なるほど解決！マイナンバーQ&A

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電話・ファックスでのマイナンバーの取得する

電話やファクスを使ってマイナンバーの取得はできますか？

事業者はたとえ従業員であっても、電話でマイナンバーを取得することはできません。つまり、従業員側からすれば、マイナンバーを電話で尋ねられるようなことはありません。会社の事務担当者を語って、「マイナンバーを教えてほしい」などという電話が掛かってきたとしても、絶対にマイナンバーを教えるようなことがないようマイナンバー研修などでも知らせておきましょう。
ファクスの使用は確実に本人からの送付であれば可能ですが、セキュリティ上の問題が多々あるため、おすすめできません。

マイナンバー収集に関する委託時の責任

自社の従業員のマイナンバーの収集業務を別の会社に委託することはできますか。委託できる場合、委託元の責任や気をつけなければならないことは何ですか？

マイナンバーの収集業務を別の会社に委託できます。委託内容にもよりますが、委託先が委託元（自社）の従業員から、マイナンバーを直接収集することができます。
委託を行う場合、会社は委託先が自社と同等以上にマイナンバーの安全管理を行うよう取り決め、委託契約を結びます。そして業務の進行や管理の状況の報告を受けて、委託先での管理に不備がないか確認します。また、委託先がさらに他社に再委託するときは、事前に委託元の許可を得ることを契約書に盛り込み、再委託先も含めた管理の状況を報告してもらいます。

支店の従業員からマイナンバーを収集するとき

本社以外の支店や営業所（拠点）などで、マイナンバーを収集するときにはどんなやり方がありますか。また、注意することはどんなことですか？

本社以外の支店などに勤務する従業員からのマイナンバーの収集には、次のような方法が考えられます。（参考：国税庁「国税分野における番号法に基づく本人確認方法」）

（1）必要書類を拠点で集めて本社に送付し、本社が本人確認

支店の従業員が必要書類を支店の事務取扱担当者（事務取扱責任者ではなくてもよい）に提出する場合です。支店の事務取扱担当者は、書類の過不足を確認したうえで、本社に書類を送ります。その際、郵送の場合は簡易書留で、宅配ならセキュリティサービスを利用します。電子データの場合は、ファイルをパスワードで保護して電子メールで送付します。
なお、支店の担当者が「事務取扱担当者」でない場合は「収集」はできないので、必要書類を提出されたら、そのままコピーやスキャンを取らずに本社へ送ります。

（2）支店で本人確認後書類を本社に送付

支店の従業員が必要書類を支店の事務取扱担当者（事務取扱責任者ではなくてもよい）に提出して、本人確認も支店で行う場合です。支店の事務取扱担当者は、本人確認をしたうえで、本社に提出書類を送ります。このときも、（1）と同様、安全に送付します。コピーなどをした書類の保管は支店でも取扱規程に従って行います。

（3）電子メールやネットワークシステムで書類を送付し、本社が確認

従業員本人が書類をスキャナーなどで電子化してメールで送る、または会社のマイナンバー収集用のシステムなどに必要な情報を登録する方法です。電子メールで情報を送付する場合はファイルをパスワードで保護します。また、マイナンバー収集用のシステムには、本人を認証する仕組みやシステム上に不要な情報が残らないような仕組みを採用します。

内定者からマイナンバーの提供を受けられるか

会社の「内定者」に、マイナンバーの提供を求めることはできますか？

「内定者」については、たとえば、正式な内定通知を出して、入社に関する誓約書を提出してもらった場合など、確実に雇用すると決まったら、その時点でマイナンバーの提供を求めることができます。入社後すぐにマイナンバーを記入した雇用保険被保険者資格取得届などの書類の提出が必要になりますし、健康保険証の発行には申請後数週間かかることもあります。そこで、書類を簡易書留で送付してもらうなどして、マイナンバーを入社前に入手することは実際的な方法です。なお、取得後に入社を辞退するなど、入社が取り消された場合は、マイナンバーが記入された書類は速やかに廃棄して、廃棄の記録を残してください。

マイナンバーの提供を拒否された

従業員がマイナンバーの提供をいやがったり、拒否した場合はどのような対応をすればいいでしょうか？

社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記入することは、法律で決められた義務であることを説明して、提供をしてもらってください。それでも提供してもらえないときは、会社は書類の提出先機関の決まりに従ってください。
しかし、従業員がマイナンバーの提供を拒むのは、マイナンバーについての理解が深まっていないか、提供できない理由があるのかもしれません。そのような場合には、従業員とよくコミュニケーションをとって、マイナンバーについての理解を深めてもらったり、従業員の相談に乗ってあげることも大事なことです。

外部の人からマイナンバーを収集

セミナーの講師などにマイナンバーの提供を求める場合、どのようにお願いすればいいでしょうか？

セミナーの講師などの一時的な支払いの対象者からマイナンバーの提供を求める場合は、講師依頼状にマイナンバー提供に関するお願いを書き込んで渡してください。参考までに、文例を挙げておきます。

本人確認のための書類は、メールで送付してもらうことも可能です。その場合、デジタルカメラやスキャナーを使用してイメージデータ化して送付してもらいます。メールで送付する場合は情報漏えいを防ぐため、ファイルをパスワードで保護するなどの対策をしてもらいます。なお、継続的な契約関係にある場合は、以前提供を受けたマイナンバーを利用することが可能なので、あらためてマイナンバーの提供を受ける必要はありません。

出典：「よくわかる　事業者のためのマイナンバーガイド」　監修：宮田享子（社会保険労務士）

知っておきたい基礎知識｜マイナンバー｜まとめINDEX

• 基本-1　マイナンバー制度と利用目的
• 基本-2　マイナンバーと法人番号
• 基本-3　通知カードと個人番号カードの違い
• 基本-4　マイナンバーの安全性と罰則
• 基本-5　企業のマイナンバーの取扱い
• 基本-6　マイナンバーの実務、いつから？
• 基本-7　マイナンバー対応　企業が準備すべきこと
• 実務-1　マイナンバーの担当者を決める
• 実務-2　マイナンバーを扱う業務を洗い出す
• 実務-3　特定個人情報の利用範囲を決める
• 実務-4　マイナンバーの取得から廃棄まで
• 実務-5　マイナンバーの取得方法
• 実務-6　マイナンバーの本人確認の方法
• 実務-7　取得したマイナンバーの保管方法
• 実務-8　マイナンバーの利用や提供方法
• 実務-9　マイナンバーの廃棄方法
• 実務-10　マイナンバーの安全管理措置とは
• 実務-11　組織体制を整備する（組織的安全管理措置）
• 実務-12　従業員への周知徹底を図る（人的安全管理措置）
• 実務-13　情報の漏えい・盗難等防ぐ（物理的安全管理措置）
• 実務-14　社内システムのセキュリティ対策（技術的安全管理措置）
• 実務-15　外部委託を決める方法
• 実務-16　基本方針・取扱規程を作成する
• なるほど解決！マイナンバーQ&A
• マイナンバー導入チェックリスト