ビジネスで役立つGoogleのビジネスツール3選

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POINT

• 多機能なGmailで業務効率を大幅アップ
• いつでもどこでも編集可能なGoogleスプレッドシート
• Googleカレンダーでスケジュールを一元管理

Gmailの便利な機能とは

言わずと知れたGoogleが提供するメール機能です。すでにリリースされてから10年以上が経過していますが、今もその利用者は増え続けています。プライベートで使用する人も多いGmailですが、ビジネスにおいても非常に利用価値の高い機能が多く盛り込まれているのです。

●ラベル機能

一般的なメールソフトの場合、届いたメールをあらかじめ作成しておいたフォルダに分類して管理していると思います。ただビジネスメールの場合は、単に「誰から受信した」ということのみで分類すると、緊急要件をうっかり忘れてしまうことがあります。そこで活用したいのがGmailの「ラベル機能」です。

これは簡単に言うと、メールをフォルダ分けするだけではなく、メール自体にデジタルの「付箋」を貼ることで、さらに分かりやすく分類することができるようになったものです。このラベル機能は、あらかじめ設定したフィルタの検索条件に応じて、自動でラベリングしてくれます。重要な情報がスルーされることを防ぐとともに、業務効率の改善にも役立ちます。

●大容量ファイルの送受信

通常のメールでは、大容量のデータファイルを送受信することは難しく、圧縮するのに手間取ったり、分割送信したりとなにかと面倒なものです。そんな時、Gmailを使用すればGoogleのサーバー上に大容量のファイルを設置し、そこへのダウンロードリンクをメールに貼るという方法で、簡単に大容量のファイルをメールで送受信することができます。

Googleスプレッドシートを使いこなそう

「いつでも」「どこからでも」編集可能なスプレッドシートは、ビジネスツールとして非常に重宝します。この機能を簡単に説明すると、オンライン上であらかじめ指定した複数のユーザーが共同で使用できるエクセルと同等程度の機能です。

●「いつでも」

他のユーザーが同じスプレッドシートを開いていたとしても、同時にアクセスして編集および閲覧することが可能なことを意味しています。

●「どこからでも」

スプレッドシートはパソコンだけに限らず、スマホやタブレットなどからもアクセスして編集することが可能です。

これまで複数のスタッフから個別にメール添付してもらっていた情報を、スプレッドシート上に入力させることで簡単に一元管理ができるようになりました。また、社内外を問わず情報共有のツールとしても存分に活躍します。

Googleカレンダーでスケジュールを一元管理

最後に紹介したいのが、ビジネスにおけるスケジュール管理に大活躍してくれるGoogleカレンダーです。このツールを使えば、これまでのように会社の朝礼で個人のスケジュールを個別に確認する必要がなく、全社員のスケジュールをクラウド上で一元管理することが可能になります。

Googleカレンダーを閲覧することで、瞬時にスタッフの予定が把握できるため、社内ミーティングの時間調整もとてもスムーズになり、また参加者に対してメッセージを送信することも可能です。

さらに、会社という枠を超えて、一つのプロジェクトチーム内におけるスケジュール管理にも大いに役立ちます。自分と同じ仕事に関わるすべての人の向こう何週間かのスケジュールが一目でわかるため、自分のスケジュール管理に無駄がなくなり、生産性の向上や残業時間の削減にも繋がります。

このようにGoogleのビジネスツールは、業務効率の改善に非常に役に立ちます。

注目すべきはこれらの機能が「無料」で利用できるという点です。まだこれらのツールを活用していないという方は、まずは少しずつ利用してみてはいかがでしょうか。

photo：Thinkstock / Getty Images