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フリーランスの仕事術!絶対欠かせないスケジュール管理とタスク管理

忙しいときに限って普段は気にならない部屋の汚さがやたら目について仕方ない。ちょっとだけ、と掃除をやり始めたらいつの間にか本格的に…!そんな経験はありませんか?自宅を仕事場として使っているフリーランスは、日々このような葛藤と戦っています。
自由に時間を決められる分、ついだらだらしてしまいがちですが、タスク管理やスケジュール調整もすべて自分次第。複数案件を抱えると混乱して思わぬポカをやらかしてしまったり、さらには仕事とプライベートの区別が無くなって生産性が落ちてしまうことも…。そんなミスを何度かやらかした著者が、反省を活かして現在行っているスケジュール管理&タスク管理術をご紹介しましょう。

お知らせ

※2022年(令和4年)度の雇用保険は、2段階更新です。詳細は、「【2022年度の雇用保険は2段階更新!】労働保険とは?制度と年度更新について解説」を参照ください。

POINT
  • ネットユーザーのスケジュール管理にかかせないツール
  • リマインダーを上手に使おう!
  • スケジュール管理にはメリハリが大事

1)スケジュール管理にかかせない”Googleカレンダー”Refills”

まず使うのはGoogleカレンダーです。GoogleカレンダーはMacの標準アプリ「カレンダー」に読み込むことができ、スマホのデフォルトスケジュールアプリでも参照できるのが大きなメリットです。インターネットさえつないでいればどこからでもスケジュールを確認することができる上に、同期すれば常に最新の予定が見られるため私は使っています。

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ただし、スマホで使う場合デフォルトアプリでは不便です。
マンスリー表示をした時に、各予定が丸印でしか表示されないため、一度、日付をタップしないとなんの予定が入っているのかわかりません。そこでおすすめするのが「Refills」です。

カレンダーアプリは複数ありますが、「Refills」を使っている理由は、マンスリーでも複数の予定が表示され一覧性に優れていることと、まるで紙の手帳を使っているかのように違和感がなくデザインが洗練されていることです。

毎日使うものだからこそデザインも大事、と考える人にはイチオシです。

ただし、月をまたぐプロジェクトなど、全体の予定の把握には、やはりアナログの手帳に勝るものはないので、私はマンスリーの手帳も併用しています。

2)複数案件のタスク管理はリマインダーで

「A社の原稿はいつまでだっけ」「素材を送るって言われていたけれどそういえばいつまでにくれるの?」「あ、B社の担当者さんに見積書を送るの忘れてた!」

複数の案件を抱えていると、タスクや納期をきちんと把握、管理しておかないと頭の中がいつもぐちゃぐちゃの状態になってしまいます。

そんな状況を解決するために私が利用しているのがMacとiPhoneの標準アプリ「リマインダー」。iCloudで同期できるため、Macでタスクを追加しても、iPhoneで終わったタスクを削除しても、最新のタスクが常に保たれます。

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リストに各プロジェクト名を入れ、あとはタスクを入れるのみ。優先順位をつけたり、締切日を通知設定することもでき、アプリ自体も軽いので使いやすいです。たとえば、クライアントへの提出日や校正待ちなどもすべて入力しておくことで、スケジュールの進行を把握できるようになります。

私の場合、数十件もの複数案件を同時進行することはないので、シンプルなリマインダーがちょうど合っているようです。

3)スケジュール管理には、平日・休日のメリハリが大事

最後に私ができるだけ心がけていることは、基本的に週末はインプット、平日はアウトプットをすることです。

フリーランスの場合、土日にしわ寄せがくることもままあるのですが、私はできるだけ週末は家族と過ごしたり、自分の体験や知識のインプットをするように努めています。これは人によると思うのですが、私の場合は平日と週末の区切り、仕事とプライベートの日をしっかり分けておく方が生産性につながります。

特にずっと家を仕事場として使っていると、こもりきりになって思考も煮詰まってしまうことがあるので、それを避けるためにも週末はインプットの時間として大切にしています。

まとめ

仕事を受ける上で最も大切なことは「期日を守る」ということ。
毎回期日を守ることが何より信用の積み重ねになって、信頼が次の仕事へ、あるいは別の縁をつないでくれます。そのためにもスケジュール管理とタスク管理は忘れずにしていきたいですね。

photo:Thinkstock / Getty Images

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