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ビジネスを飛躍させるおすすめのスケジュール管理法

ビジネスマンにとって自己のスケジュール管理はとても重要です。スケジュールを適切に管理することで、業務効率が格段に変わってきます。そこで今回は、ビジネスにおける適切なスケジュール管理方法をご紹介したいと思います。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • 業務効率改善のためのスケジュール管理
  • 手帳で管理することによる可視化効果
  • デジタル管理ならではのアラーム機能

なぜスケジュールを管理する必要があるのか

そもそも論にはなりますが、なぜビジネスにおいてスケジュールを管理する必要があるのでしょうか。それは一言で言うと、限られた時間を有効に活用するためです。自己のスケジュールが常に把握できている人は、その動きに無駄がありません。なぜなら、自分がこの後なにをしなければならないのかを常に理解していて、そのためにどのような時間割で動けば良いのかを把握しているからです。

スケジュール管理とは、突き詰めていくと、「自分の時間管理をして業務効率を良くする」ということなのです。

スケジュール管理はアナログ?それともデジタル?

ビジネスにおいて自己のスケジュールを管理する方法は、大きく分けて2つあります。

・手帳に自分のスケジュールを書き込む(アナログ方式)
・スケジュール管理アプリにその情報を入力する(デジタル方式)

では一体どちらの方法が適切にスケジュールを管理することができるのでしょうか。
結論から言うと、ビジネスにおけるスケジュール管理は、デジタル方式のみによって適切に管理することが十分に可能です。最近のスケジュール管理アプリは、スマホとパソコンが連動しているものが多いため、オフィスでも外出先でも容易に自分のスケジュールを把握することができます。また、手帳のように紛失してしまうというリスクもないため、管理上もとても安全です。

ただし、すべての会社が社員に対してスマホやタブレットを支給しているとは限りません。デジタル方式のみでスケジュールを管理するためには、そのための徹底した環境整備が必要となります。よって、まだその環境が完璧に整備されていない会社においては、デジタル方式のみに頼ると運用上問題が生じる可能性があります。この場合、デジタル方式によるスケジュール管理を補完する意味で、手帳によるアナログ方式のスケジュール管理も併用することをおすすめします。

アナログ方式によるスケジュール管理のメリットとは

では、アナログ方式を併用するメリットはどこにあるのでしょうか。
それは、スケジュールの「可視化」です。タブレット端末などが多く活用されているとはいえ、ビジネスにおけるすべてのメモをタブレットで行っているという人はほとんどいないでしょう。通常は、手帳にペンで直接書き込むはずです。

つまり、ビジネスにおいて、手帳というツールは非常に多い頻度で目に入ることになります。そこに自分のスケジュールを直接書き込んでおけば、その都度自分のスケジュールを無意識のうちに確認するようになり、そしてそれが習慣化していくことになります。また、新たなスケジュールを書き込む際にも、既存のスケジュールを瞬時に確認することができるのも手帳ならではの強みです。

デジタル方式ならではのメリットを活用せよ

スマホアプリなどでスケジュール管理をするメリットの一つとして「アラーム機能」があります。
例えば予定がある時間帯になったら、その直前にスマホのアラームが起動するというシステムです。これを細かく活用することで、日々の業務工程を時間割りして、アラームによって正確に時間管理することが可能になります。

このようにスケジュール管理の方法には、アナログ方式とデジタル方式、どちらにも異なるメリットがあります。完全なるデジタル化に自分と会社の両方がすでに対応している環境であれば、すべてのスケジュールをソフトやアプリで管理することも理論上は可能ですが、ビジネスにおいて手書きのメモが必要である以上、アナログによるスケジュール管理方法も併用して活用していくことがベストであると言えるでしょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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