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印鑑証明書の発行の方法と手順

書類に押印されたハンコが間違いなく本人のものなのかどうか――。それを証明するのが「印鑑登録証明書」です。重要な書類を作成するときには必ず必要になる大切なもの。どのように発行されるのか、その方法と手順について個人のケースと法人のケースとに分けて解説したいと思います。いざというときに慌てないように、覚えておきましょう。

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POINT
  • まずは印鑑登録が必要
  • 個人は市区町村などで証明書を発行
  • 法人は法務局で手続きを

まずは印鑑登録を

印鑑登録証明書を手に入れるためには、まず「印鑑登録」が必要です。
登録したい実印を購入したうえで、市区町村役場の窓口で「印鑑登録申請書」を記入して提出します。後日、本人確認のための照会文書が郵送で送られてくるので、照会文書の回答書に必要事項を記入して押印し、実印、照会文書、本人確認ができるもの(健康保険証、年金手帳、学生証など)を持って、再び窓口に行けば、印鑑登録証あるいは印鑑登録カードが発行されて、登録が完了します。

しかし、市区町村の窓口に二度も行くのは面倒ですよね。

登録する印鑑と、官公署発行の写真付き身分証明書(マイナンバーカード、運転免許証、パスポート、在留カード、特別永住者証など)を持っていけば、印鑑登録カードを即日発行してもらえます。

この際の実印は、三文判やシャチハタでは原則、登録ができません。また、印鑑のサイズにも制限があります。そのほか、印影が不鮮明なものや、芸名、ペンネーム、雅号、屋号などを使用したものなども実印としては認められないので、注意しましょう。

個人の場合:印鑑登録証明書の発行

印鑑登録をして印鑑登録証or印鑑登録カードをもらえば、印鑑登録証明書を発行してもらうことができます。

各市区町村の役所市民保険年金課、支所、地域センター、市民サービスコーナーなどに、印鑑登録証を持参しましょう。申請書に登録者の住所・氏名・生年月日を記入することができれば、代理の人でもOK。手数料は数百円程度です。

上記に挙げた場所以外に、一部の郵便局・公民館、コンビニエンスストアでも受け取れることがあります。自分が住む市区町村のホームページをチェックしてみましょう。

ちなみに、2016年(平成28年)から運用がスタートした「マイナンバー制度」ですが、そのメリットの一つが、「マイナンバー(個人番号)カード」で行政の手続きが簡略化されるというもの。印鑑登録証明書についても、マイナンバーカードがあれば、全国のコンビニエンスストアで証明書を受け取ることができます。持っている人は活用するとよいでしょう。

法人の場合:印鑑登録証明書の発行

次に、法人として、印鑑登録証明書を発行してもらう場合です。大きな流れは同じですが、個人とは異なる点があります。

まず、登録資格があるのは株式会社の代表取締役や合名会社・合資会社の代表者です(株式会社の場合は取締役でも登録可能)。また、登録を行う場所は市区町村役場ではなく、法務局となります。

必要なものは登録者本人の場合、印鑑届書と実印の2つ。所在地を管轄する法務局に足を運び、印鑑カード交付申請書に記入しましょう。

印鑑登録を行えば、印鑑登録カードをもらえるので、あとは代表者の生年月日が分かれば印鑑登録証明書を発行してもらえます。発行は、全国の登記所で可能なので、都合の良いところで発行してもらいましょう。

ちなみに、実印以外に、取引口座を開設する際に金融機関に届け出る「銀行印」もありますが、実印とは別に作るようにしましょう。一緒にしてしまうと、盗難や紛失したときの影響が多大になるからです。

【参照】【買ってみた】実印の選び方のコツ

重要な書類をつくる場合に必ず必要になる「印鑑登録証明書」。発行の流れを頭に入れたうえで、登録する実印は厳重に管理するようにしましょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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