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経費とはなんだろう?

「経費で切る」「経費で落とす」「経費を使う」なんて言葉を聞いたことはありますか?これらすべて「経費で処理する」ことを意味しています。
個人事業主でも法人でも、事業を行うことで必ず発生する「経費」。今回は、経費とはどういったものか?気を付けておくルールについてふれたいと思います。

お知らせ

令和3年度の税制改正により、年末調整の各種申告書における押印義務が廃止されました。
2021年分の年末調整のやり方は、「知っておきたい基礎知識|年末調整」をぜひ参考にしてみてください!

POINT
  • 「経費」になるものとならないものには、基本ルールがある
  • 事業に関係する費用だけが「経費」になる
  • 使用したものだけが「経費」になる

経費とは

~経費とは、事業を行う上で必要な費用(コスト)~

物を販売するために仕入れた商品も「経費」になりますし、人を雇っていれば給料も「経費」、事務所を借りていれば家賃も「経費」になります。そのほか、事業に関連するお客様との会食や、ボールペンやノートなどの事務用消耗品も「経費」です。個人事業主の場合は、生活と事業とが密接に関係している場合も多いです。この場合、生活に関係する費用は「経費」になりませんが、事業に関係する費用は「経費」になります。その辺りが曖昧でややこしいところです。

また、売上原価や広告宣伝費、雑損失など、それぞれの項目名こそ違いますが、すべて「経費」のため、「どれを使っていいのかわからない」なんて方も多くいるのではないでしょうか?

一時期、個人事業主の場合は、「なんでも経費になるぞ!」なんて噂を聞きました。ただし、前述のとおり生活に関係する費用まで「経費」に認められるわけはありません。「経費」になるものとならないものには、基本ルールがあります。ぜひ、基本ルールを覚えて間違いのない処理を行いましょう。

基本ルールその1

~事業に関係する費用が「経費」~

事業に関係しないものは、どんなものであっても「経費」になりません。反対に事業に関係したものであれば、大概は「経費」になります。このルール、個人事業主では家事按分が有名です。そのため、みなさんはよくご存知のルールではないでしょうか。
家事按分とは、事業に関係する費用と生活に関係する費用をしっかり区分していれば、事業に関係する費用を「経費」にできるルールのことです。詳しくは、「家賃や光熱費を経費にする『家事按分』のやり方」を参照にしてください。

ただ、このルールにも、あいまいな部分があります。

1.友達と食事をしながら仕事の話をした
2.仕事の関係で地方へ出張。1日は観光にあてたなど

あいまいなものでも、事業に関係する費用は「経費」になります。そのあたりのルールも覚えましょう。

例えば、「1」は、仕事に関係する友人もいますし、友人から仕事のアドバイスを貰うこともあります。仕事に関係していれば「経費」にすることが可能です。また「2」は、往復の交通費は「経費」に、宿泊代は宿泊数で事業を行った日数と観光にあてた日数とを按分し、事業分は「経費」にできます。どちらも、しっかりした根拠を保管し何かあった時に提示できるようにしておけば、すべて「経費」になるのです。こちらも詳しくは、「どこまで計上できる?! 経費の虎の巻」を参照にしてください。

ぜひ「この費用は、事業に関係するものか?」と問いかけてみてください。

基本ルールその2

~使用したものだけが「経費」~

事業に関係していても、使っていないものは原則「経費」になりません。

1.商品をいっぱい仕入れたけど、まだ商品は売っていない
2.いっぱい事務用消耗品を買ったけど、まだ使っていない

これがこのルールの対象です。

「1」の場合は、売り上げに対応するものだけが「経費」になるので、まだ売っていなくて在庫として残っているものは、原則「経費」になりません。こういうものは決算時に棚卸しを行い資産に計上するようになります。

また、「2」のように使っていないものも「経費」になりません。ただし、事務用消耗品、作業用消耗品、包装材料、広告宣伝用印刷物、見本品などを買ったときに「経費」にする会計処理を継続して行っている場合は、費用にできるという特例があります。

そのほか、保守料などの料金を1年以内の契約に基づき支払ったものを、過去から支払ったときに「経費」にしている場合は、未経過の部分でも支払ったときに「経費」にできる特例もあります。反対に言うと、1年を超える契約期間のものは、支払ったときに「経費」にすることができないということになります。契約締結時にちょっと工夫することで、支払ったときに「経費」にすることが可能です。

まずは、基本ルール「使ったものだけが経費」を念頭に入れつつ、売っていない商品や使っていない備品、契約期間が1年以内のサービス料金だけ注意しましょう。

支払ったものすべてが「経費」になる訳ではないことをご理解いただけたら嬉しいです。
まずは、基本ルール1と2をおさえること。しっかりルールを守っておけば税務調査も怖くありませんし、税理士さんとも話ができます。そして、少しずつスモビバ!に掲載されていく例外をおさえ、皆さんの節税に活かしてみてはどうでしょうか?

詳しくは、簿記コンテンツもご覧ください。そして不安のない「経費」の計上を行いましょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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