電子定款を自力作成するときに知っておくべき手順とポイント

[おすすめ]法人の会計業務をかんたんに！無料で使える「弥生会計 オンライン」

POINT

• 電子定款なら収入印紙代4万円が不要になる
• ただし「電子署名の付与」を行える環境を整えないといけない
• 電子証明書とICカードリーダライタは必須

4万円の収入印紙が不要に！電子定款を作るまでの流れ

そもそも定款とは、会社の目的や組織などの基本規則を記したもの。「会社の憲法」なんて呼ばれたりもしますね。法人登記の際は、まず作成した定款を公証役場でチェック(認証)してもらいます。紙の定款の場合、4万円の収入印紙を貼る必要がありますが、電子定款にした場合、4万円の収入印紙が不要となるのです。

定款の内容に関しては、公証役場のサイトに雛形が置いてあったりしますし、公開されている有名企業のものを参考に作成してもかまいません。ここでは定款作成の作業のみにフォーカスします。

電子定款を作る流れはざっと以下のようになります。

作業的な意味での最難関は3の「電子署名の付与」です。
まず市区町村の役所に行って、電子証明書が付いた住基カード(個人番号カード)を発行してもらいます。この住基カード(個人番号カード)を読み取るために、さらに「ICカードリーダライタ」というUSB機器が必要です。安いものだと1,000円くらいからあります。

ただし！　ここでマイナンバー制度も関係してくるので、ややこしい話となります。
住基カードによる電子証明書の新規発行は2015年(平成27年)末で終わってしまいます。2016年(平成28年)1月からは新たに「個人番号カード」による電子証明書になるのです。現在取得済みの住基カードは有効期限まで使うことができます。

電子署名を付与するときに必要なもの

ここから先はPDFに電子署名を付与する工程を説明します。フリーソフトを使うなど、何通りか方法はあるようですが、ここでは実際に自分でも試してみた、いちばん一般的だと思われる方法を紹介します。

実際に必要となるものは以下の通りです。

「Adobe Acrobat」はPDFを編集できる有料ソフトです。現在は月額1,380円から使える「Adobe Acrobat DC」に移行しているようです。
「PDF署名プラグイン」は「Adobe Acrobat」用のプラグイン。電子証明書を照合して、PDFに電子署名を付与するためのものです。法務省管轄のサイト「登記・供託オンライン申請システム」から無料ダウンロード可能です。プラグインの設定については公式サイトで確認しましょう。

【参照】登記・供託オンライン申請システム

自分でやるか代行してもらうか、判断基準は？

実際に試してみた感想はというと、けっこうしんどいです。最初はWindows 10が入っているPCでやろうとしたのですが、ドライバの関係でICカードリーダライタが認識されず。結局は長らく使っていなかったWindows 7のノートPCを引っ張りだして、なんとか電子署名を付与することができました。

付与された電子署名は「Adobe Acrobat」上では検証作業が行えないため、「検証できません」と表示されてしまいますが、特に問題はないようです。

ネットで検索すると、電子定款の作成作業を代行してくれるサービスはたくさんあります。料金は5,000円から10,000円が相場のようです。自分であれこれ機器やソフトを揃えたり、悩む手間を考えると、絶妙な料金設定なのかもしれません。

定款は会社の方向性を定める大切なもの。自分でやるにしても、業者に頼むにしても、しっかりとしたものを用意したいものですね。

photo：Thinkstock / Getty Images