電子帳簿保存法が改正されて何が変わる？

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POINT

• 契約書等のスキャナ保存は原則すべてOK
• 電子署名の廃止
• カラーでの保存が不要に

3万円以上の契約書もスキャナ保存が可能に

2016年1月1日から「改正電子帳簿保存法」がスタートしました。「電子帳簿保存法」というのは、国税関係の帳簿書類を税務署などの承認を条件に電子データとして保存してもいいよ、と認める法律です。

今回の改正でスキャナ保存の条件が緩和されたため、ペーパーレス化がより進むのではないかと期待されています。全く知らない人も多いと思うので、どんな点が改正されたのか、説明していきましょう。

改正の背景として踏まえておいてほしいのが、帳簿の電子保存は普及してきた一方で、紙文書のスキャナ化がどうも進んでいないということ。そこで、スキャナによる保存を浸透させるように、もう少し条件を緩めていこうよ、というのが、改正の方向性の一つとなります。

まずは、これまで契約書や領収書については、3万円未満の場合のみ、スキャナ保存が認められていました。3万円以上の契約書・領収書は、その重要性からスキャナ保存が認められていなかったのですが、今回の改正によって、金額にかかわらず、スキャナ保存の対象となることになりました。

以前は、スキャナ保存するには、3万円の金額基準によって業務を分ける必要があったことを思えば、大きなポイントの一つと言えるでしょう。

「電子署名」も必要なし

また、簡単で便利なスキャナ保存で問題となるのが、偽造される恐れがあるということ。偽造を防ぐために、これまでスキャンしたデータについては、入力者もしくは監督者が「電子署名とタイムスタンプ」を行わなければなりませんでした。しかし、電子署名は、面倒で手間のかかる準備が必要なため、スキャナ保存のハードルを上げていました。

そこで、今回の改正では、電子署名が廃止されることが決定。その代わりに、入力者もしくは監督者に関する情報を確認できればよい、ということになったんですね。そして、電子文書が「いつの時点で存在していたか？」を証明する「タイムスタンプ」を付していればOKということになりました。

それ以外にも、これまでは見積書、注文書、検収書などの資金や物の流れに直結・連動しない書類もスキャンする際には、カラー階調で読み取らなければなりませんでしたが、改正後はグレースケールでの読み取りが認められることになりました。さらに、これまで必要だった「書類の大きさ情報」の保存が必要なくなるなど、スキャナ保存の要件がかなり緩和されたのが、今回の改正ポイントです。

3カ月前に申請書を提出しよう

それならばぜひ、という人は、電子データでの書類の保存に切り替える３カ月前に、申請書を提出する必要があります。申請書は税務署の窓口でももらえますが、国税庁のホームページからダウンロードすることができます。マイナンバーの記載も必要なので、忘れないようにしましょう。

【参考】国税庁：申請書等様式

ペーパーレス化が実現できれば、経理事務のスピードも上がってくるはず。紙での資料の整理が苦手、もしくは、スペース的に厳しい人は、電子帳簿にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

photo：Thinkstock / Getty Images