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やってしまった!領収書をなくしてしまった時の対策

経費を計上するのに欠かせない「領収書」。確定申告においても、領収書をいかに整理するかが効率よく作業するポイントになってきます。もし、そんな大切な領収書を紛失してしまったときは、どうすればよいのでしょうか。経費にすることを諦めるのは、ちょっと待ってください。レシートは代用できるのか、再発行はできるのか、最後の手段として出金伝票を使う方法など、領収書を紛失した際の対策について説明したいと思います。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • レシートでも経費に認められる
  • 再発行を掛け合ってみる
  • 出金伝票での処理という手も

領収書の代わりとなる「レシート」

「領収書をなくしてしまった!」

個人事業主に限らず、仕事をしている人ならば、誰もがそんな経験をしたことがあるのではないでしょうか。少額ならば、経費にするのを諦める手もありますが、金額によっては、その影響があまりにも大きいということもあるでしょう。

そんなときにはどうすればよいのか? もし領収書のみがなかったり、もらい忘れたりした場合は、レシートで代用することが可能です。

いや、むしろ、領収書よりもレシートのほうが、内容が細かく記載されているので、信用性の高い証拠資料としてみなされるのです。確かに、私的な出費にもかかわらず、経費と偽ろうとした場合、むしろレシートのほうが発覚しやすいですものね。「仕事相手と食事したのに、なぜお子様ランチを頼んでいるのか?」とか(笑)。

ただ、レシートの場合は、「本人が買ったものかどうかわからない」というところが、弱点になります。高額なものについては、やはり領収書があったほうが無難だと言えそうです。

少し話がずれますが、その前提を踏まえると、領収書はきちんと宛名を書いてもらうことが重要だということです。その点が、領収書の信用性が高いとされている、一番の理由なのですから。「上様」ではなく、しっかり宛名を記載してもらうようにしましょう。

ダメ元で「再発行」を願い出る

領収書もレシートもない場合、購入した店にかけあって再発行をお願いするという手もあります。それでもう一度、領収書をもらえたならばもちろん何の問題もありません。

ただし、基本的には、領収書は売買のときにのみ発行されるものです。
「領収書は、再発行いたしません、大切に保管ください」。そんな注意書きを見たことがある人もいるでしょう。店側からすれば、二重発行になることを思えば、その対応はむしろ適切です。再発行は聞き入れてもらえればラッキーくらいのダメ元の気持ちでお願いするようにしましょう。馴染みの店ならば、一度くらいは何とかしてもらえるかもしれませんしね。

再発行は断られても、「領収証明書」や「支払証明書」を出してくれるというケースもあります。ただし、その場合は有料となることが多いので、なくした領収書の金額も踏まえて、検討したほうがよいかもしれません。

奥の手は「出金伝票」

レシートもないし、再発行もしてもらえなかった……。そんなときは、最後の手段として「出金伝票」を使いましょう。

もともと、出金伝票というのは、領収書が発行されない費用を、経費として処理するための手段です。例えば、仕事の関係で出席した結婚式でのご祝儀や、葬式や通夜での香典は、まさか「領収書をください」とは言えませんよね。そのため、出金伝票で処理を行います。自動販売機での購入や、電車の切符代なども、領収書が出ないので、経費にする場合は、出金伝票に日付、支払先、購入した内容を明記することになります。以下の記事でも出金伝票の作り方について詳しく解説していますので参考にしてみてください。

【参照】領収書のない経費の処理方法 ~出金伝票の作り方~

しかし「領収書を紛失した」というケースは、「領収書が出ない」というケースではないので、出金伝票を使うべきところでは、原則的にはありません。税務署の心証を考えると、使うとしても回数はほどほどにして、どうしてもというときのみにしておいたほうがよいでしょう。

以上、領収書をなくしたときの対策について、ご紹介しました。

ちなみに、私は物をよくなくすので、領収書はもらったその日に必ず分類したうえで、ファイルにとじることにしています。溜めてから整理したほうが効率的ではあるのですが、紛失するリスクが高まりますよね。毎日でなくても、どこかで整理するルールを作ってそれを守ることで、領収書への意識が高まり、なくしてしまうというミスも減るのではないかなあと思います。

私を知っている知人からは「お前が言うな!」と言われそうな締めになってしまいましたが、領収書は本当になくさないようにしているんですよ……。だって、損したくないもの……。

photo:Thinkstock / Getty Images

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