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実務-16 基本方針・取扱規程を作成する

監修者 : 宮田 享子(社会保険労務士)

決めてきた安全管理措置などの内容を取扱規程にまとめます。取扱いの基本的な考えは基本方針にまとめ、それぞれ従業員に知らせます。

マイナンバーの取扱い方針を基本方針にまとめる

これまで対応準備事項として検討してきた事柄を、マイナンバーの取扱い方針として、基本方針にまとめ、従業員や社外に公表します。

「基本方針」では、特定個人情報の保護に関する会社としての考え方を明らかにし、法令遵守、安全管理、問合せ、苦情相談などに関する方針を定めて、代表者が署名します。

なお、基本方針の策定は、番号法においては義務づけられてはいません。しかし、従業員などへのマイナンバー取扱いについての徹底や研修を行いやすくなるというメリットがありますので、ぜひ作成して公開した方がいいでしょう。

検討した諸対策を取扱規程にまとめる

取扱規程は、事業者での特定個人情報の取扱いルール全般を定めたものです。これまで各節・各項で検討してきた内容を、規程としてまとめます。個人情報保護に関する規程をすでに会社で作成している場合は、特定個人情報取扱規程上からその規程を参照するような記述をしてもいいでしょう。取扱規程は、経営会議などで承認を得て、全従業員が社内専用のホームページなどでいつでも見られるようにします。また、ルールの改変に合わせ、適宜見直します。

基本方針、取扱規程の公開

基本方針と取扱規程を、従業員に公開します。公開の方法としては、社内専用のホームページがあれば、そこにマイナンバー関係の情報を集約して、掲載するとよいでしょう。そのような環境がない場合は、基本方針は紙に印刷して、掲示します。また、取扱規程はメールに添付して送付するか、印刷して配布します。

どのような方法で公開するとしても、もっとも大切なことはその内容を従業員がきちんと理解して、それを実践していくことです。そのためには、従業員に対する教育が、とても重要になってきます。

従業員の教育

従業員への教育は、マイナンバーを取り扱う会社組織やルールを知らせるために、必ず実施してください。

マイナンバー制度はすべての従業員にとって初めての制度です。「マイナンバーって何なのか」、「どんなことに気をつけなければならないか」「会社はマイナンバーをどう扱うのか」など、知ってもらうことがたくさんあります。そのため、初回の教育は、できるだけ早めに実施するようにしましょう。

また、ガイドラインでは、事務取扱担当者や従業員に対して、定期的に教育や研修を行うことを求めています。教育は計画して実施しないと、事務取扱担当者や従業員は日常業務で忙しいので、なかなか思うように実施できないものです。だからこそ、教育については年間の計画を作成し、会社の代表者の承認を得て、全社的に実施するようにしてください。そのためには、教育計画を作成すること、教育を確実に実施すること、受講者は受講記録を提出することといった手順を検討するといいでしょう。

教育計画には研修名、開催日時、場所、講師、受講対象者、研修の概要などをできる限り具体的に記述するようにします。また、教育の実施結果も記録にして残すようにしてください。さらに、教育実施後には、受講者の理解度を測るテストやアンケートなども行うとよいでしょう。

マイナンバー関連の教材として、マイナンバー制度についての説明資料が、内閣官房のウェブサイトからダウンロードできます。この中には、中小規模事業者や一般向けの動画やスライドが、いろいろな階層向けに用意されているので、参照してください。

出典:「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」 監修:宮田享子(社会保険労務士)

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