仕事がはかどる！フリーランスにオススメのオンラインストレージ

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POINT

• クラウドストレージでどこからでも目当てのファイルにアクセス
• Dropbox活用術！履歴管理とファイル共有を活用しよう！
• 無料でも容量の大きいGoogle DriveとBoxがおすすめ

スマホから！タブレットから！いつでもどこでもファイルを共有

クラウドストレージを使う最大の目的は、複数のデバイスからどこからでも最新のデータを共有できることでしょう。

パソコンの容量を圧迫させないために、過去のデータは外部ハードディスクに移して、パソコン内には現在進行しているプロジェクトのファイルだけ入れている方も多いかもしれません。

しかし、もしクライアント先で打ち合わせている時に「ちょっと以前のあのプロジェクトの件なんだけど、前のデータを見せてくれないか」と聞かれた時や「前回の見積もり金額はいくらだったかな」と尋ねられた時に、すぐに答えられなかったことはありませんか。

そんなときクラウドストレージにバックアップとして過去のデータを入れておけば、パソコン、タブレット、あるいはスマホからでも即座にデータを取り出すことができます。

数あるクラウドストレージの中でも、Dropboxの使いやすさはやはり飛び抜けていて、私自身も活用しています。

パソコン内に存在するフォルダと同じように使える上に、導入するのもインストーラーを起動してアカウントとパスワードを入れれば、すぐに使うことができます。また、スマートフォン用のアプリもインターフェースが優れており、非常に使いやすく設計されています。使用しているクライアントも多いため、ファイル共有がしやすいのもメリットの一つです。

Dropboxは2GBまで無料ですが、友人招待やSNS連携、フィードバックの送信などで最大22.75GBまで利用枠を増やすことができます（有料のプロユーザーは1,200円/月で1TBまで利用可）。

上書きしても安心な履歴管理機能！クライアントと簡単にファイル共有

Dropboxのもう一つの良さは『履歴管理機能』がついていること！　誤って上書きしてしまったり、削除してしまったりしても大丈夫。Dropboxには過去 30 日間の旧バージョンを保存する機能があります。

例えば、もし重要なファイルを間違えて削除してしまった場合、

1. Web版のDropboxにログインする
2. 誤って削除してしまったフォルダにアクセスし、ゴミ箱アイコンをクリック

そうすると削除してしまったファイルが表示されるので、復元したいファイルにカーソルを置いて右クリックすると復元するという項目が現れます。仕事のファイルなどで、絶対に無くすと困るデータはDropboxに入れておくほうがむしろ安心です！

ちなみに、後述のGoogle Driveにも履歴管理機能はついています。クラウドストレージを選ぶ際は、やはり万一のことを考えて履歴管理機能があるものを選ぶようにしましょう。

そしてもう一つ、仕事で使えるのが他人とのファイル共有機能です。お互いDropboxをインストールしている場合であれば、共有フォルダを使ってファイルをそれぞれが編集することができます。メールなどを使って何度もやりとりするよりはずっとスムーズに仕事を進めることができるはず。

もちろん、相手がDropboxを使っていない場合でも、共有リンクを取得することでファイル共有をすることができます。ただし外部に漏れては困るデータなどを扱う場合は、注意しましょう（有料プランならば共有リンクにパスワードや有効期限を設定することができます）。

15GB無料のGoogle Drive、10GB無料のBOXを用途に応じて使ってみよう

Dropboxは無料で使える容量はたったの2GBです。友人招待やSNS連携などで最大35.5GBまで利用枠が増やすことはできますが、やはりそれでも大きなデータを無差別に入れていればすぐに枠はいっぱいになってしまうため、無料で使いたいのであれば他のクラウドストレージも併用しましょう。

私のおすすめはGoogle DriveとBoxです。どちらも無料で使える容量がそれぞれ15GB、10GBと大きいのが特徴。もしYahoo!プレミアムにすでに加入しているのであれば、Yahoo!ボックスも50GBまで使えるのでぜひ活用しましょう。

ただし、いろんなクラウドストレージにバラバラにファイルを入れていると、どのクラウドストレージにどんなファイルが入っているのかわからなくなる点には注意が必要です。

常に同期を繰り返すDropboxでは、容量の大きい写真や動画、音楽などは入れない方がベター。そういったデータは容量が大きいGoogle Driveなどに保存する方がおすすめです。

パソコンを使用していると突然のトラブルに見舞われることは珍しいことではありません。それを防ぐためには、複数箇所に頻繁にバックアップをとっておく必要がありました。

クラウドストレージを使えば、そんな煩雑さからも開放され、ほんの数分前に編集したばかりの最新ファイルでさえ、どこにいてもどんなデバイスからでも取り出すことができます。ぜひ仕事に活用してみてください。

photo：Thinkstock / Getty Images