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名刺の管理はデータ化が基本!使える名刺管理ソフトとは

従来まで名刺管理と言えば、文具店などで売っている名刺フォルダーに1枚ずつしまって管理するのが当たり前でしたが、今では名刺管理用にさまざまなソフトがリリースされており、これらを有効に活用することで、より名刺をビジネスに活かそうという動きが高まってきています。
そこで今回は、最近人気の名刺管理ソフトと、その特徴やメリットについて紹介したいと思います。

お知らせ

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POINT
  • 名刺の情報を高精度にデジタル化する「おまかせ名刺管理3」
  • メールソフトと連携できる「Presto! BizCard」
  • スマホで名刺交換ができる「Eight」

「おまかせ名刺管理3」で簡単に名刺管理

従来型の名刺管理ソフトは、名刺に記載されている情報をすべて人が手入力でデータ化をするため、非常に多くの手間がかかり、実質的な運用が難しくなるという課題がありました。

そんななか、この問題点を解決してくれたのが「おまかせ名刺管理3」です。

この名刺管理ソフトの特徴は、名刺に記載されている文字情報をOCRという光学文字認識ソフトを使って読み取ることができること。

つまり、名刺をスキャナやスマホのカメラで撮影してデータ化するだけで、あとはソフトが名刺に記載された文字データを自動的に読み取り、それをデータ化して管理してくれるのです。

これまでも、こういったOCR機能の搭載された名刺管理ソフトは発売されていましたが、名刺に書かれた文字の認識精度が低いものが多く、実際には正しく読み取れていないものもありました。「おまかせ名刺管理3」は、このOCR機能の精度が高いためにデータを取り込んだ後の修正作業がほとんど不要で、とても使いやすいソフトです。

「Presto! BizCard」でメールソフトと連携させよう

ビジネスにおける連絡手段としてメールはもはや必須ツールとなっています。しかし、初めて取引先にメールを送信する際など、名刺管理ソフトからメールアドレスを検索し、それをコピーしてメールソフトに再度入力するという手間が発生します。

この手間をなくしてくれるのが、メールソフトとの連携ができる名刺管理ソフト「Presto! BizCard」です。

このソフトは、Outlookをはじめとする複数の外部ソフトと連動ができるのが特徴。

まずはスキャナやカメラを使って名刺を画像として取り込み、そこから文字情報を読み取ると、ソフトが自動的に項目ごとに保存してくれます。あとは、入力されたメールアドレスの欄をクリックするだけで、宛先が記載された状態で連携したメールソフトが立ち上がり、そのまま送信することができます。

また、すでにあるCSVやvCardなどからも名刺情報を取り込むことができるのも強みです。さらに、スマホアプリとの連携も可能なため、外出先における名刺管理についても容易になるでしょう。

人力で名刺データを入力してくれる「Eight」

通常の名刺管理ソフトは、名刺をスキャナやカメラなどで撮影してパソコンやスマホに取り込み、OCRという光学文字認識ソフトによって名刺に印刷さ れている文字を読み取ってデータに落とし込むタイプが主流となっています。しかし、これらのソフトの文字認識の精度は、なかには高精度なものもあります が、100%とはいかないのが実情です。

そんななか、颯爽と登場したのがこの「Eight」です。どこが凄いのかというと、なんとこのソフト、アップロードした名刺画像をオペレータが直接目視で確認してデータを入力してくれるのです。つまりアップロード後の作業はすべて「人力」というサービスなのです。

これにより、機械では読み取れないような文字でも、正しくデータに落とし込むことが可能となりました。また、名刺交換した相手もこの「Eight」を利用していれば、昇進や異動などもいつの間にか自動で変更されます。名刺データはスマホだけでなく、PCでも閲覧することができるため、必要なときに必要な情報をいつでも引き出せます。このアプリはスマホにインストールする とデジタル名刺交換が可能になり、画面をお互いにタッチするだけで名刺が交換できるようになっています。さらに利用料が無料というのもうれしいですね(2016年5月現在)。将来的には、紙ベースの名刺がなくなり、すべて このようなデジタル名刺の交換になるかもしれませんね。

名刺管理ソフトは、今や数えきれないほど存在しており、その多くは無料で利用することが可能です。名刺の管理は顧客情報の管理と同じで、社内で有効利用するとともに、情報が外部に漏れないようしっかりとした対策を講じることも今後必要になってくるのではないでしょうか。

photo:Thinkstock / Getty Images

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