領収書なんて、皆無だと言っても過言ではありません。

しかし裏を返せば、目的が明確でない領収書は、たとえそれが本当に仕事上で発生した費用だったとしても、相手（例えば税務署）からは、”グレーゾーン”に見えてしまいます。

そんなときに活用したいのが「レシート」です。何か購入するたびに「領収書を発行してください！」なんてお願いしがちですが、わざわざ領収書を発行してもらわなくても、レシートを残しておけばOK。レシートのほうが品目や利用人数がわかるため、こまめにメモを取る必要もなくなります。

また「やよいの青色申告オンライン」では、「スキャンデータ取込機能」が実装されています。（参考記事『やよいの青色申告 オンライン』の新機能「スキャンデータ取込」でレシート整理）
この機能を使えば、日々の記帳もカンタン。また［かんたん取引入力］では、一般的な取引をすぐに検索できるため、判断に迷う領収書が経費として落とせる取引かどうか簡単に調べて入力することができます。ぜひ活用してみることをおすすめします。

photo：Thinkstock / Getty Images